Έξι άτομα αγγίζουν κάθε άρθρο της εταιρείας σου. Κανείς δεν ξέρει ποιος είναι υπεύθυνος για τι. Δώδεκα προσχέδια έχουν κολλήσει κάπου ανάμεσα στο «σχεδόν έτοιμο» και στο «περιμένει σχόλια». Τον περασμένο μήνα δημοσίευσες τρία κομμάτια. Αυτόν τον μήνα, κανένα. Η ομάδα είναι απασχολημένη, αλλά η γραμμή παραγωγής είναι παγωμένη.
Η ροή δημιουργίας περιεχομένου το διορθώνει αυτό, ορίζοντας ακριβώς τι γίνεται σε κάθε στάδιο, ποιος προωθεί το κομμάτι και πόσο πρέπει να διαρκεί κάθε βήμα. Να πώς χτίζεις μία που ταιριάζει στην ομάδα σου και κρατά το περιεχόμενο σε κίνηση.
Αποτύπωσε πρώτα την τρέχουσα διαδικασία
Πριν σχεδιάσεις νέα ροή, τεκμηρίωσε τι γίνεται πραγματικά σήμερα. Ακολούθησε τα τρία τελευταία δημοσιευμένα κομμάτια σου από την ιδέα ως το live URL. Σημείωσε κάθε άτομο που τα άγγιξε, κάθε καθυστέρηση και κάθε γύρο διορθώσεων. Αυτός ο ειλικρινής χάρτης δείχνει πού κολλάνε τα κομμάτια.
Συνηθισμένα σημεία που κολλάνε είναι τα ασαφή briefs, οι editors που λείπουν, τα σημεία έγκρισης που καθυστερούν και τα βήματα δημοσίευσης που απαιτούν κάποιον που είναι πάντα απασχολημένος. Η νέα ροή σου πρέπει να αντιμετωπίσει πρώτα τα δύο κορυφαία σημεία.
Όρισε τα στάδιά σου
Ξεκίνα με πέντε βασικά στάδια και πρόσθεσε κι άλλα μόνο όταν χρειαστεί. Στάδιο ένα: εγκεκριμένο θέμα και γραμμένο brief. Στάδιο δύο: ολοκληρωμένο πρώτο προσχέδιο. Στάδιο τρία: εκδοτικός έλεγχος και διορθώσεις. Στάδιο τέσσερα: τελική έγκριση. Στάδιο πέντε: δημοσίευση και προώθηση.
Όρισε μέγιστο χρονικό όριο για κάθε στάδιο. Ένα brief για άρθρο blog πρέπει να παίρνει μία μέρα. Ένα πρώτο προσχέδιο μπορεί να πάρει τρεις με πέντε μέρες. Η επεξεργασία πρέπει να παίρνει μία με δύο μέρες. Όταν ένα κομμάτι ξεπερνά το όριο του σταδίου, ο υπεύθυνος ειδοποιεί ή αναθέτει το κομμάτι αλλού.
Διάβασε τι είναι η ροή εργασίας περιεχομένου για τη βασική έννοια, πριν προσαρμόσεις τη δική σου διαδικασία δημιουργίας.
Ανάθεσε υπευθύνους και κανόνες παράδοσης
Κάθε στάδιο έχει έναν υπεύθυνο που φροντίζει να περάσει το κομμάτι στο επόμενο στάδιο. Ο υπεύθυνος δεν κάνει πάντα τη δουλειά, αλλά επιβεβαιώνει την ολοκλήρωση. Γράψε κανόνες παράδοσης: τι ελέγχει ο υπεύθυνος πριν προχωρήσει το κομμάτι και ποια ειδοποίηση παίρνει ο επόμενος υπεύθυνος.
Παράδειγμα: ο συγγραφέας σημειώνει το προσχέδιο ως ολοκληρωμένο μόνο μετά από αυτοέλεγχο και ορθογραφικό έλεγχο. Ο editor παίρνει μια ειδοποίηση με τον σύνδεσμο του προσχεδίου και το αρχικό brief περιεχομένου για αναφορά. Οι καθαρές παραδόσεις αποτρέπουν τα προσχέδια από το να μένουν στον αέρα.
Σύνδεσε τη ροή με το ημερολόγιό σου
Ενημέρωσε τις ετικέτες κατάστασης του ημερολογίου περιεχομένου ώστε να ταιριάζουν με τα στάδια της ροής σου. Όταν το ημερολόγιο και η ροή μιλούν την ίδια γλώσσα, όλοι βλέπουν την ίδια εικόνα. Το «σε επεξεργασία» στο ημερολόγιο σημαίνει ότι ο editor έχει το κομμάτι αυτή τη στιγμή.
Σχεδίασε τις προθεσμίες προς τα πίσω από τις ημερομηνίες δημοσίευσης. Αν ένα άρθρο δημοσιεύεται στις 15 και η επεξεργασία παίρνει δύο μέρες, το προσχέδιο πρέπει να είναι έτοιμο έως τις 12. Αν το γράψιμο παίρνει πέντε μέρες, το brief πρέπει να έχει τελειώσει έως τις 7. Η δουλειά προς τα πίσω από τις ημερομηνίες δημοσίευσης αποτρέπει το τρέξιμο της τελευταίας στιγμής.
