Ο φόρος πωλήσεων στο e-commerce είναι από τα θέματα που αποφεύγονται μέχρι να προκαλέσουν πρόβλημα. Αν στήσεις σωστά τους φορολογικούς κανόνες από την αρχή, χρειάζεσαι ένα κλάσμα του χρόνου που θέλει για να διορθώσεις λάθη αργότερα. Αυτό το άρθρο εξηγεί τι είναι ο φόρος πωλήσεων, πότε πρέπει να τον εισπράττεις και πώς να τον ρυθμίσεις στο e-shop σου.
Δεν είναι νομική συμβουλή. Για υποχρεώσεις που αφορούν την τοποθεσία και την κατάστασή σου, μίλησε με φοροτεχνικό. Αυτό που καλύπτει είναι το πρακτικό θεμέλιο που χρειάζεται να καταλάβει κάθε νέος ιδιοκτήτης e-shop.
Τι είναι ο φόρος πωλήσεων στο e-commerce;
Ο φόρος πωλήσεων είναι χρέωση που προστίθεται στην πώληση αγαθών και υπηρεσιών και εισπράττεται από τον πωλητή για λογαριασμό του κράτους. Ο συντελεστής διαφέρει ανά χώρα, περιοχή και κάποιες φορές ανά τύπο προϊόντος. Στις Ηνωμένες Πολιτείες λέγεται sales tax και διαφέρει ανά πολιτεία. Στην Ευρώπη λέγεται ΦΠΑ (Φόρος Προστιθέμενης Αξίας) και ισχύει σε όλη την ΕΕ, αν και οι συντελεστές διαφέρουν ανά χώρα. Σε άλλες περιοχές έχει διαφορετικά ονόματα: GST, HST ή παρόμοια.
Για τα e-shop, η αρχή είναι η ίδια όποιο όνομα κι αν έχει. Αν υποχρεούσαι να εισπράττεις φόρο, τον προσθέτεις στην παραγγελία του αγοραστή και μετά τον αποδίδεις τακτικά στη σχετική φορολογική αρχή.
Δεν φορολογούνται όλα τα προϊόντα με τον ίδιο συντελεστή. Σε πολλές δικαιοδοσίες, τα φυσικά αγαθά φορολογούνται διαφορετικά από τα ψηφιακά προϊόντα. Τα τρόφιμα, τα φάρμακα και τα παιδικά ρούχα έχουν κάποιες φορές μειωμένους συντελεστές ή απαλλαγές. Το να ξέρεις τι πουλάς και πού βρίσκονται οι αγοραστές σου μετράει για να βρεις σωστούς συντελεστές.
Τι είναι το nexus και πότε υποχρεούσαι να εισπράττεις φόρο;
Nexus είναι ο όρος για επαρκή σύνδεση ανάμεσα στο brand σου και σε μια συγκεκριμένη φορολογική δικαιοδοσία. Όπου έχεις nexus, υποχρεούσαι να εισπράττεις και να αποδίδεις φόρο πωλήσεων. Όπου δεν έχεις, συνήθως δεν υποχρεούσαι.
Η πιο προφανής μορφή nexus είναι η φυσική παρουσία. Αν λειτουργείς από μια τοποθεσία σε μια χώρα ή πολιτεία, σχεδόν σίγουρα έχεις nexus εκεί. Για e-shop με έδρα στις ΗΠΑ, οι περισσότερες πολιτείες έχουν και αυτό που λέγεται οικονομικό nexus, που ενεργοποιείται όταν οι πωλήσεις σου σε αυτή την πολιτεία ξεπεράσουν ένα όριο, συνήθως $100.000 σε έσοδα ή 200 συναλλαγές τον χρόνο. Αυτό σημαίνει ότι ακόμα κι αν δεν έχεις φυσική παρουσία σε μια πολιτεία, αρκετές πωλήσεις εκεί μπορούν να δημιουργήσουν υποχρέωση είσπραξης φόρου.
