Τέσσερις καρτέλες ημερολογίου ανοιχτές. Κάθε μία δείχνει άλλη εκδοχή του ίδιου απογεύματος. Μια αίθουσα φαίνεται ελεύθερη σε δύο μέρη και πιασμένη σε ένα τρίτο. Τα μάτια σου θολώνουν πριν βρεις μια ώρα που υπάρχει πραγματικά.
Το λογισμικό κράτησης αιθουσών συσκέψεων αντικαθιστά αυτό το παιχνίδι εικασιών με μία διεπαφή. Το λογισμικό κράτησης αιθουσών συσκέψεων είναι ένα πρόγραμμα φτιαγμένο να διαχειρίζεται τα προγράμματα των κοινόχρηστων αιθουσών: ψάχνεις ελεύθερες ώρες, κλείνεις αμέσως, συγχρονίζεις επιβεβαιώσεις και μπλοκάρεις συγκρούσεις πριν φτάσουν στην πόρτα. Είναι το ψηφιακό εργαλείο πίσω από ένα σύστημα κράτησης αιθουσών συσκέψεων. Δες τι περιλαμβάνει ένα καλό λογισμικό κράτησης αιθουσών συσκέψεων και πώς το χρησιμοποιούν οι ομάδες κάθε μέρα.
Τι είναι το λογισμικό κράτησης αιθουσών συσκέψεων;
Το λογισμικό κράτησης αιθουσών συσκέψεων είναι εξειδικευμένο λογισμικό προγραμματισμού για κλειστούς κοινόχρηστους χώρους. Αποθηκεύει έναν κατάλογο αιθουσών, με χωρητικότητα, τοποθεσία και ετικέτες εξοπλισμού για την καθεμία. Οι χρήστες ψάχνουν, φιλτράρουν και κλείνουν από μία εφαρμογή ή πύλη web.
Το λογισμικό επιβάλλει τους κανόνες που ορίζει το γραφείο σου. Η μέγιστη διάρκεια, ο χρόνος προκράτησης και οι ροές έγκρισης τρέχουν αυτόματα. Όταν κάποιος ακυρώνει, η ώρα ανοίγει ξανά για τους άλλους χωρίς χειροκίνητο καθάρισμα.
Τα περισσότερα προϊόντα στέλνουν και ειδοποιήσεις: επιβεβαίωση τη στιγμή της κράτησης, υπενθύμιση πριν τη συνάντηση και προαιρετικές προτροπές check-in. Αυτά τα σημεία επαφής μειώνουν τις κρατήσεις-φαντάσματα, όπου οι αίθουσες μένουν μπλοκαρισμένες αλλά άδειες.
Βασικές δυνατότητες που πρέπει να ψάξεις
1. Κράτηση με αυτοεξυπηρέτηση
Οι υπάλληλοι κλείνουν αίθουσες χωρίς να στέλνουν email στη διαχείριση κτιρίου. Η πρόσβαση από κινητό μετράει για το προσωπικό που κλείνει καθώς περπατά προς μια συνάντηση ή δουλεύει από ένα γραφείο coworking.
2. Οπτικές κατόψεις
Κάποια εργαλεία δείχνουν τις αίθουσες σε χάρτη, ώστε οι νέοι υπάλληλοι να βρίσκουν γρήγορα τον σωστό χώρο. Η χρωματική κωδικοποίηση ξεχωρίζει με μια ματιά τις ελεύθερες από τις κατειλημμένες αίθουσες.
3. Συγχρονισμός ημερολογίου
Οι επιβεβαιωμένες κρατήσεις εμφανίζονται στα προσωπικά ημερολόγια με όνομα αίθουσας και στοιχεία τοποθεσίας. Οι συμμετέχοντες παίρνουν προσκλήσεις που περιλαμβάνουν τον φυσικό χώρο και όχι μόνο έναν σύνδεσμο βίντεο.
4. Πίνακας στατιστικών
Οι αναφορές χρήσης δείχνουν τις ώρες αιχμής, τις αίθουσες που υποχρησιμοποιούνται και τη μέση διάρκεια συναντήσεων. Οι αποφάσεις για τον χώρο βελτιώνονται όταν βασίζονται σε δεδομένα και όχι σε παράπονα στον διάδρομο.
5. Πρόσβαση επισκεπτών και εξωτερικών
Οι χώροι coworking και τα γραφεία με υπηρεσίες χρειάζονται συχνά οι πελάτες να κλείνουν αίθουσες απευθείας. Οι πύλες κράτησης στο web επεκτείνουν το ίδιο λογισμικό σε ανθρώπους εκτός του καταλόγου υπαλλήλων σου.
