Ο υπεύθυνος υποδοχής σου διαχειρίζεται 42 τραπέζια σε δύο σάλες. Μια συνηθισμένη Παρασκευή, 65 κρατήσεις μπαίνουν πριν τις 5 μ.μ. Οι πελάτες χωρίς κράτηση γεμίζουν τα κενά. Τρεις παρέες περιμένουν, δύο τραπέζια έχουν κολλήσει στο επιδόρπιο και μια κράτηση φτάνει 20 λεπτά νωρίτερα. Μία οθόνη πρέπει να λέει την αλήθεια για όλα.
Αυτή τη μία πηγή αλήθειας τη δίνει ένα σύστημα διαχείρισης τραπεζιών. Ένα σύστημα διαχείρισης τραπεζιών είναι ένα ψηφιακό εργαλείο που χαρτογραφεί την κάτοψή σου, παρακολουθεί την κατάσταση κάθε τραπεζιού σε πραγματικό χρόνο, συνδέει τις κρατήσεις με φυσικά καθίσματα και βοηθά τους υπεύθυνους υποδοχής να εκτιμούν σωστά τους χρόνους αναμονής. Μετατρέπει την τέχνη της διαχείρισης τραπεζιών σε κοινή εικόνα που κάθε εργαζόμενος διαβάζει με μια ματιά. Δες τι κάνουν αυτά τα συστήματα και πότε το χρειάζεται το εστιατόριό σου.
Τι είναι το σύστημα διαχείρισης τραπεζιών;
Ένα σύστημα διαχείρισης τραπεζιών είναι λογισμικό που δείχνει τη διάταξη της σάλας σου και ενημερώνει την κατάσταση των τραπεζιών καθώς προχωρά η βάρδια. Οι υπεύθυνοι υποδοχής βλέπουν ποια τραπέζια είναι ελεύθερα, ποια κρατημένα, ποια στη μέση του γεύματος και ποια κοντά στον λογαριασμό. Οι κρατήσεις από τηλέφωνο, πελάτες χωρίς κράτηση και web εμφανίζονται στην ίδια οθόνη.
Το σύστημα αντικαθιστά τα χειρόγραφα διαγράμματα και τις προφορικές ενημερώσεις ανάμεσα στην υποδοχή και τους υπεύθυνους σάλας. Αντί να φωνάζουν από άκρη σε άκρη, οι εργαζόμενοι κοιτάζουν έναν πίνακα ελέγχου. Αντί να σβήνουν και να ξαναγράφουν ονόματα, πατούν ένα τραπέζι για να αλλάξουν την κατάστασή του.
Ποια χαρακτηριστικά μετράνε περισσότερο
1. Διαδραστική κάτοψη
Η πραγματική διάταξη των τραπεζιών σου εμφανίζεται στην οθόνη με αριθμούς, χωρητικότητες και ετικέτες τμημάτων. Η τοποθέτηση με μεταφορά και απόθεση βοηθά τους υπεύθυνους να αναθέτουν γρήγορα τις παρέες.
2. Ενημερώσεις κατάστασης σε πραγματικό χρόνο
Τα τραπέζια αλλάζουν χρώμα ή ετικέτα καθώς περνούν από διαθέσιμο σε κατειλημμένο και σε καθάρισμα. Οι υπεύθυνοι βλέπουν τα σημεία συμφόρησης χωρίς να γυρίζουν όλη τη σάλα.
3. Ενσωμάτωση κρατήσεων
Οι κρατήσεις από τη ροή της διαχείρισης κρατήσεων εμφανίζονται στην κάτοψη την κατάλληλη ώρα. Ο υπεύθυνος δεν ξαναπληκτρολογεί δεδομένα που το σύστημα κρατήσεων έχει ήδη καταγράψει.
4. Διαχείριση λίστας αναμονής
Οι παρέες χωρίς κράτηση μπαίνουν σε ψηφιακή ουρά με χρόνους αναμονής που βασίζονται σε πραγματικά δεδομένα εναλλαγής, όχι σε εικασίες.
5. Στατιστικά χρόνου εναλλαγής
Τα ιστορικά δεδομένα δείχνουν τη μέση διάρκεια γεύματος ανά ημέρα, μέγεθος παρέας και τμήμα. Καλύτερες εκτιμήσεις σημαίνουν λιγότερες θυμωμένες αναμονές και λιγότερα άδεια τραπέζια.