Εκτός ΗΠΑ, οι κανόνες δουλεύουν διαφορετικά αλλά η έννοια είναι παρόμοια. Οι πωλητές της ΕΕ υποχρεούνται να εισπράττουν ΦΠΑ με βάση το πού βρίσκεται ο αγοραστής και όχι το πού εδρεύει ο πωλητής. Όταν περάσεις ορισμένα όρια εσόδων πουλώντας σε χώρες της ΕΕ, μπορεί να χρειαστεί να εγγραφείς για ΦΠΑ σε αυτές τις χώρες ή να χρησιμοποιήσεις το σύστημα One Stop Shop (OSS) της ΕΕ για να απλοποιήσεις την υποβολή δηλώσεων.
Το πρακτικό συμπέρασμα είναι αυτό: κατά ελάχιστο, κατάλαβε τους κανόνες για τη χώρα ή την περιοχή σου. Όσο μεγαλώνει το e-shop και αρχίζεις να πουλάς σε άλλες περιοχές σε ουσιαστικούς όγκους, ξαναδές τις υποχρεώσεις σου με φοροτεχνικό.
Πώς διαφέρουν οι συντελεστές φόρου ανά τοποθεσία;
Οι συντελεστές φόρου μπορεί να διαφέρουν σημαντικά ανάλογα με το πού βρίσκεται ο αγοραστής. Μέσα στις Ηνωμένες Πολιτείες, κάθε πολιτεία ορίζει τον δικό της συντελεστή φόρου πωλήσεων και πολλές πολιτείες επιτρέπουν σε κομητείες και πόλεις να προσθέσουν δικούς τους συντελεστές από πάνω. Ένα προϊόν που πωλείται σε αγοραστή στην Καλιφόρνια μπορεί να έχει διαφορετικό πραγματικό συντελεστή φόρου ανάλογα με το αν βρίσκεται στο Λος Άντζελες, στο Σαν Φρανσίσκο ή σε μικρότερη πόλη.
Στην Ευρώπη, οι συντελεστές ΦΠΑ ορίζονται σε επίπεδο χώρας. Οι κανονικοί συντελεστές κυμαίνονται από 17% στο Λουξεμβούργο έως 27% στην Ουγγαρία. Οι περισσότερες χώρες έχουν και μειωμένους συντελεστές για συγκεκριμένες κατηγορίες αγαθών.
Γι' αυτό οι περισσότεροι σύγχρονοι δημιουργοί e-shop περιλαμβάνουν λειτουργίες αυτοματοποίησης φόρων. Το να υπολογίζεις χειροκίνητα τον σωστό συντελεστή για κάθε τοποθεσία δεν είναι ρεαλιστικό. Τα εργαλεία αυτοματοποίησης τραβούν ζωντανά δεδομένα συντελεστών και εφαρμόζουν τον σωστό συντελεστή με βάση τη διεύθυνση του αγοραστή στο checkout.
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε τιμολόγηση με φόρο και χωρίς φόρο;
Η τιμολόγηση με φόρο σημαίνει ότι ο φόρος περιλαμβάνεται ήδη στην τιμή που εμφανίζεται. Ένα προϊόν που φαίνεται €30 κοστίζει στον αγοραστή ακριβώς €30 στο checkout, με το μέρος του φόρου μέσα σε αυτό το ποσό. Αυτή είναι η συνήθης πρακτική στις περισσότερες ευρωπαϊκές χώρες και συχνά απαιτείται από τη νομοθεσία προστασίας καταναλωτή.
Η τιμολόγηση χωρίς φόρο σημαίνει ότι ο φόρος προστίθεται πάνω στην τιμή που εμφανίζεται στο checkout. Ένα προϊόν που αναγράφεται $25 μπορεί να κοστίσει στον αγοραστή $27.50 αφού εφαρμοστεί συντελεστής φόρου 10%. Αυτή είναι η συνήθης πρακτική στις Ηνωμένες Πολιτείες.
Ποιο μοντέλο χρησιμοποιείς εξαρτάται από το πού πουλάς και σε ποιον. Αν πουλάς κυρίως σε καταναλωτές στην Ευρώπη, η τιμολόγηση με φόρο είναι αναμενόμενη. Αν πουλάς κυρίως στις ΗΠΑ, η τιμολόγηση χωρίς φόρο είναι ο κανόνας. Αν πουλάς και στα δύο, ο δημιουργός e-shop σου πρέπει να σου επιτρέπει να εμφανίζεις τις τιμές διαφορετικά ανάλογα με την τοποθεσία του αγοραστή.
