Μπαίνεις στο γραφείο την Τρίτη περιμένοντας το συνηθισμένο σου γωνιακό γραφείο και βρίσκεις το λάπτοπ κάποιου άλλου ήδη στην πρίζα; Σε έναν υβριδικό χώρο εργασίας αυτή η σκηνή επαναλαμβάνεται συνεχώς, εκτός αν η εταιρεία έχει καθαρό σύστημα για το ποιος κάθεται πού και πότε.
Η κράτηση γραφείου εργασίας είναι η απάντηση σε αυτή την αβεβαιότητα. Η κράτηση γραφείου εργασίας είναι η πρακτική να δεσμεύεις μια ατομική θέση εργασίας για ορισμένο διάστημα πριν φτάσεις. Σε αντίθεση με τις σταθερές θέσεις, όπου ένα άτομο έχει μόνιμα ένα γραφείο, η κράτηση γραφείου αντιμετωπίζει τις θέσεις εργασίας ως κοινούς πόρους που οι υπάλληλοι δεσμεύουν όταν τις χρειάζονται. Δες πώς δουλεύει η κράτηση γραφείου εργασίας και γιατί εξαπλώθηκε τόσο γρήγορα μετά την εξάπλωση της τηλεργασίας και των υβριδικών προγραμμάτων.
Τι είναι η κράτηση γραφείου εργασίας;
Η κράτηση γραφείου εργασίας είναι κράτηση για ένα συγκεκριμένο γραφείο, ζώνη ή θέση σε δεδομένη ημερομηνία. Διαλέγεις πού θέλεις να δουλέψεις, επιβεβαιώνεις την ώρα και φτάνεις ξέροντας ότι ο χώρος είναι δικός σου για την ημέρα ή το μισό της.
Το μοντέλο ταιριάζει σε γραφεία που μείωσαν τα σταθερά γραφεία όταν η παρουσία έγινε απρόβλεπτη. Αντί για άδειες θέσεις τις ήσυχες μέρες και υπερπλήρεις σειρές τις πολυάσχολες, η κράτηση γραφείου εργασίας ισορροπεί την προσφορά με την πραγματική ζήτηση.
Κάποιες ρυθμίσεις χρησιμοποιούν ζώνες γειτονιάς αντί για ακριβείς αριθμούς γραφείων. Κλείνεις μια ήσυχη περιοχή, μια ζώνη συνεργασίας ή μια σειρά δίπλα στο παράθυρο. Άλλες αναθέτουν ακριβείς θέσεις σε κάτοψη, ώστε οι ομάδες να κάθονται μαζί όταν συντονίζονται από πριν.
Γιατί μετράει η κράτηση γραφείου εργασίας στα υβριδικά γραφεία
Τα υβριδικά προγράμματα σημαίνουν λιγότερους ανθρώπους στο κτίριο κάθε μέρα, όχι όμως πάντα τους ίδιους. Χωρίς κράτηση γραφείου, οι δημοφιλείς περιοχές γεμίζουν τυχαία. Οι ομάδες που σχεδίαζαν να δουλέψουν μαζί καταλήγουν διάσπαρτες.
Η κράτηση γραφείου δίνει στις ομάδες διαχείρισης κτιρίου ακριβή αριθμό ατόμων για καθαρισμό, κέτερινγκ και κλιματισμό. Η ασφάλεια ξέρει πόσες κάρτες να περιμένει. Το IT μπορεί να ετοιμάσει αρκετές οθόνες στις ζώνες με μεγάλη ζήτηση.
Οι υπάλληλοι κερδίζουν προβλεψιμότητα. Ξέρεις πριν τη μετακίνηση αν υπάρχει κατάλληλο γραφείο. Αυτή η σαφήνεια μειώνει την απογοήτευση και κάνει τις μέρες στο γραφείο να αξίζουν τη διαδρομή.
Κράτηση γραφείου, hot desking και κράτηση αίθουσας
Το hot desking σημαίνει ότι κάθε άδειο γραφείο είναι ελεύθερο χωρίς επίσημη κράτηση. Η κράτηση γραφείου προσθέτει δομή: δεσμεύεις θέση πριν φτάσεις. Η διαφορά μετράει όταν η ζήτηση ξεπερνά την προσφορά.
Η κράτηση γραφείου συμπληρώνει την κράτηση αίθουσας συσκέψεων. Κλείνεις πού δουλεύεις και πού συναντιέται η ομάδα σου. Και οι δύο ροές ζουν συχνά στο ίδιο εργαλείο χώρου εργασίας.
Όταν οι κρατήσεις περνούν από λογισμικό, η διαδικασία μετακινείται από κατόψεις σε χαρτί σε εφαρμογές αυτοεξυπηρέτησης. Το επόμενο κεφάλαιο για το λογισμικό κράτησης γραφείων καλύπτει τα εργαλεία που κάνουν τις καθημερινές κρατήσεις διαχειρίσιμες σε μεγάλη κλίμακα.
