Η υποδοχή σου τρέχει ακόμα με ένα πρόχειρο χαρτί, ενώ οι κρατήσεις στοιβάζονται από τρία διαφορετικά κανάλια; Η βραδινή αιχμή ξεκινά σε μία ώρα και κανείς δεν μπορεί να σου πει ποια τραπέζια είναι πραγματικά ελεύθερα και ποια απλώς φαίνονται άδεια από την άλλη άκρη της σάλας.
Το λογισμικό διαχείρισης τραπεζιών εστιατορίου λύνει αυτό το πρόβλημα ορατότητας. Είναι μια εξειδικευμένη εφαρμογή για σάλες, που συνδυάζει σε μία διεπαφή παρακολούθηση κρατήσεων, ζωντανούς χάρτες σάλας, ουρές αναμονής και δεδομένα χρόνου εναλλαγής. Σε αντίθεση με τα γενικά εργαλεία προγραμματισμού, καταλαβαίνει μεγέθη παρέας, συνδυασμούς τραπεζιών, διάρκειες γευμάτων και τον ρυθμό της εξυπηρέτησης σε εστιατόριο. Δες τι κάνει το λογισμικό διαχείρισης τραπεζιών εστιατορίου και πώς καταλαβαίνεις αν το χρειάζεται η σάλα σου.
Τι είναι το λογισμικό διαχείρισης τραπεζιών εστιατορίου;
Το λογισμικό διαχείρισης τραπεζιών εστιατορίου είναι ένα πρόγραμμα φτιαγμένο για να διαχειρίζεται τις λειτουργίες καθισμάτων σε χώρο εστίασης. Χαρτογραφεί τα φυσικά σου τραπέζια, καταγράφει κρατήσεις, παρακολουθεί την κατάσταση κάθε τραπεζιού στη βάρδια και βοηθά τους υπεύθυνους υποδοχής να τοποθετούν πελάτες χωρίς κράτηση δίπλα στις κλεισμένες παρέες χωρίς συγκρούσεις.
Το λογισμικό συνδέεται με την ευρύτερη ροή διαχείρισης κρατήσεων. Οι online κρατήσεις, οι τηλεφωνικές κρατήσεις και οι καταχωρίσεις πελατών χωρίς κράτηση εμφανίζονται όλες στην ίδια εικόνα σάλας. Το προσωπικό ενημερώνει την κατάσταση των τραπεζιών καθώς οι πελάτες φτάνουν, παραγγέλνουν, τελειώνουν και φεύγουν.
Πώς διαφέρει από ένα απλό εργαλείο κρατήσεων
Ένα εργαλείο κρατήσεων απαντά στο "ποιος έρχεται στις 7 μ.μ.;". Το λογισμικό διαχείρισης τραπεζιών εστιατορίου απαντά στο "πού τον τοποθετώ, τι είναι διαθέσιμο τώρα και πότε ανοίγει το επόμενο τραπέζι;". Αυτό το ζωντανό επίπεδο λειτουργίας είναι αυτό που πληρώνουν τα εστιατόρια.
Τα απλά εργαλεία δεν έχουν και χαρακτηριστικά ειδικά για εστιατόρια, όπως ένωση τραπεζιών, προτιμήσεις τμημάτων, ελέγχους ρυθμού για το φορτίο της κουζίνας και στατιστικά χρόνου εναλλαγής. Ένα σύστημα διαχείρισης τραπεζιών φτιαγμένο για τη φιλοξενία τα περιλαμβάνει από προεπιλογή.
Χαρακτηριστικά που πρέπει να αξιολογήσουν τα εστιατόρια
1. Δημιουργός προσαρμοσμένης κάτοψης
Σχεδίασε την πραγματική σου διάταξη με ακριβή μεγέθη και θέσεις τραπεζιών. Ενημέρωσε την κάτοψη όταν αλλάζεις τα έπιπλα ή προσθέτεις ένα τμήμα βεράντας.
2. Ενοποίηση κρατήσεων και πελατών χωρίς κράτηση
Δες τις κλεισμένες παρέες και τους πελάτες της λίστας αναμονής σε ένα χρονοδιάγραμμα. Ανάθεσε τραπέζια χωρίς να αλλάζεις οθόνες.
3. Σημειώσεις και προτιμήσεις πελατών
Κατάγραψε αλλεργίες, αιτήματα για θέση, αφορμές γιορτής και ιστορικό επισκέψεων. Οι σημειώσεις εμφανίζονται όταν φτάνει ο πελάτης, ώστε οι σερβιτόροι να προετοιμάζονται πριν τον καλωσορίσουν.
4. Έλεγχοι ρυθμού και χωρητικότητας
Όρισε όριο κρατήσεων ανά παράθυρο 15 λεπτών, ώστε να ταιριάζει με την παραγωγή της κουζίνας. Μην αφήνεις το βιβλίο κρατήσεων να υπόσχεται περισσότερα κουβέρ από όσα μπορεί να σερβίρει η κουζίνα.
