Μια κάτοψη με διακόσια γραφεία δεν μπορεί να δουλέψει με θέσεις βάσει εμπιστοσύνης, όταν το μισό προσωπικό εμφανίζεται την ίδια Τετάρτη. Η υβριδική εργασία έκανε αυτόν τον υπολογισμό αναπόφευκτο.
Το λογισμικό κράτησης γραφείων είναι το εργαλείο που χρησιμοποιούν τα γραφεία για να διαχειριστούν αυτή την πολυπλοκότητα. Το λογισμικό κράτησης γραφείων είναι ένα πρόγραμμα που δείχνει τις διαθέσιμες θέσεις εργασίας, δέχεται κρατήσεις ανά ημέρα ή βάρδια, επιβάλλει κανόνες check-in και αναφέρει τη χρήση σε ορόφους και τοποθεσίες. Μετατρέπει την κράτηση γραφείου από χειροκίνητη καταμέτρηση σε ροή αυτοεξυπηρέτησης που οι υπάλληλοι ολοκληρώνουν σε δευτερόλεπτα. Δες τι να περιμένεις από το λογισμικό κράτησης γραφείων και πώς συνδέεται με τον ευρύτερο προγραμματισμό του χώρου εργασίας.
Τι είναι το λογισμικό κράτησης γραφείων;
Το λογισμικό κράτησης γραφείων είναι λογισμικό προγραμματισμού που εστιάζει σε ατομικές θέσεις εργασίας. Οι χρήστες ανοίγουν έναν χάρτη ή μια λίστα, διαλέγουν ημερομηνία και πατούν ένα ελεύθερο γραφείο. Το σύστημα σημαδεύει τη θέση ως μη διαθέσιμη για όλους τους άλλους στο διάστημα της κράτησης.
Οι διαχειριστές ρυθμίζουν την κάτοψη, τα χαρακτηριστικά των γραφείων και τις πολιτικές κράτησης. Οι ενσωματώσεις με έλεγχο πρόσβασης ή διαχείριση επισκεπτών μπορούν να συνδέσουν τις κρατήσεις με τα δικαιώματα της κάρτας για πρόσθετη ασφάλεια.
Πολλά προϊόντα συνδυάζουν την κράτηση γραφείων με την κράτηση αιθουσών σε μία εφαρμογή χώρου εργασίας. Οι υπάλληλοι κλείνουν γραφείο για το πρωί και αίθουσα συσκέψεων για το απόγευμα χωρίς να αλλάζουν εργαλείο.
Χαρακτηριστικά που μετράνε περισσότερο
1. Διαδραστικοί χάρτες κάτοψης
Οι οπτικές διατάξεις βοηθούν τους νέους υπαλλήλους και τους επισκέπτες να βρουν γρήγορα τη θέση που έκλεισαν. Οι χρωματικές καταστάσεις δείχνουν με μια ματιά τα διαθέσιμα, τα κλεισμένα και τα γραφεία με check-in.
2. Κράτηση από κινητό
Οι υπάλληλοι κλείνουν από το τρένο ή από το λόμπι. Η πρόσβαση από κινητό είναι απαραίτητη όταν αλλάζουν τα σχέδια στη διαδρομή.
3. Ομάδες και αγαπημένα
Αποθήκευσε τα γραφεία που προτιμάς ή κλείσε κοντά σε συναδέλφους τις μέρες έργων. Κάποια εργαλεία επισημαίνουν πού έχουν ήδη κλείσει οι συμπαίκτες, ώστε οι ομάδες να μαζεύονται χωρίς χειροκίνητο συντονισμό.
4. Αυτόματη αποδέσμευση για no-show
Τα γραφεία γυρίζουν στο απόθεμα όταν κανείς δεν κάνει check-in. Μόνο αυτό το χαρακτηριστικό μπορεί να ανακτήσει δέκα με δεκαπέντε τοις εκατό της χωρητικότητας σε γραφεία με αυστηρές κρατήσεις αλλά χαλαρή παρουσία.
5. Υποστήριξη πολλών τοποθεσιών
Οι εταιρείες με πολλά γραφεία χρειάζονται έναν λογαριασμό για να κλείνουν γραφεία σε κάθε πόλη. Οι κεντρικές αναφορές συγκρίνουν τη χρήση σε διάφορες τοποθεσίες για τον σχεδιασμό χώρων.