Ο κίνδυνος αν το κάνεις λάθος είναι η σύγχυση του αγοραστή στο checkout. Ένας αγοραστής που βλέπει $25 στη σελίδα προϊόντος και $27.50 στο checkout εκπλήσσεται, ακόμα κι αν ο φόρος είναι νόμιμος. Κάν' το σαφές στις σελίδες προϊόντων αν η τιμή που εμφανίζεται περιλαμβάνει φόρο.
Πώς ρυθμίζεις τις φορολογικές ρυθμίσεις στο e-shop σου;
Οι περισσότεροι δημιουργοί e-shop χειρίζονται τη ρύθμιση φόρων σε τρία βήματα.
Πρώτον, ορίζεις τις τοποθεσίες nexus. Είναι οι περιοχές όπου υποχρεούσαι να εισπράττεις φόρο. Συνήθως βάζεις τη δηλωμένη διεύθυνση της επιχείρησής σου και τυχόν πρόσθετες πολιτείες ή χώρες όπου ισχύουν οι υποχρεώσεις σου.
Δεύτερον, ορίζεις τους συντελεστές φόρου. Πολλοί δημιουργοί e-shop μπορούν να τραβούν αυτόματα συντελεστές με βάση την τοποθεσία. Αν δεν υπάρχουν αυτόματοι συντελεστές, τους βάζεις χειροκίνητα. Για κάθε δικαιοδοσία όπου είσαι εγγεγραμμένος, βάλε τον σωστό συντελεστή για τις κατηγορίες προϊόντων σου.
Τρίτον, αναθέτεις φορολογικές κατηγορίες στα προϊόντα σου. Αν όλα τα προϊόντα σου φορολογούνται με τον κανονικό συντελεστή, αυτό το βήμα είναι απλό. Αν κάποια προϊόντα έχουν μειωμένους συντελεστές ή απαλλαγές, πρέπει να τα σημάνεις σωστά ώστε να εφαρμόζεται ο σωστός συντελεστής στο checkout.
Όταν ρυθμιστεί, το e-shop υπολογίζει και εμφανίζει τον φόρο στο checkout με βάση τη διεύθυνση του αγοραστή. Επιβεβαίωσε ότι δουλεύει κάνοντας δοκιμαστική παραγγελία από δικαιοδοσία όπου έχεις nexus και δες ότι εμφανίζεται ο σωστός συντελεστής.
Για την πλήρη εικόνα του πώς ταιριάζει η ρύθμιση του e-shop σου, δες τον οδηγό μας για το πώς να ξεκινήσεις ένα e-shop από το μηδέν.
Ποια είναι τα πιο συνηθισμένα φορολογικά λάθη των e-shop;
Το να μην εισπράττεις φόρο όταν απαιτείται είναι το πιο σοβαρό λάθος. Δημιουργεί υποχρέωση απέναντι στις φορολογικές αρχές που μπορεί να βγει μήνες ή χρόνια αργότερα, συχνά με πρόστιμα και τόκους. Αν δεν είσαι σίγουρος αν έχεις υποχρέωση, υπόθεσε ότι έχεις και επιβεβαίωσέ το, αντί να υποθέσεις ότι δεν έχεις.
Η χρέωση λάθος συντελεστή είναι επίσης συνηθισμένη. Αν χρησιμοποιείς έναν ενιαίο συντελεστή σε όλες τις δικαιοδοσίες ή εφαρμόζεις τον συντελεστή ενός τύπου προϊόντος σε άλλον, οι εισπράξεις βγαίνουν λάθος. Με τον καιρό αυτό δημιουργεί προβλήματα συμφωνίας και πιθανά πρόστιμα.
Το να μην κρατάς αρχεία είναι τρίτο πρόβλημα. Οι περισσότερες φορολογικές αρχές απαιτούν να κρατάς αρχεία των πωλήσεων, του φόρου που εισέπραξες και των δηλώσεών σου. Ο δημιουργός e-shop σου πρέπει να παράγει αυτά τα δεδομένα αυτόματα. Εξάγε τα τακτικά και αποθήκευσέ τα κάπου αξιόπιστο. Ανάλογα με τη δικαιοδοσία σου, μπορεί να χρειαστεί να κρατάς αρχεία για τρία έως επτά χρόνια.