5. Αναφορές για εναλλαγές και no-show
Παρακολούθησε κουβέρ ανά βάρδια, μέσο χρόνο εναλλαγής, ποσοστό no-show και έσοδα ανά τραπέζι. Τα δεδομένα οδηγούν αποφάσεις για προσωπικό και πολιτική κρατήσεων.
Πώς διαλέγεις το σωστό για τη σάλα σου
Ταίριαξε το λογισμικό με το στυλ εξυπηρέτησής σου. Μια σάλα υψηλής γαστρονομίας με μεγάλες διάρκειες χρειάζεται δυνατή παρακολούθηση διάρκειας. Ένα γρήγορο καζουάλ μαγαζί με γρήγορη εναλλαγή χρειάζεται εργαλεία λίστας αναμονής με έμφαση στην ταχύτητα. Ένας χώρος με πολλές σάλες χρειάζεται διαχείριση τμημάτων και ορατότητα ανάμεσα στις σάλες.
Ξεκίνα καταγράφοντας την τρέχουσα ροή της σάλας για μία εβδομάδα. Μέτρησε πόσες φορές ο υπεύθυνος υποδοχής κάνει λάθος στην τοποθέτηση ή δίνει λάθος χρόνο αναμονής. Αν τα λάθη γίνονται καθημερινά, το λογισμικό ξεπληρώνεται γρήγορα.
Για μια ευρύτερη ματιά στην κατηγορία λογισμικού πέρα από τα εργαλεία ειδικά για εστιατόρια, διάβασε το τι είναι το λογισμικό διαχείρισης τραπεζιών. Αυτό το κεφάλαιο καλύπτει πώς εφαρμόζεται ο όρος στη φιλοξενία και στους χώρους εκδηλώσεων.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι το λογισμικό διαχείρισης τραπεζιών εστιατορίου το ίδιο με ένα σύστημα POS;
Είναι διαφορετικά εργαλεία που μπορούν να ενσωματωθούν. Τα συστήματα POS χειρίζονται παραγγελίες και πληρωμές. Το λογισμικό διαχείρισης τραπεζιών χειρίζεται καθίσματα και κρατήσεις. Κάποια προϊόντα POS περιλαμβάνουν βασικές ενότητες κρατήσεων, αλλά τα εξειδικευμένα εργαλεία προσφέρουν συνήθως βαθύτερη διαχείριση σάλας.
Πόση εκπαίδευση χρειάζονται οι υπεύθυνοι υποδοχής σε νέο λογισμικό διαχείρισης τραπεζιών;
Οι περισσότεροι νιώθουν άνετα σε μία ή δύο βάρδιες, αν η κάτοψη ταιριάζει με τον φυσικό χώρο. Κάνε δοκιμαστική βάρδια πριν ξεκινήσεις σε μια γεμάτη βραδιά. Κράτα χάρτινο αντίγραφο για την πρώτη εβδομάδα, για την περίπτωση τεχνικών προβλημάτων.
Μπορεί το λογισμικό διαχείρισης τραπεζιών εστιατορίου να μειώσει τα no-show;
Τα ενσωματωμένα μηνύματα υπενθύμισης και η είσπραξη προκαταβολής στην κράτηση μειώνουν τις χαμένες κρατήσεις. Το λογισμικό που επισημαίνει τους επαναλαμβανόμενους παραβάτες βοηθά τους υπεύθυνους να εφαρμόζουν με συνέπεια τις πολιτικές no-show.
Να δέχεται το εστιατόριό μου κρατήσεις από την ιστοσελίδα του;
Οι online κρατήσεις πιάνουν κρατήσεις εκτός ωρών τηλεφώνου και μειώνουν τον φόρτο της υποδοχής. Το WEMASY σου επιτρέπει να φτιάξεις σελίδα κρατήσεων με τον δημιουργό ιστοσελίδων και να τη συνδέσεις με την καθημερινή σου ροή κρατήσεων.
Ποιο μέγεθος εστιατορίου ωφελείται περισσότερο από λογισμικό διαχείρισης τραπεζιών;
Τα εστιατόρια με 25 ή περισσότερα τραπέζια και τακτικό όγκο κρατήσεων βλέπουν την ταχύτερη απόδοση. Τα μικρότερα καφέ με κίνηση κυρίως χωρίς κράτηση μπορεί να χρειάζονται μόνο μια απλή λίστα αναμονής. Αξιολόγησε με βάση τη συχνότητα των λαθών, όχι μόνο τον αριθμό τραπεζιών.
Πώς αξιολογώ τις επιλογές λογισμικού διαχείρισης τραπεζιών εστιατορίου;
Δοκίμασε τον δημιουργό κάτοψης, τον συγχρονισμό κρατήσεων, τα εργαλεία λίστας αναμονής και τις αναφορές κατά τη διάρκεια μιας δωρεάν δοκιμής. Το blog μας για το τι να ψάξεις σε ένα σύστημα κρατήσεων παραθέτει γενικά κριτήρια αξιολόγησης που ισχύουν και για τα εργαλεία εστιατορίων.