Τι κρατά ενωμένη ολόκληρη την εκδήλωσή σου μόλις γραφτούν περισσότερα από λίγα άτομα;
Αν η ειλικρινής απάντηση είναι ένας φάκελος με υπολογιστικά φύλλα, προωθημένα email και ένας σύνδεσμος πληρωμής που δεν μιλά με τη λίστα συμμετεχόντων σου, έχεις εργαλεία αλλά όχι σύστημα. Ένα σύστημα εγγραφών σε εκδηλώσεις είναι η συνδεδεμένη ρύθμιση που διαχειρίζεται ολόκληρο τον κύκλο εγγραφής, από την πρώτη επίσκεψη ως την ημέρα του check-in. Ενοποιεί εγγραφή, πληρωμές, επικοινωνία, χωρητικότητα και αναφορές, ώστε κάθε βήμα να μοιράζεται τα ίδια δεδομένα συμμετεχόντων. Δες τι περιλαμβάνει αυτό το σύστημα και πώς δένει αυτή την ενότητα.
Τι είναι ένα σύστημα εγγραφών σε εκδηλώσεις;
Ένα σύστημα εγγραφών σε εκδηλώσεις είναι υποδομή λογισμικού που χειρίζεται λίστες εκδηλώσεων, εγγραφή, πληρωμή, επιβεβαίωση, υπενθυμίσεις, αλλαγές και check-in από ένα συντονισμένο περιβάλλον. Είναι ολόκληρη η λειτουργική ραχοκοκαλιά για ομαδικές εκδηλώσεις, όχι μόνο η φόρμα στην ιστοσελίδα σου.
Μία φόρμα εγγραφής είναι ένα στοιχείο. Το σύστημα είναι η βάση δεδομένων, οι επιχειρηματικοί κανόνες, η σύνδεση πληρωμών, η αυτοματοποίηση email, ο πίνακας ελέγχου του προσωπικού και οι εξαγωγές που κάνουν αυτή τη φόρμα αξιόπιστη σε μεγάλη κλίμακα.
Τα συστήματα εξυπηρετούν workshop, συνέδρια, μαθήματα, εκδηλώσεις συγκέντρωσης χρημάτων και tour. Κάθε πρόγραμμα που τρέχει πολλές εκδηλώσεις τον χρόνο με περιορισμένες θέσεις ωφελείται όταν αντιμετωπίζει την εγγραφή ως ενοποιημένη υποδομή, αντί για ένα νέο χειροκίνητο project κάθε φορά.
Τα μέρη ενός συστήματος εγγραφών σε εκδηλώσεις
Οι σελίδες εκδηλώσεων και οι ροές εγγραφής είναι το δημόσιο πρόσωπο. Οι επισκέπτες βλέπουν ημερομηνίες, τιμές, χωρητικότητα που απομένει και πολιτικές πριν δεσμευτούν.
Η μηχανή εγγραφών εφαρμόζει όρια χωρητικότητας, τύπους εισιτηρίων, κωδικούς έκπτωσης και υποχρεωτικά πεδία. Αποτρέπει το overselling και αποθηκεύει κάθε συμμετέχοντα ως δομημένη εγγραφή.
Η επεξεργασία πληρωμών εισπράττει χρήματα κατά την εγγραφή για εκδηλώσεις επί πληρωμή και δένει τις συναλλαγές με συγκεκριμένες εγγραφές για επιστροφές και αναφορές.
Η αυτοματοποίηση επικοινωνίας στέλνει επιβεβαιώσεις, υπενθυμίσεις, προτάσεις λίστας αναμονής και ενημερώσεις της τελευταίας στιγμής από την ίδια λίστα συμμετεχόντων που χρησιμοποιεί το προσωπικό στην πόρτα.
Οι ροές λίστας αναμονής και ακυρώσεων ελευθερώνουν θέσεις και γεμίζουν τα κενά χωρίς τηλεφωνικά δέντρα. Αυτές οι ροές συνδέονται με τις αρχές της διαχείρισης λίστας αναμονής που καλύφθηκαν νωρίτερα σε αυτή την ενότητα.
Το check-in και οι αναφορές κλείνουν τον κύκλο. Το προσωπικό επαληθεύει τις αφίξεις με τη ζωντανή λίστα και εξάγει αποτελέσματα για καμπάνιες συνέχειας ή αναφορές προς το διοικητικό συμβούλιο όταν τελειώσει η εκδήλωση.