Το να μην ενημερώνεσαι όταν αλλάζουν οι κανόνες είναι ένα ακόμα κενό. Οι συντελεστές και τα όρια αλλάζουν. Μια δικαιοδοσία όπου δεν υποχρεούσαι να εισπράττεις φόρο πέρυσι μπορεί να έχει εισαγάγει όριο οικονομικού nexus που τώρα σε αφορά. Έλεγχε τις υποχρεώσεις σου τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο ή όταν παρατηρείς σημαντική αύξηση πωλήσεων σε νέα περιοχή.
Πότε πρέπει να ζητήσεις επαγγελματική φορολογική συμβουλή;
Πρέπει να μιλήσεις με φοροτεχνικό πριν ξεκινήσεις, αν σχεδιάζεις να πουλάς σε πολλές περιοχές από την πρώτη μέρα. Πρέπει επίσης να συμβουλευτείς κάποιον αν το e-shop σου επεκταθεί σε νέες περιοχές όπου δεν ήσουν πριν εγγεγραμμένος, αν πουλάς ψηφιακά προϊόντα (που έχουν ειδικούς φορολογικούς κανόνες σε πολλές δικαιοδοσίες) ή αν λάβεις ειδοποίηση από φορολογική αρχή.
Για e-shop που πουλάνε μόνο μέσα σε μία χώρα και έχουν προβλέψιμους τύπους προϊόντων, η ρύθμιση είναι συνήθως αρκετά απλή ώστε να την κάνεις μόνος σου με τις οδηγίες του δημιουργού e-shop. Όσο αυξάνεται η πολυπλοκότητα, η επαγγελματική συμβουλή αποσβένεται.
Πώς στηρίζει το WEMASY τη ρύθμιση φόρων σου
Το σύστημα e-commerce του WEMASY σε βοηθά να στήσεις το e-shop σου. Για τους φορολογικούς κανόνες της χώρας σου, μίλησε με φοροτεχνικό.
Δες τι περιλαμβάνει κάθε πακέτο στις τιμές του WEMASY.
Σχετικά άρθρα: Τι είναι το e-commerce; και Πώς δουλεύει ένα e-shop;.
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει να εισπράττω φόρο πωλήσεων αν πουλάω μόνο ψηφιακά προϊόντα;
Ναι, σε πολλές δικαιοδοσίες. Τα ψηφιακά προϊόντα φορολογούνται στις περισσότερες χώρες της ΕΕ, σε αρκετές πολιτείες των ΗΠΑ και σε αυξανόμενο αριθμό άλλων περιοχών. Οι κανόνες για τα ψηφιακά αγαθά είναι συχνά διαφορετικοί από των φυσικών αγαθών και κάποιες δικαιοδοσίες που απαλλάσσουν τα φυσικά αγαθά φορολογούν ακόμα τα ψηφιακά. Αν πουλάς ψηφιακά προϊόντα, έλεγξε τους κανόνες ειδικά για τα ψηφιακά αγαθά σε κάθε περιοχή όπου έχεις αγοραστές και όχι μόνο τους γενικούς κανόνες φόρου πωλήσεων. Με τον Δημιουργό ιστοσελίδων του WEMASY, μπορείς να το στήσεις απευθείας στο e-shop σου.
Τι γίνεται αν εισπράξω λάθος ποσό φόρου;
Αν εισπράξεις περισσότερα, μπορεί να οφείλεις επιστροφή στους αγοραστές ή να χρειαστεί να αποδώσεις το πλεόνασμα στη φορολογική αρχή. Αν εισπράξεις λιγότερα, είσαι υπεύθυνος για το έλλειμμα, που βγαίνει από το περιθώριό σου. Και στις δύο περιπτώσεις, αν το λάθος συνεχίζεται σε πολλές συναλλαγές, μπορεί να αντιμετωπίσεις πρόστιμα σε έλεγχο. Οι περισσότεροι δημιουργοί e-shop με αυτόματα φορολογικά εργαλεία ελαχιστοποιούν αυτόν τον κίνδυνο τραβώντας ζωντανούς συντελεστές, αλλά πρέπει και πάλι να επαληθεύεις τους συντελεστές για τις συγκεκριμένες κατηγορίες προϊόντων σου.
