Ελέγχεις το email στο κινητό ενώ είσαι σε κλήση με πελάτη. Απαντάς από το laptop σε ένα καφέ. Αργότερα ψάχνεις ένα συνημμένο που στάλθηκε τον περασμένο μήνα. Τρεις συσκευές, μία business διεύθυνση και αυτή η ενοχλητική αίσθηση ότι κάτι σου διαφεύγει, γιατί τα μηνύματά σου ζουν σε διαφορετικά μέρη.
Ένα πρόγραμμα email είναι η εφαρμογή ή η διεπαφή browser όπου διαβάζεις και στέλνεις πραγματικά email. Η φιλοξενία email αποθηκεύει τα μηνύματα. Το πρόγραμμα είναι ο τρόπος με τον οποίο αλληλεπιδράς μαζί τους. Η επιλογή του σωστού επηρεάζει πόσο ομαλά τρέχει η καθημερινή σου ροή.
Τι είναι ένα πρόγραμμα email;
Ένα πρόγραμμα email είναι κάθε εργαλείο που συνδέεται με το γραμματοκιβώτιό σου και σε αφήνει να διαχειρίζεσαι μηνύματα. Μπορεί να είναι εφαρμογή υπολογιστή, εφαρμογή κινητού ή διεπαφή στο web, το λεγόμενο webmail. Και τα τρία κάνουν την ίδια βασική δουλειά: δείχνουν το inbox, σε αφήνουν να γράψεις απαντήσεις και οργανώνουν φακέλους ή ετικέτες.
Ο πάροχος φιλοξενίας email συνήθως περιλαμβάνει από προεπιλογή πρόσβαση webmail. Συνδέεσαι μέσα από browser χωρίς να εγκαταστήσεις τίποτα. Οι ειδικές εφαρμογές συχνά προσθέτουν λειτουργίες όπως πρόσβαση χωρίς σύνδεση, ειδοποιήσεις και ενσωμάτωση ημερολογίου.
Τύποι προγραμμάτων email για επαγγελματική χρήση
Το webmail δουλεύει σε οποιονδήποτε browser. Μπαίνεις στην πύλη email του παρόχου φιλοξενίας σου. Δεν απαιτεί εγκατάσταση και δουλεύει σε κάθε συσκευή με πρόσβαση στο internet. Το αντίτιμο είναι ότι χρειάζεσαι σύνδεση για να διαβάσεις email, εκτός αν ο πάροχος υποστηρίζει λειτουργία χωρίς σύνδεση.
Τα προγράμματα υπολογιστή εγκαθίστανται στον υπολογιστή σου και συγχρονίζονται με το γραμματοκιβώτιό σου. Συχνά φαίνονται πιο γρήγορα σε όσους διαχειρίζονται δεκάδες μηνύματα την ημέρα. Τα προγράμματα κινητού κάνουν το ίδιο στο τηλέφωνο, με ειδοποιήσεις push για νέο email.
1. Webmail για απλότητα
Ξεκίνα από εδώ αν στέλνεις μέτριο όγκο email και δουλεύεις από διαφορετικές συσκευές. Το webmail κρατά τα πάντα σε ένα μέρος, χωρίς προβλήματα συγχρονισμού. Οι περισσότεροι πίνακες φιλοξενίας έχουν σύνδεσμο κατευθείαν στη σύνδεση webmail.
2. Προγράμματα υπολογιστή ή κινητού για όγκο
Πέρνα σε ειδική εφαρμογή αν επεξεργάζεσαι μεγάλο όγκο email, χρειάζεσαι πρόσβαση χωρίς σύνδεση ή θες ενιαία inbox για πολλές διευθύνσεις. Το κεφάλαιο εργαλεία για το business email καλύπτει το ευρύτερο τοπίο εργαλείων.
3. Ένα πρόγραμμα, μία κύρια διεύθυνση
Σύνδεσε τη business διεύθυνσή σου με ένα κύριο πρόγραμμα και κράτα ξεχωριστό το προσωπικό email. Η ανάμειξη και των δύο σε ένα inbox δημιουργεί σύγχυση και αυξάνει τον κίνδυνο να στείλεις προσωπική απάντηση από τη business διεύθυνσή σου.
Αφού διαλέξεις πρόγραμμα, θα χρειαστείς ρυθμίσεις διακομιστή για να το συνδέσεις με τη φιλοξενία. Το επόμενο κεφάλαιο, για τις ρυθμίσεις SMTP, εξηγεί αυτούς τους αριθμούς και τι σημαίνει ο καθένας.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζεται να εγκαταστήσω πρόγραμμα email για να χρησιμοποιήσω business email;
Όχι. Το webmail που περιλαμβάνει η φιλοξενία σου δουλεύει σε οποιονδήποτε browser χωρίς εγκατάσταση. Οι ειδικές εφαρμογές είναι προαιρετικές, αν θες πρόσβαση χωρίς σύνδεση ή προχωρημένες λειτουργίες οργάνωσης. Η φιλοξενία email της WEMASY, και το webmail της, έρχεται σύντομα. Μέχρι τότε χρησιμοποιείς το webmail του δικού σου παρόχου email, ενώ φτιάχνεις ιστοσελίδες στον δημιουργό ιστοσελίδων.
Μπορώ να χρησιμοποιώ το ίδιο πρόγραμμα email στο κινητό και στον υπολογιστή;
Ναι. Τα περισσότερα προγράμματα συγχρονίζονται σε όλες τις συσκευές, όταν συνδέονται στο ίδιο γραμματοκιβώτιο. Τα μηνύματα που διαβάζεις στο κινητό εμφανίζονται ως διαβασμένα και στο laptop και αντίστροφα, με συγχρονισμό IMAP.
Ποια η διαφορά ανάμεσα στο webmail και σε μια εφαρμογή email;
Το webmail τρέχει σε browser και απαιτεί σύνδεση στο internet. Μια εφαρμογή email εγκαθίσταται στη συσκευή σου και μπορεί να αποθηκεύει μηνύματα τοπικά για ανάγνωση χωρίς σύνδεση. Και τα δύο συνδέονται στο ίδιο γραμματοκιβώτιο του παρόχου φιλοξενίας σου.
Πρέπει να ελέγχω το business email από το προσωπικό μου κινητό;
Πολλοί ιδρυτές το κάνουν και δουλεύει μια χαρά με έναν ξεχωριστό business λογαριασμό στην εφαρμογή email του κινητού σου. Κράτα τις ειδοποιήσεις χωριστές από το προσωπικό email, ώστε να αποσυνδέεσαι μετά το ωράριο όταν χρειάζεται.
Πώς συνδέω ένα πρόγραμμα email με το business γραμματοκιβώτιό μου;
Ο πάροχος φιλοξενίας σού δίνει ρυθμίσεις διακομιστή για εισερχόμενο και εξερχόμενο email. Βάλ' τες στην οθόνη ρύθμισης λογαριασμού του προγράμματος, μαζί με τη διεύθυνση και τον κωδικό σου. Το επόμενο κεφάλαιο, πώς δουλεύουν οι ρυθμίσεις SMTP στο business email, εξηγεί κάθε τιμή.
Παρέχει η WEMASY webmail για business διευθύνσεις;
Όχι ακόμα, η φιλοξενία email της WEMASY έρχεται σύντομα. Οι περισσότεροι πάροχοι email περιλαμβάνουν πρόσβαση webmail για γραμματοκιβώτια στο domain σου. Μπορείς επίσης να συνδέσεις εφαρμογές email τρίτων με τις ρυθμίσεις διακομιστή του παρόχου σου.