Σύστημα, εργαλείο, λογισμικό ή τεχνολογία
Αυτή η ενότητα χρησιμοποίησε σκόπιμα αρκετούς συγγενείς όρους. Ένα εργαλείο εγγραφών σε εκδηλώσεις συχνά εστιάζει σε μία δουλειά, όπως η καταγραφή εγγραφών. Το λογισμικό εγγραφών σε εκδηλώσεις συνδυάζει πολλές δουλειές για όσους διοργανώνουν τακτικά. Η τεχνολογία εγγραφών σε εκδηλώσεις περιγράφει το συνδεδεμένο σύνολο στο παρασκήνιο.
Το σύστημα εγγραφών σε εκδηλώσεις είναι ολόκληρη η εικόνα: τα μέρη που δουλεύουν μαζί στην ιστοσελίδα σου και στις λειτουργίες σου. Τα προγράμματα μαθημάτων μπορούν να επεκτείνουν το ίδιο σύστημα με ενότητες λογισμικού κρατήσεων μαθημάτων για επαναλαμβανόμενα προγράμματα.
Η επιλογή συστήματος ξεκινά από τον όγκο και την πολυπλοκότητα. Ένα ετήσιο workshop μπορεί να ξεκινήσει με μια καλή φόρμα εγγραφής. Ένα ημερολόγιο με εβδομαδιαίες εκδηλώσεις, τιμές μελών και λίστες αναμονής χρειάζεται από την αρχή το πλήρες σύστημα.
Αν θέλεις να εμβαθύνεις στη σχεδίαση της σελίδας εγγραφής, διάβασε το πώς να φτιάξεις φόρμα εγγραφής εκδήλωσης. Για στρατηγικό πλαίσιο για το πότε αποδίδει η υποδομή κρατήσεων, δες το blog ποιος χρειάζεται σύστημα κρατήσεων.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορεί ένα σύστημα εγγραφών σε εκδηλώσεις να χειριστεί και εκδηλώσεις και μαθήματα;
Πολλά συστήματα υποστηρίζουν εφάπαξ εκδηλώσεις και επαναλαμβανόμενα προγράμματα μαθημάτων σε έναν λογαριασμό. Οι σελίδες που βλέπουν οι επισκέπτες πρέπει παρ’ όλα αυτά να ξεχωρίζουν τις εμπειρίες, ώστε η εγγραφή σε ένα γκαλά να μην μοιάζει με εβδομαδιαίο ημερολόγιο γιόγκα.
Αντικαθιστά ένα σύστημα εγγραφών την ιστοσελίδα μου;
Αντικαθιστά τα αποσυνδεδεμένα υπολογιστικά φύλλα εγγραφών, όχι την ιστοσελίδα της επωνυμίας σου. Η εγγραφή ενσωματώνεται σε σελίδες εκδηλώσεων στο domain σου. Με τον Δημιουργό ιστοσελίδων του WEMASY φτιάχνεις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου.
Ποιο είναι το ελάχιστο μέγεθος ομάδας που δικαιολογεί ένα σύστημα εγγραφών;
Το μέγεθος της ομάδας μετράει λιγότερο από τη συχνότητα των εκδηλώσεων και τα όρια θέσεων. Ένας μόνος εκπαιδευτής που κάνει μηνιαία workshop με sold out ωφελείται περισσότερο από ένα σύστημα απ’ ό,τι μια μεγάλη ομάδα που κάνει μία χαλαρή συνάντηση τον χρόνο.
Πώς βοηθά ένα σύστημα εγγραφών την ημέρα του check-in;
Οι ζωντανές λίστες συμμετεχόντων, η αναζήτηση με όνομα και η κατάσταση «έφτασε» είναι καλύτερες από τις εκτυπωμένες εξαγωγές της χθεσινής μέρας. Οι αλλαγές που έγιναν μέσα στη νύχτα εμφανίζονται στην πόρτα χωρίς νέα εκτύπωση. Αυτή η ακρίβεια μειώνει τις διπλές καταχωρίσεις και τις θυμωμένες διαφωνίες.
Πρέπει οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί να επιλέγουν διαφορετικό σύστημα από τις εμπορικές εκδηλώσεις;
Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί συχνά χρειάζονται κλιμάκια δωρεών, πωλήσεις τραπεζιών και εγγραφή σε βάρδιες εθελοντών στον ίδιο λογαριασμό. Δες το λογισμικό εγγραφών σε εκδηλώσεις για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς για απαιτήσεις ειδικές για προγράμματα συγκέντρωσης χρημάτων.
Από πού να ξεκινήσω αν είμαι νέος σε αυτή την ενότητα;
Ξεκίνα με το τι είναι το λογισμικό εγγραφών σε εκδηλώσεις για τις βασικές έννοιες. Μετά προχώρα στην κράτηση μαθημάτων, τη διαχείριση ουράς και τις λίστες αναμονής, όσο μεγαλώνει η πολυπλοκότητα του προγράμματός σου.