Τεκμηρίωσε και εκπαίδευσε την ομάδα σου
Γράψε τη ροή σε ένα έγγραφο μίας σελίδας που μπορεί να ακολουθήσει οποιοσδήποτε. Βάλε ονόματα σταδίων, υπευθύνους, χρονικά όρια, κανόνες παράδοσης και πού βρίσκονται τα αρχεία. Μοίρασέ το σε κάθε μέλος της ομάδας και σε κάθε freelancer από την πρώτη μέρα.
Κάνε μια δοκιμή με δύο ή τρία κομμάτια πριν την εφαρμόσεις πλήρως. Σημείωσε πού η ροή φαίνεται πολύ βαριά ή πολύ ελαφριά. Προσάρμοσε τα χρονικά όρια των σταδίων και τις αρμοδιότητες με βάση πραγματικά αποτελέσματα και όχι θεωρητικά ιδανικά.
Βελτίωσε τη ροή με τον καιρό
Έλεγχε τη ροή σου κάθε μήνα. Παρακολούθησε τον μέσο χρόνο ανά στάδιο, τον αριθμό διορθώσεων και τις χαμένες προθεσμίες. Αν η επεξεργασία παίρνει σταθερά διπλάσιο χρόνο από τον εκτιμώμενο, είτε δώσε της περισσότερο χρόνο είτε απλοποίησε τα κριτήρια ελέγχου.
Παραδείγματα αυτοματοποίησης ροής εργασίας που βοηθούν χωρίς να περιπλέκουν τα πράγματα είναι οι αυτόματες ειδοποιήσεις όταν ολοκληρώνεται ένα στάδιο, τα πρότυπα briefs που γεμίζουν από πριν τα βασικά πεδία και οι υπενθυμίσεις λίστας ελέγχου πριν τη δημοσίευση. Ξεκίνα με καθαρή χειροκίνητη διαδικασία πριν προσθέσεις αυτοματισμό. Μια χαλασμένη χειροκίνητη ροή δεν διορθώνεται αν της βάλεις αυτοματισμό από πάνω.
Όταν η ροή δημιουργίας σου δουλεύει, δες τρόπους να ξαναχρησιμοποιείς άρθρα blog, ώστε κάθε δημοσιευμένο κομμάτι να δίνει επιπλέον μορφές χωρίς να ξαναρχίζεις ολόκληρη τη ροή από την αρχή.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο χρόνο παίρνει να χτίσεις μια ροή δημιουργίας περιεχομένου;
Η αποτύπωση της τρέχουσας διαδικασίας παίρνει μερικές ώρες. Το γράψιμο του εγγράφου της ροής και η εκπαίδευση της ομάδας παίρνουν μία με δύο μέρες. Περίμενε δύο με τέσσερις εβδομάδες προσαρμογών, μέχρι η ροή να φαίνεται φυσική.
Ποια είναι η ελάχιστη βιώσιμη ροή δημιουργίας περιεχομένου;
Brief, προσχέδιο, επεξεργασία, δημοσίευση. Τέσσερα στάδια αρκούν για έναν μοναχικό δημιουργό ή μια ομάδα δύο ατόμων. Πρόσθεσε στάδια έγκρισης και προώθησης όσο μεγαλώνουν η ομάδα και ο όγκος περιεχομένου.
Πώς χειρίζεσαι επείγον περιεχόμενο εκτός ροής;
Φτιάξε μια επιταχυνόμενη διαδρομή με λιγότερα στάδια, όχι ξεχωριστή διαδικασία. Ένα επείγον κομμάτι μπορεί να παραλείψει το πλήρες brief και να πάει κατευθείαν σε προσχέδιο, αλλά πρέπει να περάσει από επεξεργασία πριν τη δημοσίευση. Αν παραλείψεις όλα τα στάδια, τα λάθη είναι βέβαια.
Πρέπει η ροή να περιλαμβάνει νομικό έλεγχο ή έλεγχο συμμόρφωσης;
Οι επιχειρήσεις σε ρυθμιζόμενους κλάδους πρέπει να προσθέτουν στάδιο συμμόρφωσης πριν τη δημοσίευση. Σημείωσε ποια είδη περιεχομένου απαιτούν έλεγχο και ποια όχι. Τα συνηθισμένα άρθρα blog μπορεί να το παραλείπουν. Οι ισχυρισμοί για προϊόντα και το οικονομικό περιεχόμενο όχι.
Πώς μετράς την αποτελεσματικότητα της ροής;
Παρακολούθησε τον μέσο αριθμό ημερών από το brief ως τη δημοσίευση, τον αριθμό γύρων διορθώσεων ανά κομμάτι και το ποσοστό των κομματιών που τηρούν την προθεσμία του ημερολογίου. Τα στατιστικά επισκεπτών δείχνουν μετά πόσοι επισκέπτες φτάνουν στις σελίδες που δημοσίευσες.
Ποιο είναι το τελευταίο βήμα μιας ροής δημιουργίας περιεχομένου;
Η δημοσίευση στην ιστοσελίδα σου είναι το βασικό τελικό βήμα, με την προώθηση να ακολουθεί. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου.