Η φόρμα αίτησης προσφοράς είναι ο τρόπος με τον οποίο ένας πιθανός πελάτης σου ζητά τιμή για κάτι που δεν είναι έτοιμο πακέτο. Βρίσκεται ανάμεσα σε μια φόρμα επικοινωνίας και σε μια συζήτηση πώλησης. Τη χρειάζεσαι όταν οι υπηρεσίες σου δεν είναι ίδιες για όλους, όταν κάθε έργο είναι διαφορετικό ή όταν κάποιος θέλει να μάθει την τιμή πριν δεσμευτεί σε μια συζήτηση με την ομάδα πωλήσεών σου.
Αν κοιτάξεις τις εταιρείες υπηρεσιών που μεγαλώνουν, όλες χρησιμοποιούν φόρμες αίτησης προσφοράς κάπου στη διαδικασία τους. Ένα γραφείο design παίρνει αιτήματα για διαφορετικά είδη δουλειάς. Ένας εργολάβος παίρνει τηλεφωνήματα για δουλειές διαφορετικού μεγέθους. Ένας πάροχος λογισμικού παίρνει ερωτήσεις για διαφορετικές ρυθμίσεις πακέτων. Η φόρμα αίτησης προσφοράς κάνει την ίδια ερώτηση σε κάθε αίτημα. Έτσι η ομάδα σου απαντά με σωστή τιμή και δεν χρειάζεται να στείλει ερωτήσεις διευκρίνισης. Κερδίζει χρόνο και ο πελάτης παίρνει απάντηση που μπορεί να αξιοποιήσει αμέσως.
Η διαφορά ανάμεσα σε μια φόρμα αίτησης προσφοράς και μια φόρμα επικοινωνίας είναι η πρόθεση. Η φόρμα επικοινωνίας λέει «έχω μια ερώτηση». Η φόρμα αίτησης προσφοράς λέει «θέλω να αγοράσω κάτι από εσένα και πρέπει να ξέρω την τιμή». Είναι διαφορετική συζήτηση. Θέλει διαφορετικά πεδία. Διαφορετική δομή. Διαφορετική συνέχεια.
Τι ξεχωρίζει μια φόρμα αίτησης προσφοράς από τις άλλες φόρμες
Μια φόρμα αίτησης προσφοράς δεν ζητά πρώτα στοιχεία επικοινωνίας και μετά στοιχεία της δουλειάς. Η σειρά είναι ανάποδη. Χρειάζεσαι τις λεπτομέρειες του έργου για να φτιάξεις σωστή προσφορά. Τα στοιχεία επικοινωνίας μετράνε, αλλά είναι δευτερεύοντα. Αν ζητάς email και τηλέφωνο πριν ρωτήσεις τι θέλουν να τιμολογήσεις, έχεις φτιάξει φόρμα επικοινωνίας και όχι φόρμα προσφοράς. Η δομή της φόρμας δείχνει στους υποψήφιους τι σε νοιάζει περισσότερο. Μια φόρμα προσφοράς λέει: πες μου για το έργο σου και μετά θα έχω τα στοιχεία σου αν χρειαστώ διευκρινίσεις. Για την πλήρη ανάλυση των φορμών επικοινωνίας και πώς διαφέρουν, δες τον οδηγό για τη φόρμα επικοινωνίας.
Η ένταση στον πυρήνα των φορμών προσφοράς
Οι φόρμες προσφοράς έχουν μια ενσωματωμένη αντίφαση. Χρειάζεσαι αρκετές πληροφορίες για σωστή προσφορά. Όμως κάθε πεδίο που προσθέτεις κάνει τη φόρμα πιο δύσκολη. Αν βάλεις πολλά πεδία, οι υποψήφιοι τα παρατούν πριν την υποβολή. Αν βάλεις λίγα, θα στέλνεις email για να ρωτήσεις ό,τι έπρεπε να ρωτά η φόρμα. Η σωστή φόρμα προσφοράς κρατά τη μέση γραμμή. Ρωτάς μόνο τα πεδία που επηρεάζουν άμεσα την τιμή. Τα υπόλοιπα μπορούν να περιμένουν.
Ποια πεδία ανήκουν σε μια φόρμα αίτησης προσφοράς
Κάθε πεδίο που προσθέτεις κάνει τη φόρμα πιο δύσκολη. Σκέψου συγκεκριμένα τι χρειάζεσαι πραγματικά για να τιμολογήσεις τη δουλειά.
