Ένας διοργανωτής παίρνει εγγραφές με ένα τυπωμένο φύλλο στη ρεσεψιόν. Ένας άλλος χρησιμοποιεί μια απλή online φόρμα που στέλνει κάθε υποβολή σε ένα κοινό inbox. Ένας τρίτος ανοίγει έναν πίνακα ελέγχου και βλέπει τις θέσεις να μειώνονται σε πραγματικό χρόνο καθώς πουλιούνται τα εισιτήρια.
Και οι τρεις προσπαθούν να λύσουν το ίδιο πρόβλημα. Μόνο η τρίτη προσέγγιση μεγαλώνει χωρίς συνεχή χειροκίνητη δουλειά. Ένα εργαλείο εγγραφών σε εκδηλώσεις είναι ένα προϊόν φτιαγμένο ειδικά για να μαζεύει εγγραφές συμμετεχόντων, να επιβάλλει όρια θέσεων και να επιβεβαιώνει αυτόματα τις εγγραφές. Μπορεί να είναι ανεξάρτητη εφαρμογή ή μία ενότητα μέσα σε ένα μεγαλύτερο σύστημα κρατήσεων. Δες πώς δουλεύουν τα εργαλεία εγγραφών και πώς συγκρίνονται με τα ευρύτερα πακέτα λογισμικού.
Τι είναι ένα εργαλείο εγγραφών σε εκδηλώσεις;
Ένα εργαλείο εγγραφών σε εκδηλώσεις είναι λογισμικό φτιαγμένο για το βήμα της εγγραφής σε ομαδικές εκδηλώσεις. Δείχνει μια λίστα εκδηλώσεων, μαζεύει στοιχεία συμμετεχόντων, εφαρμόζει κανόνες χωρητικότητας και στέλνει μηνύματα επιβεβαίωσης. Το εργαλείο εστιάζει στην εγγραφή και όχι στην ολόκληρη παραγωγή της εκδήλωσης.
Ορισμένα εργαλεία χειρίζονται μόνο δωρεάν εγγραφές. Άλλα περιλαμβάνουν είσπραξη πληρωμής, κωδικούς έκπτωσης και καταγραφή λίστας αναμονής όταν μια εκδήλωση έχει sold out. Το εύρος διαφέρει, αλλά η βασική δουλειά μένει ίδια: να μετατρέψει το ενδιαφέρον σε μετρημένη, επιβεβαιωμένη εγγραφή συμμετέχοντα.
Τα εργαλεία διαφέρουν από τις γενικές φόρμες ιστοσελίδας, γιατί καταλαβαίνουν το πλαίσιο της εκδήλωσης. Μια φόρμα επικοινωνίας αποθηκεύει ένα μήνυμα. Ένα εργαλείο εγγραφών αποθηκεύει μια θέση δεμένη με ημερομηνία, τύπο εισιτηρίου και κατάσταση πληρωμής.
Εργαλείο εγγραφών ή λογισμικό εγγραφών σε εκδηλώσεις
Οι λέξεις εργαλείο και λογισμικό επικαλύπτονται στην καθημερινή συζήτηση. Σε αυτή την ενότητα, το λογισμικό συνήθως σημαίνει ένα ευρύτερο πακέτο που συνδυάζει εγγραφές με πληρωμές, υπενθυμίσεις, αναφορές και μερικές φορές προγράμματα μαθημάτων ή χρέωση συνδρομών.
Ένα ανεξάρτητο εργαλείο εγγραφών μπορεί να καλύπτει μόνο εγγραφές και επιβεβαιώσεις. Το συνδυάζεις με ξεχωριστούς συνδέσμους πληρωμής ή χειροκίνητη παρακολούθηση για όλα τα υπόλοιπα. Αυτή η λιτή ρύθμιση ταιριάζει σε περιστασιακές εκδηλώσεις με απλούς κανόνες.
Το πλήρες λογισμικό εγγραφών σε εκδηλώσεις έχει νόημα όταν διοργανώνεις εκδηλώσεις κάθε εβδομάδα, πουλάς πολλά κλιμάκια εισιτηρίων ή χρειάζεσαι λίστες αναμονής και ροές επιστροφής χρημάτων σε ένα μέρος. Η επιλογή εξαρτάται από τη συχνότητα των εκδηλώσεων και από το πόσα συστήματα θέλεις να συντηρείς.
Συνηθισμένες λειτουργίες στα εργαλεία εγγραφών
Ο έλεγχος χωρητικότητας είναι η βάση. Το εργαλείο σταματά να δέχεται εγγραφές όταν γεμίσει η εκδήλωση και προαιρετικά περνά σε λειτουργία λίστας αναμονής. Χωρίς αυτή τη δικλίδα, το overselling είναι συνεχής κίνδυνος.