Πότε το γραφείο σου χρειάζεται λογισμικό κράτησης γραφείων
Τα υπολογιστικά φύλλα αποτυγχάνουν όταν κλείνουν καθημερινά περισσότερα από λίγα άτομα. Αν οι υπάλληλοι παραπονιούνται ότι φτάνουν χωρίς μέρος να καθίσουν, ή αν η διαχείριση κτιρίου δεν μπορεί να προβλέψει τον καθημερινό αριθμό ατόμων, το λογισμικό φέρνει γρήγορα τάξη.
Οι διαχειριστές χώρων coworking χρησιμοποιούν λογισμικό κράτησης γραφείων για να πουλούν ημερήσιες κάρτες και αφιερωμένες ευέλικτες συνδρομές. Τα μέλη κλείνουν online. Το προσωπικό βλέπει το ίδιο πρόγραμμα στην υποδοχή.
Συνδύασε το λογισμικό γραφείων με λογισμικό κράτησης αιθουσών συσκέψεων όταν το πακέτο του χώρου εργασίας σου πρέπει να καλύπτει κάθε κοινόχρηστο πόρο. Οι ρυθμίσεις hot desking μπορεί να χρησιμοποιούν και ένα ειδικό σύστημα κράτησης hot desk, φτιαγμένο για μεγάλη εναλλαγή και σύντομα παράθυρα κράτησης.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορεί το λογισμικό κράτησης γραφείων να χειριστεί και σταθερά και ευέλικτα γραφεία;
Τα περισσότερα προϊόντα επιτρέπουν στους διαχειριστές να σημαδεύουν ορισμένα γραφεία ως μόνιμα ανατεθειμένα, ενώ τα υπόλοιπα μένουν διαθέσιμα για κράτηση. Τα μικτά μοντέλα είναι συνηθισμένα σε εταιρείες που περνούν από σταθερές θέσεις σε υβριδική ευελιξία.
Πόση ώρα παίρνει η ρύθμιση μιας ψηφιακής κάτοψης;
Οι απλές ρυθμίσεις ενός ορόφου συχνά ξεκινούν σε λίγες μέρες, όταν έχεις σωστό αριθμό θέσεων και ετικέτες ζωνών. Οι εφαρμογές σε πολλά κτίρια παίρνουν περισσότερο, γιατί κάθε όροφος θέλει επαλήθευση και εκπαίδευση των υπαλλήλων.
Δουλεύει το λογισμικό κράτησης γραφείων για ημερήσιες κάρτες coworking;
Οι χώροι coworking πουλούν γραφεία προς κράτηση ως βασικό προϊόν. Το λογισμικό χειρίζεται τιμές μελών και επισκεπτών, όρια κρατήσεων και check-in στην υποδοχή. Το hot desk booking εξηγεί την εμπειρία των μελών από την πλευρά του χρήστη.
Μπορούν τα μέλη να κλείνουν γραφεία μέσω δημόσιας ιστοσελίδας;
Η κράτηση με αυτοεξυπηρέτηση μειώνει τον φόρτο της υποδοχής. Το WEMASY περιλαμβάνει δημιουργό ιστοσελίδων, όπου οι επωνυμίες coworking δημοσιεύουν διαθεσιμότητα γραφείων και σελίδες συνδρομής σε ένα συνδεδεμένο σύστημα.
Πώς βοηθά το λογισμικό κράτησης γραφείων στη συρρίκνωση του γραφείου;
Οι αναφορές χρήσης δείχνουν τη μέση ημερήσια πληρότητα σε σχέση με τον συνολικό αριθμό γραφείων. Οι υπεύθυνοι χρησιμοποιούν αυτά τα δεδομένα για να μειώσουν με σιγουριά τον χώρο που νοικιάζουν, αντί να μαντεύουν πόσες θέσεις χρειάζονται πραγματικά.
Πρέπει η κράτηση γραφείων να συνδέεται με τον προγραμματισμό αιθουσών και εξοπλισμού;
Τα ενιαία εργαλεία χώρου εργασίας μειώνουν την εναλλαγή εφαρμογών. Το λογισμικό προγραμματισμού πόρων καλύπτει την ενοποιημένη προσέγγιση όταν τα γραφεία είναι ένα στοιχείο ενός μεγαλύτερου κοινού αποθέματος.