Περιγραφή έργου ή υπηρεσίας
Το πρώτο πεδίο πρέπει να ρωτά τι θέλουν να τιμολογηθεί. Για μια επιχείρηση υπηρεσιών, μπορεί να είναι ελεύθερο κείμενο. «Ποιες υπηρεσίες σε ενδιαφέρουν;» Για έναν εργολάβο, μπορεί να είναι αναπτυσσόμενη λίστα με επιλογές. «Είδος εργασίας: επισκευή στέγης, τοποθέτηση υδρορροών, κατασκευή deck.» Για έναν πάροχο λογισμικού, μπορεί να είναι λίστα με checkbox για πρόσθετα. Η μορφή εξαρτάται από την επιχείρησή σου, αλλά το πρώτο πεδίο πρέπει να απαντά στο βασικό ερώτημα. Τι θέλουν;
Έκταση ή πολυπλοκότητα του έργου
Η έκταση καθορίζει την τιμή περισσότερο από οτιδήποτε άλλο. Ο ανασχεδιασμός μιας ιστοσελίδας για μια μικρή τοπική επιχείρηση κοστίζει διαφορετικά από έναν ανασχεδιασμό για μια εθνική μάρκα. Η επισκευή στέγης σε σπίτι 1.000 τετραγωνικών ποδιών κοστίζει διαφορετικά από σπίτι 5.000 τετραγωνικών ποδιών. Πρέπει να καταλάβεις το μέγεθος ή την πολυπλοκότητα αυτού που ζητούν. Μπορεί να είναι αναπτυσσόμενη λίστα. «Πόσες σελίδες έχει η ιστοσελίδα σου;» ή «Πόσο περίπου είναι το σπίτι;» ή «Πόσοι υπάλληλοι θα χρησιμοποιούν αυτό το λογισμικό;» Το ακριβές πεδίο εξαρτάται από την υπηρεσία σου, αλλά το χρειάζεσαι πριν δώσεις προσφορά.
Χρονοδιάγραμμα ή προθεσμία
Οι επείγουσες δουλειές κοστίζουν περισσότερο. Τα κανονικά χρονοδιαγράμματα κοστίζουν λιγότερο. Πρέπει να ξέρεις αν κάποιος το θέλει σε μία εβδομάδα ή σε έναν μήνα. Ρώτα το καθαρά. «Πότε το χρειάζεσαι ολοκληρωμένο;» Αν κάποιος απαντήσει «το συντομότερο», αυτό σου λέει κάτι σημαντικό για τον προϋπολογισμό και την ανάγκη του. Το χρονοδιάγραμμα είναι πληροφορία τιμής.
Προϋπολογισμός ή εύρος προϋπολογισμού (προαιρετικό αλλά δυνατό)
Κάποιες επιχειρήσεις υπηρεσιών ρωτούν τον προϋπολογισμό από την αρχή. «Ποιος είναι ο περίπου προϋπολογισμός σου για αυτό το έργο;» Έτσι φεύγουν οι ασυμβατότητες πριν χάσεις χρόνο να γράψεις προσφορά. Ένας υποψήφιος με προϋπολογισμό 5.000 δολαρίων για ιστοσελίδα δεν ταιριάζει με ένα γραφείο design που ξεκινά από 25.000 δολάρια. Αν ρωτήσεις νωρίς για τον προϋπολογισμό, κερδίζετε χρόνο και οι δύο. Βάλε όμως αυτό το πεδίο μόνο αν η επιχείρησή σου το χρειάζεται πραγματικά για να αξιολογήσει το ενδιαφέρον. Αν όλα τα έργα τιμολογούνται ξεχωριστά, παράλειψέ το.
Διεύθυνση email
Υποχρεωτικό. Χρειάζεσαι έναν τρόπο να τους στείλεις την προσφορά. Το email είναι το στάνταρ. Αν προσφέρεις συμβουλευτικές κλήσεις, μπορείς να ζητήσεις email και τηλέφωνο, αλλά κάνε το τηλέφωνο προαιρετικό. Το email είναι το ελάχιστο.
Όνομα
Προαιρετικό αλλά χρήσιμο. Στέλνεις την προσφορά σε ένα πρόσωπο, και αν ξέρεις το όνομα, η προσφορά φαίνεται προσωπική και όχι αυτόματη. Ζήτα όνομα και επώνυμο, ή μόνο όνομα αν η επιχείρησή σου είναι πιο χαλαρή. Μην το κάνεις υποχρεωτικό αν δεν το χρειάζεσαι για την επικοινωνία.
Τι δεν πρέπει ποτέ να ρωτάς σε μια φόρμα προσφοράς
Κάθε περιττό πεδίο αυξάνει την εγκατάλειψη. Όταν κάποιος είναι στη μέση της φόρμας και βλέπει άλλη ενότητα με ερωτήσεις που δεν περίμενε, φεύγει. Δεν τελειώνει. Δεν υποβάλλει. Έχασες τον υποψήφιο πελάτη. Κάθε πεδίο πρέπει να δικαιολογεί τη θέση του επηρεάζοντας άμεσα την προσφορά που θα στείλεις.