Πόσο συχνά πρέπει να υποβάλλω δηλώσεις και να αποδίδω φόρο;
Η συχνότητα υποβολής εξαρτάται από τη δικαιοδοσία σου και τον όγκο πωλήσεών σου. Στις ΗΠΑ, οι περισσότερες πολιτείες απαιτούν μηνιαία, τριμηνιαία ή ετήσια υποβολή ανάλογα με το πόσο φόρο εισπράττεις. Στην ΕΕ, οι δηλώσεις ΦΠΑ είναι συνήθως τριμηνιαίες ή ετήσιες. Τα έγγραφα εγγραφής σου ή ο ιστότοπος της φορολογικής αρχής θα ορίζουν την απαιτούμενη συχνότητα. Όταν εγγραφείς, σημείωσε στο ημερολόγιο τις ημερομηνίες υποβολής για να μην τις χάσεις, γιατί οι εκπρόθεσμες δηλώσεις συχνά έχουν αυτόματα πρόστιμα.
Υπάρχουν προϊόντα που απαλλάσσονται πάντα από φόρο πωλήσεων;
Οι απαλλαγές διαφέρουν ανά δικαιοδοσία, αλλά κάποιες κατηγορίες εμφανίζονται σε πολλές περιοχές. Σε αρκετές πολιτείες των ΗΠΑ, τα βασικά τρόφιμα, τα συνταγογραφούμενα φάρμακα και κάποια παιδικά ρούχα απαλλάσσονται ή έχουν μειωμένο συντελεστή. Στην ΕΕ, κάποια αγαθά έχουν μηδενικό ή μειωμένο συντελεστή υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις. Δεν μπορείς να υποθέσεις ότι ένα προϊόν απαλλάσσεται χωρίς να ελέγξεις τους κανόνες κάθε δικαιοδοσίας όπου έχεις υποχρέωση. Ο τύπος προϊόντος, η χρήση από τον αγοραστή και η ιδιότητα του αγοραστή (καταναλωτής ή επιχείρηση) μπορούν να επηρεάσουν το αν εφαρμόζεται φόρος.
Αν πουλάω μέσω marketplace, δεν χρειάζεται να εισπράττω φόρο;
Σε κάποιες περιπτώσεις, ναι. Πολλά μεγάλα online marketplace έχουν γίνει «διευκολυντές» (marketplace facilitators), που σημαίνει ότι εισπράττουν και αποδίδουν φόρο για λογαριασμό των πωλητών για πωλήσεις που πληρούν τις προϋποθέσεις. Ωστόσο, αν πουλάς και μέσω του δικού σου e-shop, παραμένεις υπεύθυνος για αυτές τις πωλήσεις. Και αν πουλάς μέσω marketplace που δεν είναι διευκολυντής, η υποχρέωση μπορεί να πέφτει ακόμα σε σένα. Μην υποθέσεις ότι το marketplace το χειρίζεται χωρίς να ελέγξεις τη συγκεκριμένη πολιτική της πλατφόρμας για τη δικαιοδοσία σου.
Ποια αρχεία πρέπει να κρατάω για φορολογικούς σκοπούς;
Κατά ελάχιστο, κράτα αρχεία όλων των συναλλαγών πώλησης, του φόρου που εισπράχθηκε σε κάθε μία, των φορολογικών σου δηλώσεων και των αποδείξεων απόδοσης. Οι περισσότερες φορολογικές αρχές απαιτούν να κρατούνται αρχεία για τρία έως επτά χρόνια. Ο δημιουργός e-shop σου πρέπει να παράγει αναφορές ανά συναλλαγή που μπορείς να εξάγεις. Κράτα αυτές τις εξαγωγές σε τοποθεσία ξεχωριστή από το e-shop, όπως φάκελο αποθήκευσης στο cloud, ώστε να είναι προσβάσιμες ακόμα κι αν αλλάξεις πάροχο e-shop.