Η πρώτη σου μέρα σε έναν νέο χώρο coworking ξεκινά στην υποδοχή με μια ξενάγηση. Ο υπεύθυνος δείχνει ένα ανοιχτό τραπέζι δίπλα στο παράθυρο. Μέχρι την Πέμπτη, κάθε θέση στο παράθυρο έχει πιαστεί πριν τελειώσεις τον πρωινό σου καφέ, εκτός αν έκλεισες από πριν.
Σε αυτή τη μετάβαση από το χαλαρό στο ανταγωνιστικό μπαίνει η κράτηση hot desk. Η κράτηση hot desk είναι η δέσμευση ενός μη ανατεθειμένου γραφείου για συγκεκριμένη ημερομηνία σε περιβάλλον hot desking. Hot desking σημαίνει ότι κανείς δεν έχει μόνιμη θέση. Η κράτηση hot desk προσθέτει μια επίσημη διεκδίκηση, ώστε να ξέρεις ότι σε περιμένει μια θέση όταν η ζήτηση ξεπερνά την προσφορά. Δες πώς δουλεύει η κράτηση hot desk και ποιοι βασίζονται περισσότερο σε αυτήν.
Τι είναι η κράτηση hot desk;
Η κράτηση hot desk είναι μια χρονικά περιορισμένη δέσμευση μιας κοινόχρηστης θέσης εργασίας. Διαλέγεις ημερομηνία, μερικές φορές και χρονικό παράθυρο, και επιβεβαιώνεις ένα γραφείο ή μια ζώνη πριν φτάσεις. Η κράτηση εμποδίζει κάποιον άλλο να πάρει την ίδια θέση για εκείνο το διάστημα.
Το καθαρό hot desking χωρίς κράτηση βασίζεται στη σειρά προτεραιότητας. Αυτό δουλεύει όταν η πληρότητα μένει χαμηλή. Η κράτηση hot desk γίνεται απαραίτητη όταν τα μέλη ή οι υπάλληλοι ανταγωνίζονται για προτιμώμενες περιοχές, οθόνες ή ήσυχες ζώνες.
Οι χώροι coworking, τα γραφεία με υπηρεσίες και οι υβριδικοί εταιρικοί όροφοι χρησιμοποιούν όλοι κράτηση hot desk. Το περιβάλλον αλλάζει. Η λογική μένει ίδια: οι κοινόχρηστες θέσεις χρειάζονται δίκαιο τρόπο κατανομής.
Γιατί η κράτηση hot desk είναι καλύτερη από το να έρχεσαι χωρίς κράτηση
Το hot desking χωρίς κράτηση φέρνει καθημερινή αβεβαιότητα. Τα μέλη χάνουν χρόνο γυρίζοντας τον όροφο. Το προσωπικό δεν μπορεί να προβλέψει έσοδα ή ανάγκες καθαρισμού. Οι τακτικοί επισκέπτες απογοητεύονται όταν χάνονται τα αγαπημένα τους σημεία.
Η κράτηση hot desk δίνει σε όλους ίση πρόσβαση μέσα από το ίδιο κανάλι κρατήσεων. Κλείνεις από εφαρμογή, από kiosk ή από πύλη μελών. Η προτεραιότητα πηγαίνει στις επιβεβαιωμένες κρατήσεις και όχι σε όποιον φτάνει πρώτος.
Οι διαχειριστές παίρνουν προβλέψιμα δεδομένα πληρότητας. Οι ομάδες marketing ξέρουν ποιες μέρες χρειάζονται προσφορές. Η διαχείριση κτιρίου προγραμματίζει τον καθαρισμό με βάση τον επιβεβαιωμένο αριθμό ατόμων και όχι εικασίες.
Η κράτηση hot desk στην πράξη
1. Διάλεξε ημερομηνία και διάρκεια
Κλείσε ολόκληρη μέρα, μισή μέρα ή ωριαία μπλοκ, ανάλογα με τους κανόνες του διαχειριστή. Τα ωριαία μοντέλα ταιριάζουν σε όσους περνούν χωρίς πρόγραμμα. Τα μπλοκ ολόκληρης ημέρας ταιριάζουν σε εταιρικά υβριδικά προγράμματα.