Μέγεθος εταιρείας ή αριθμός υπαλλήλων (εκτός αν επηρεάζει την τιμή)
Μη ρωτάς «Πόσους υπαλλήλους έχετε;» αν το μέγεθος της εταιρείας δεν αλλάζει άμεσα την προσφορά σου. Στις περισσότερες υπηρεσίες δεν την αλλάζει. Παράλειψέ το.
Ιστορικό ή υπόβαθρο της εταιρείας
Μη ρωτάς «Πόσο καιρό λειτουργείτε;» ή «Πες μας για την εταιρεία σου.» Αυτό είναι έρευνα που μπορείς να κάνεις μετά την υποβολή, αν σε ενδιαφέρει. Προσθέτει δυσκολία χωρίς λόγο στο στάδιο της προσφοράς.
Ερωτήσεις marketing ή checkbox προτιμήσεων
Μη βάζεις «Πώς μας βρήκες;» σε φόρμα προσφοράς. Μη ζητάς να γραφτούν στο newsletter σου. Αυτές είναι ερωτήσεις πωλήσεων και marketing που ταιριάζουν αφού ζητήσουν προσφορά και δείξουν ενδιαφέρον. Μην τις μπλέκεις με την ίδια τη φόρμα προσφοράς.
Checkbox όρων και προϋποθέσεων
Μη ζητάς από κάποιον να συμφωνήσει με τους όρους χρήσης πριν ζητήσει προσφορά. Δεν έχει αγοράσει τίποτα ακόμα. Ζητά πληροφορίες, δεν υπογράφει συμβόλαιο. Αν χρειάζεσαι να συμφωνήσουν με όρους, κάν' το όταν αγοράζουν πραγματικά, όχι όταν ζητούν τιμή.
Πώς να δομήσεις μια φόρμα αίτησης προσφοράς
Η δομή της φόρμας δείχνει προτεραιότητες και κάνει την εμπειρία σαν συζήτηση.
Ένα βήμα είναι καλύτερο από πολλά, εκτός αν έχεις 7 ή περισσότερα πεδία
Μια φόρμα προσφοράς με 3 έως 5 πεδία χωράει σε μία σελίδα. Δείξ' τη ολόκληρη. Όταν η φόρμα φαίνεται σύντομη, οι άνθρωποι πιστεύουν ότι θα την τελειώσουν γρήγορα. Μια φόρμα πολλών βημάτων λέει «αυτό θα πάρει ώρα» και σκοτώνει τη ροή. Αν χρειάζεσαι 7 ή περισσότερα πεδία, χρησιμοποίησε φόρμα πολλών βημάτων με μπάρα προόδου, ώστε να ξέρουν πόσες οθόνες απομένουν.
Τα πεδία υπό όρους κρύβουν την πολυπλοκότητα
Αν η φόρμα σου έχει λογική διακλάδωσης (δείξε το πεδίο Β μόνο αν επέλεξαν την επιλογή Α), χρησιμοποίησέ τη για να φαίνεται απλή. Ρώτα πρώτα την κύρια ερώτηση. Με βάση την απάντηση, δείξε μόνο τα πεδία που μετράνε. Όποιος θέλει έναν απλό ανασχεδιασμό ιστοσελίδας δεν βλέπει πεδία για διαχείριση πολλών ιστοσελίδων. Όποιος ακολουθεί εκείνη τη διαδρομή βλέπει ακριβώς όσα χρειάζεται να απαντήσει.
Χρησιμοποίησε αναπτυσσόμενες λίστες και checkbox αντί για ελεύθερο κείμενο όταν γίνεται
Τα πεδία ελεύθερου κειμένου καθυστερούν τους ανθρώπους. Πρέπει να σκεφτούν πώς θα διατυπώσουν την απάντηση. Οι αναπτυσσόμενες λίστες και τα checkbox επιλέγονται πιο γρήγορα και κατηγοριοποιούνται πιο εύκολα από εσένα. Αν ξέρεις τις συνηθισμένες απαντήσεις, δώσ' τες ως επιλογές αντί να ζητάς ελεύθερο κείμενο.
Πρώτα το κινητό
Κάποιος μπορεί να ζητήσει προσφορά από το κινητό του ενώ σκέφτεται ένα έργο. Αν η φόρμα σου θέλει μεγέθυνση και κύλιση, την εγκαταλείπει. Φτιάξ' τη για οθόνη κινητού. Πεδία σε όλο το πλάτος. Κουμπιά στο μέγεθος του αντίχειρα. Δοκίμασέ τη σε πραγματική συσκευή.
Φόρμες αίτησης προσφοράς ανά κλάδο
Η δομή είναι η ίδια, αλλά τα πεδία αλλάζουν ανάλογα με το τι τιμολογείς.