Λογισμικό και χειροκίνητες διαδικασίες κράτησης
Τα υπολογιστικά φύλλα και τα κοινά ημερολόγια έχουν κρυφό κόστος. Κάποιος πρέπει να λύνει τις συγκρούσεις. Οι αναφορές θέλουν χειροκίνητες εξαγωγές. Οι αλλαγές πολιτικής θέλουν μαζικά email που τα μισά άτομα χάνουν.
Το λογισμικό κράτησης αιθουσών συσκέψεων συγκεντρώνει αυτές τις εργασίες. Οι έλεγχοι συγκρούσεων γίνονται τη στιγμή της κράτησης. Οι αλλαγές πολιτικής εφαρμόζονται αμέσως σε κάθε νέα κράτηση. Οι αναφορές βγαίνουν όποτε τις ζητήσεις.
Ξεκίνα καταγράφοντας τα τρέχοντα προβλήματα της κράτησης αιθουσών συσκέψεων. Ταίριαξε τα χαρακτηριστικά του λογισμικού με αυτά τα κενά, αντί να αγοράσεις τη μακρύτερη λίστα χαρακτηριστικών που υπάρχει.
Τα γραφεία που διαχειρίζονται και θέσεις εργασίας συνδυάζουν συχνά το λογισμικό αιθουσών με λογισμικό κράτησης γραφείων στο ίδιο πακέτο χώρου εργασίας. Τα επόμενα κεφάλαια αυτής της ενότητας καλύπτουν τον προγραμματισμό γραφείων και πόρων όταν οι ανάγκες σου ξεπερνούν τις αίθουσες.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι το λογισμικό κράτησης αιθουσών συσκέψεων το ίδιο με το γενικό λογισμικό προγραμματισμού;
Τα γενικά εργαλεία προγραμματισμού εστιάζουν σε ανθρώπους και ραντεβού. Το λογισμικό κράτησης αιθουσών συσκέψεων αντιμετωπίζει τις φυσικές αίθουσες ως πόρους με όρια χωρητικότητας και προφίλ εξοπλισμού. Η λογική συγκρούσεων ειδικά για αίθουσες είναι η βασική διαφορά.
Μπορεί το λογισμικό κράτησης αιθουσών συσκέψεων να στηρίξει υβριδικές συναντήσεις;
Τα περισσότερα προϊόντα σου επιτρέπουν να προσθέσεις στοιχεία τηλεδιάσκεψης στις κρατήσεις αιθουσών. Φιλτράρισε τις αίθουσες με οθόνες και κάμερες, ώστε οι υβριδικές συναντήσεις να πέφτουν σε χώρους εξοπλισμένους για απομακρυσμένους συμμετέχοντες.
Πώς συνδέονται οι οθόνες τοίχου με το λογισμικό κράτησης αιθουσών συσκέψεων;
Τα tablet έξω από τις αίθουσες τραβούν τη ζωντανή κατάσταση από την ίδια βάση δεδομένων με την εφαρμογή κρατήσεων. Το πράσινο σημαίνει διαθέσιμη. Το κόκκινο σημαίνει κατειλημμένη ή κρατημένη. Η κράτηση επί τόπου από την οθόνη τροφοδοτεί πίσω το κεντρικό πρόγραμμα.
Μπορώ να προσφέρω κράτηση αιθουσών συσκέψεων στην ιστοσελίδα της επιχείρησής μου;
Οι εξωτερικές σελίδες κρατήσεων δουλεύουν καλά για χώρους coworking και εκδηλώσεων. Το WEMASY περιλαμβάνει δημιουργό ιστοσελίδων, όπου μπορείς να ενσωματώσεις ροές κρατήσεων, ώστε οι κρατήσεις των πελατών να συγχρονίζονται με το λογισμικό που διαχειρίζεται εσωτερικά η ομάδα σου.
Τι πρέπει να δοκιμάσω σε μια δοκιμαστική περίοδο λογισμικού;
Πέρασε μια πραγματική εβδομάδα κρατήσεων από τη δοκιμή. Δοκίμασε την πρόληψη συγκρούσεων, την κράτηση από κινητό, τη ροή ακύρωσης και μια αναφορά χρήσης. Βάλε στη δοκιμή το προσωπικό διαχείρισης κτιρίου και έναν συχνό διοργανωτή συναντήσεων, ώστε η ανατροφοδότηση να καλύπτει την καθημερινή χρήση.
Βοηθά το λογισμικό κράτησης αιθουσών συσκέψεων με μεγαλύτερους χώρους διασκέψεων;
Πολλά προϊόντα χειρίζονται και μικρές αίθουσες συσκέψεων και μεγάλες αίθουσες διασκέψεων στον ίδιο κατάλογο. Το τι είναι η κράτηση αίθουσας διασκέψεων καλύπτει τα ζητήματα όταν το μέγεθος της αίθουσας και η προετοιμασία για πελάτες προσθέτουν έξτρα απαιτήσεις.