Συνηθισμένες πολιτικές κράτησης γραφείου
1. Παράθυρα προκράτησης
Επίτρεψε κρατήσεις μία έως δύο εβδομάδες νωρίτερα. Τα μικρότερα παράθυρα ευνοούν όσους σχεδιάζουν την τελευταία στιγμή. Τα μεγαλύτερα βοηθούν τις ομάδες να συντονίσουν σπριντ έργων στο γραφείο.
2. Απαιτήσεις check-in
Αποδέσμευσε τα γραφεία όταν δεν εμφανίζεται κανείς μέσα σε τριάντα λεπτά από την ώρα έναρξης. Οι κανόνες check-in αποτρέπουν τις κρατήσεις-φαντάσματα, που εμποδίζουν τους συναδέλφους να κλείσουν.
3. Ζώνες ομάδων
Ομαδοποίησε συγγενικά τμήματα σε γειτονιές, ώστε η κράτηση γραφείου να κρατά τις ομάδες έργων κοντά χωρίς σταθερές αναθέσεις.
4. Ετικέτες προσβασιμότητας και εξοπλισμού
Σήμανε τα γραφεία με επιλογές όρθιας εργασίας, διπλές οθόνες ή εργονομικές καρέκλες. Τα φίλτρα βοηθούν τους υπαλλήλους να κλείνουν θέσεις που ταιριάζουν στις ανάγκες τους.
Συχνές ερωτήσεις
Σημαίνει η κράτηση γραφείου ότι κανείς δεν έχει μόνιμο γραφείο;
Όχι πάντα. Πολλά γραφεία χρησιμοποιούν υβριδικό μοντέλο, όπου κάποιοι ρόλοι κρατούν σταθερά γραφεία και το ευέλικτο προσωπικό κλείνει μέρα με τη μέρα. Οι πολιτικές διαφέρουν ανά τμήμα και αρχαιότητα. Το σύστημα κρατήσεων πρέπει να στηρίζει και σταθερές και κοινόχρηστες θέσεις στην ίδια κάτοψη.
Πώς διαφέρει η κράτηση γραφείου από την κράτηση hot desk;
Η κράτηση hot desk αναφέρεται συχνά στην ίδια διαδικασία κράτησης σε περιβάλλον hot desking. Το τι είναι η κράτηση hot desk πηγαίνει βαθύτερα στην κουλτούρα και στους κανόνες του hot desking γύρω από το βήμα της κράτησης.
Μπορεί η κράτηση γραφείου να δουλέψει σε έναν μικρό όροφο γραφείων;
Ακόμα και είκοσι hot desk σε έναν όροφο ωφελούνται από κρατήσεις όταν παραπάνω από το μισό προσωπικό μπορεί να εμφανιστεί την ίδια μέρα. Μια απλή κάτοψη με χρωματική διαθεσιμότητα είναι καλύτερη από το ελεύθερο για όλους στη μηχανή του καφέ.
Πώς κλείνουν γραφεία οι υπάλληλοι μέσω της ιστοσελίδας της εταιρείας;
Οι εσωτερικές πύλες ή οι σελίδες μελών μπορούν να δείχνουν διαθεσιμότητα γραφείων σε προσωπικό και πελάτες coworking. Το WEMASY περιλαμβάνει δημιουργό ιστοσελίδων, όπου μπορείς να δημοσιεύσεις σελίδες κρατήσεων με προστασία σύνδεσης δίπλα στο δημόσιο περιεχόμενο της ιστοσελίδας σου.
Πρέπει η κράτηση γραφείου να περιλαμβάνει κρατήσεις πάρκινγκ;
Οι θέσεις πάρκινγκ είναι ακόμα ένας περιορισμένος πόρος. Ο προγραμματισμός πόρων καλύπτει την ευρύτερη προσέγγιση όταν γραφεία, πάρκινγκ και εξοπλισμός μοιράζονται μία ροή κρατήσεων.
Ποιοι δείκτες βοηθούν να βελτιωθεί ένα πρόγραμμα κράτησης γραφείων;
Παρακολούθησε τη χρήση ανά ζώνη, το ποσοστό no-show στα κλεισμένα γραφεία και τις ημέρες αιχμής της εβδομάδας. Η μηνιαία ανασκόπηση δείχνει αν χρειάζεσαι περισσότερο χώρο συνεργασίας ή λιγότερα γραφεία συνολικά. Τα στατιστικά του WEMASY στηρίζουν την παρακολούθηση τάσεων όταν τα δεδομένα κρατήσεων συνδέονται με την παρουσία σου στο web.