2. Διάλεξε ζώνη ή συγκεκριμένο γραφείο
Κάποιοι χώροι σου επιτρέπουν να κλείσεις μια ήσυχη κάψουλα. Άλλοι αναθέτουν ακριβείς αριθμούς γραφείων σε χάρτη. Οι ετικέτες εξοπλισμού σε βοηθούν να βρεις γραφεία όρθιας εργασίας ή ρυθμίσεις με διπλές οθόνες.
3. Κάνε check-in όταν φτάσεις
Σκάναρε έναν κωδικό ή πάτα check-in στην εφαρμογή. Τα no-show αποδεσμεύουν το γραφείο μετά από περίοδο χάριτος, ώστε όσοι έρχονται χωρίς κράτηση να χρησιμοποιήσουν τον χώρο.
4. Πρόσθεσε κρατήσεις αιθουσών αν χρειάζεται
Πολλά μέλη hot desk χρειάζονται και καμπίνες τηλεφώνου ή αίθουσες συσκέψεων. Η συνδυασμένη κράτηση κρατά ολόκληρη τη μέρα σου στο γραφείο σε μία ροή, μαζί με την κράτηση αίθουσας συσκέψεων.
Σε μεγάλη κλίμακα, η κράτηση hot desk τρέχει μέσα από ένα σύστημα κράτησης hot desk με ενσωματωμένες πολιτικές, πληρωμές και όρια μελών. Οι εταιρικές ομάδες ξεκινούν συχνά από τις έννοιες της κράτησης γραφείου πριν υιοθετήσουν πλήρη κουλτούρα hot desking.
Συχνές ερωτήσεις
Η κράτηση hot desk είναι μόνο για χώρους coworking;
Το coworking διέδωσε τον όρο, αλλά τα εταιρικά υβριδικά γραφεία χρησιμοποιούν το ίδιο μοντέλο όταν αφαίρεσαν τις σταθερές αναθέσεις. Κάθε χώρος εργασίας με μη ανατεθειμένες θέσεις και μεταβλητή καθημερινή παρουσία μπορεί να χρησιμοποιήσει κράτηση hot desk.
Πώς διαφέρει η κράτηση hot desk από το hoteling;
Το hoteling σημαίνει συνήθως να κλείνεις γραφείο από πριν για μια προγραμματισμένη μέρα στο γραφείο. Το hot desking τονίζει τις κοινόχρηστες θέσεις χωρίς ιδιοκτησία. Στην πράξη, η κράτηση hot desk και το hoteling περιγράφουν σχεδόν το ίδιο βήμα κράτησης με διαφορετικές πολιτισμικές ετικέτες.
Μπορεί η κράτηση hot desk να περιορίσει πόσες μέρες κλείνει ένα μέλος τον μήνα;
Τα επίπεδα συνδρομής περιλαμβάνουν συχνά μηνιαίο όριο γραφείου. Το λογισμικό επιβάλλει αυτόματα τα όρια, ώστε τα ευέλικτα μέλη να μην καταναλώνουν απεριόριστη χωρητικότητα στο φθηνότερο πακέτο.
Πώς δημοσιεύουν οι χώροι coworking την κράτηση hot desk online;
Οι πύλες μελών και οι δημόσιες σελίδες ημερήσιων καρτών φέρνουν έσοδα με αυτοεξυπηρέτηση. Το WEMASY περιλαμβάνει δημιουργό ιστοσελίδων, όπου οι διαχειριστές καταχωρίζουν πακέτα και ενσωματώνουν ροές κρατήσεων στην ιστοσελίδα marketing τους.
Τι γίνεται όταν ένα κλεισμένο hot desk μένει αχρησιμοποίητο;
Οι πολιτικές αυτόματης αποδέσμευσης ελευθερώνουν τη θέση μετά από προθεσμία check-in. Το λογισμικό κράτησης γραφείων χειρίζεται τον χρόνο αποδέσμευσης και τις ειδοποιήσεις χωρίς παρέμβαση της υποδοχής.
Πρέπει η κράτηση hot desk να περιλαμβάνει κρατήσεις ντουλαπιών ή αποθήκευσης;
Τα ντουλάπια είναι ακόμα ένας κοινός πόρος με περιορισμένη προσφορά. Ο προγραμματισμός πόρων εξηγεί πώς διαχειρίζεσαι γραφεία, ντουλάπια και εξοπλισμό σε έναν συντονισμένο κατάλογο.