Πότε να περάσεις από το χαρτί σε σύστημα
Το χαρτί και το στυλό δουλεύουν όταν έχεις λίγα τραπέζια και ξέρεις κάθε τακτικό πελάτη με το όνομά του. Το σημείο καμπής έρχεται συνήθως με ένα από αυτά τα σημάδια: περισσότερα από 30 τραπέζια, περισσότερες από 40 κρατήσεις ανά βάρδια, πολλές σάλες ή συχνές συγκρούσεις ανάμεσα σε κρατήσεις και πελάτες χωρίς κράτηση.
Ένα σύστημα διαχείρισης τραπεζιών μειώνει και τον χρόνο εκπαίδευσης. Οι νέοι υπεύθυνοι υποδοχής μαθαίνουν την ψηφιακή κάτοψη σε μία βάρδια, αντί να απομνημονεύουν τη χειρόγραφη στενογραφία ενός διευθυντή.
Τα εστιατόρια που αξιολογούν εργαλεία μπορούν να συγκρίνουν επιλογές στο κεφάλαιό μας για το λογισμικό διαχείρισης τραπεζιών εστιατορίου, που εξηγεί πώς διαφέρουν τα εξειδικευμένα εργαλεία φιλοξενίας από τα γενικά συστήματα κρατήσεων.
Συχνές ερωτήσεις
Αντικαθιστά ένα σύστημα διαχείρισης τραπεζιών το σύστημα κρατήσεων;
Όχι. Τα συστήματα κρατήσεων χειρίζονται τις κρατήσεις πριν τη βάρδια. Τα συστήματα διαχείρισης τραπεζιών χειρίζονται τη ζωντανή τοποθέτηση την ώρα της βάρδιας. Οι καλύτερες ρυθμίσεις συνδέουν και τα δύο, ώστε τα δεδομένα κρατήσεων να περνούν αυτόματα στην κάτοψη.
Πόσα κουβέρ μπορώ να διαχειριστώ χωρίς σύστημα διαχείρισης τραπεζιών;
Πολλά μικρά εστιατόρια με λιγότερα από 20 τραπέζια τα βγάζουν πέρα με μια λίστα κρατήσεων και ένα χειρόγραφο διάγραμμα σάλας. Όταν εξυπηρετείς τακτικά περισσότερα από 80 κουβέρ ανά βάρδια με μικτές κρατήσεις και πελάτες χωρίς κράτηση, η ψηφιακή παρακολούθηση ξεπληρώνεται με λιγότερα λάθη.
Μπορεί ένα σύστημα διαχείρισης τραπεζιών να αποτρέψει τη διπλή κράτηση;
Όταν οι κρατήσεις συνδέονται με συγκεκριμένα τραπέζια ή τμήματα, το σύστημα μπλοκάρει την ανάθεση ενός κρατημένου τραπεζιού σε δεύτερη παρέα. Έτσι αποτρέπεται η διπλή κράτηση στη σάλα, ακόμα κι όταν η λίστα κρατήσεων φαίνεται σωστή.
Να αφήνω τους πελάτες να κλείνουν τραπέζι από την ιστοσελίδα μου;
Οι online κρατήσεις μειώνουν τα τηλεφωνήματα και γεμίζουν τραπέζια τις ώρες χαμηλής κίνησης. Το WEMASY σου επιτρέπει να προσθέσεις σελίδα κρατήσεων στην ιστοσελίδα του εστιατορίου σου μέσα από τον δημιουργό ιστοσελίδων, ώστε οι κρατήσεις από το web να συνδέονται με το καθημερινό σου πρόγραμμα.
Ποια δεδομένα να ελέγχω μετά από κάθε βάρδια;
Δες τον μέσο χρόνο εναλλαγής, τον αριθμό των no-show, το ποσοστό μετατροπής της λίστας αναμονής και τα τραπέζια που έμειναν άδεια περισσότερη ώρα. Τα εβδομαδιαία μοτίβα δείχνουν αν χρειάζεσαι περισσότερες κρατήσεις, ταχύτερη εναλλαγή ή διαφορετικές αναθέσεις τμημάτων.
Πώς διαφέρει το σύστημα διαχείρισης τραπεζιών από το λογισμικό διαχείρισης τραπεζιών;
Οι όροι επικαλύπτονται στην καθημερινή χρήση. Κάποιες επιχειρήσεις λένε "σύστημα" για ολόκληρη τη συνδεδεμένη ρύθμιση και "λογισμικό" για την ίδια την εφαρμογή. Το κεφάλαιό μας για το λογισμικό διαχείρισης τραπεζιών ξεκαθαρίζει τα χαρακτηριστικά που πρέπει να αξιολογήσεις.