Τα προσαρμοσμένα πεδία σού επιτρέπουν να ρωτάς για προτιμήσεις φαγητού, μεγέθη μπλουζών ή επιλογές συνεδριών. Δέσε τα πεδία με πραγματικές ανάγκες προετοιμασίας. Οι επιπλέον ερωτήσεις μειώνουν το ποσοστό ολοκλήρωσης.
Τα email επιβεβαίωσης κλείνουν τον κύκλο. Οι συμμετέχοντες παίρνουν ημερομηνία, ώρα, τοποθεσία και πολιτική επιστροφής αμέσως μετά την εγγραφή. Αυτό το μήνυμα γίνεται η αναφορά που ψάχνουν την ημέρα της εκδήλωσης.
Η εξαγωγή και οι προβολές check-in μετράνε για το προσωπικό στην είσοδο. Μια λίστα συμμετεχόντων για εκτύπωση ή μια οθόνη check-in στο κινητό είναι καλύτερη από το ψάξιμο στα email επιβεβαίωσης στην είσοδο.
Όταν οι ανάγκες σου ξεπεράσουν τις απλές εγγραφές, το επόμενο βήμα είναι να καταλάβεις την τεχνολογία εγγραφών σε εκδηλώσεις ως το ευρύτερο σύνολο που συνδέει φόρμες, πληρωμές και δεδομένα συμμετεχόντων σε όλη την ιστοσελίδα σου.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορεί ένα απλό πρόσθετο φόρμας να δουλέψει ως εργαλείο εγγραφών;
Μια βασική φόρμα μαζεύει υποβολές, αλλά συνήθως δεν έχει ζωντανά όρια χωρητικότητας και τύπους εισιτηρίων. Για μικρές δωρεάν συναντήσεις μπορεί να φτάνει. Οι εκδηλώσεις επί πληρωμή ή όποια εκδήλωση έχει αυστηρό όριο ατόμων χρειάζονται εργαλείο που σταματά αυτόματα τις εγγραφές όταν γεμίσει η χωρητικότητα.
Χειρίζονται τα εργαλεία εγγραφών πολλές εκδηλώσεις ταυτόχρονα;
Τα περισσότερα εργαλεία σού επιτρέπουν να φτιάξεις ξεχωριστές εκδηλώσεις με δικές τους ημερομηνίες, τιμές και χωρητικότητα. Τα επαναλαμβανόμενα μαθήματα συχνά μοιράζονται ένα πρότυπο με διαφορετικές ημερομηνίες συνεδριών, αντί να φτιάχνεις κάθε εκδήλωση από την αρχή.
Πρέπει οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί να χρησιμοποιούν εξειδικευμένο εργαλείο εγγραφών;
Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί ωφελούνται από εργαλεία που υποστηρίζουν κλιμάκια δωρεών, βάρδιες εθελοντών και checkout φιλικό προς τους δωρητές. Δες το λογισμικό εγγραφών σε εκδηλώσεις για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς για τις απαιτήσεις που είναι συνηθισμένες σε εκδηλώσεις συγκέντρωσης χρημάτων.
Πώς βάζω ένα εργαλείο εγγραφών στην ιστοσελίδα μου;
Ενσωμάτωσε τη ροή εγγραφής σε μια σελίδα εκδήλωσης ή βάλε σύνδεσμο προς ένα ξεχωριστό URL εγγραφής από το μενού σου. Με τον Δημιουργό ιστοσελίδων του WEMASY φτιάχνεις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου.
Τι γίνεται όταν μια εκδήλωση έχει sold out;
Ένα καλό εργαλείο κλείνει τις εγγραφές και μπορεί να μαζέψει εγγραφές λίστας αναμονής, αντί να διώχνει σιωπηλά τους επισκέπτες. Τα χειροκίνητα εργαλεία σε αναγκάζουν να λες στον κόσμο να σου στείλει email, κάτι που φέρνει πίσω το χάος του inbox που τα εργαλεία εγγραφών υπάρχουν για να λύσουν.
Πού ταιριάζει ένα εργαλείο εγγραφών σε ένα πλήρες σύστημα εκδηλώσεων;
Το εργαλείο χειρίζεται τις εγγραφές. Ένα πλήρες σύστημα εγγραφών σε εκδηλώσεις συνδέει αυτό το βήμα με πληρωμές, υπενθυμίσεις, check-in και αναφορές. Ξεκίνα από το επίπεδο του εργαλείου και επέκτεινε όταν το απαιτήσει ο όγκος των εκδηλώσεων.