Γραφεία design και δημιουργικού
Ρώτα τι είδους design χρειάζονται. Πόσες σελίδες ή κομμάτια. Χρονοδιάγραμμα. Ο προϋπολογισμός είναι προαιρετικός αλλά χρήσιμος. Ένας designer που τιμολογεί ανασχεδιασμό λογοτύπου χρειάζεται άλλες πληροφορίες από κάποιον που τιμολογεί ανανέωση ολόκληρης της ταυτότητας.
Εργολάβοι και τεχνίτες
Ρώτα τι είδους εργασία. Μέγεθος ακινήτου ή έκταση έργου. Χρονοδιάγραμμα και προτεραιότητα. Μη ζητάς τη διεύθυνση μέχρι να ζητήσουν προσφορά. Όταν το κάνουν, μπορείς να στείλεις συνέχεια και να τη ζητήσεις, ώστε να κλείσεις επιτόπια εκτίμηση αν χρειάζεται.
Πάροχοι λογισμικού ή SaaS
Ρώτα ποια χαρακτηριστικά ή πρόσθετα χρειάζονται. Αριθμό χρηστών ή θέσεων. Χρονοδιάγραμμα εφαρμογής. Πολλοί πάροχοι SaaS δεν πρέπει να χρησιμοποιούν φόρμα προσφοράς. Αν έχεις δημόσιες τιμές, καλύτερη είναι μια φόρμα με υπολογιστή τιμής. Χρησιμοποίησε φόρμα προσφοράς μόνο αν η τιμή σου είναι πραγματικά προσαρμοσμένη ανάλογα με την εγκατάσταση και τις ρυθμίσεις.
Ελεύθεροι επαγγελματίες και σύμβουλοι
Ρώτα ποια υπηρεσία χρειάζονται. Διάρκεια ή έκταση έργου. Χρονοδιάγραμμα. Προϋπολογισμό αν σε βοηθά να αξιολογήσεις το ενδιαφέρον. Οι ελεύθεροι επαγγελματίες παίρνουν συχνά ασαφή αιτήματα. Μια δομημένη φόρμα προσφοράς αναγκάζει τους υποψήφιους να γίνουν συγκεκριμένοι για αυτό που ζητούν. Έτσι προκύπτουν καλύτερες συνεργασίες και λιγότερα προβλήματα διόγκωσης του έργου αργότερα.
Τι γίνεται αφού κάποιος υποβάλει αίτηση προσφοράς
Η υποβολή της φόρμας είναι η αρχή, όχι το τέλος.
Στείλε άμεσο μήνυμα επιβεβαίωσης
Μόλις υποβάλουν, δείξε τους επιβεβαίωση στην οθόνη. «Ευχαριστούμε. Λάβαμε το αίτημά σου και θα σου στείλουμε προσφορά μέσα σε 24 ώρες.» Μην τους αφήνεις να αναρωτιούνται αν δούλεψε. Πες τους ακριβώς τι να περιμένουν.
Στείλε email επιβεβαίωσης
Στείλε τους αμέσως με email το ίδιο μήνυμα. Επιβεβαίωσε ότι έλαβες τα στοιχεία τους. Πες τους πότε να περιμένουν την προσφορά. Δώσε τους τηλέφωνο ή email απάντησης αν χρειάζεται να διευκρινίσουν κάτι πριν στείλεις την προσφορά. Αυτό το email τους καθησυχάζει ότι το αίτημά τους πέρασε.
Ταξινόμησε και δρομολόγησε το αίτημα
Χρησιμοποίησε τις πληροφορίες που έδωσαν για να στείλεις το αίτημα στο σωστό άτομο της ομάδας σου. Αν έχεις αναπτυσσόμενη λίστα για το είδος έργου, στείλε τα αιτήματα design στον υπεύθυνο design και τα αιτήματα περιεχομένου στον υπεύθυνο περιεχομένου. Έτσι παίρνουν πιο γρήγορη και πιο σχετική απάντηση.
Στείλε την προσφορά μέσα στον χρόνο που υποσχέθηκες
Αν είπες 24 ώρες, στείλ' την σε 24 ώρες. Αν είπες την επόμενη εργάσιμη, στείλ' την τότε. Μην αργείς τρεις μέρες. Μια προσφορά που μένει στα δικά σου εισερχόμενα χάνεται στα δικά τους. Η γρήγορη απάντηση πείθει περισσότερο από την τέλεια προσφορά που φτάνει μια εβδομάδα αργότερα. Μια προσφορά αξίζει μόνο αν θυμούνται ακόμα γιατί τη ζήτησαν.
Πώς σε βοηθά το WEMASY με τις φόρμες αίτησης προσφοράς
Με τον δημιουργό ιστοσελίδων του WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου και μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα στον δημιουργό ιστοσελίδων. Οι φόρμες προσφοράς είναι ένας μόνο από τους τύπους φορμών που μπορείς να φτιάξεις για να μεγαλώσεις την επιχείρησή σου.