Ποιος στέλνει σήμερα τις υπενθυμίσεις σου; Η υπάλληλος της υποδοχής ανάμεσα σε δύο check-in ή κανείς, γιατί η μέρα έγινε πολύ φορτωμένη; Όταν οι υπενθυμίσεις εξαρτώνται από όποιον έχει ελεύθερο χέρι, οι πελάτες με απογευματινά ραντεβού συχνά δεν ακούν τίποτα.
Η εφαρμογή υπενθύμισης ραντεβού βγάζει αυτό το λαχείο από τη μέση. Το λογισμικό υπενθύμισης παρακολουθεί το πρόγραμμά σου και στέλνει μηνύματα στις ώρες που ορίζεις. Συνήθως συνδέεται με το ημερολόγιο κρατήσεων, τραβά τα στοιχεία επικοινωνίας των πελατών και εφαρμόζει τα πρότυπα που έχεις ήδη φτιάξει. Δες πώς να τη χρησιμοποιήσεις χωρίς να δημιουργήσεις δεύτερο πρόγραμμα που πρέπει να συντηρεί το προσωπικό σου.
Τι κάνει μια εφαρμογή υπενθύμισης ραντεβού
Οι εφαρμογές υπενθύμισης κάθονται ανάμεσα στο ημερολόγιό σου και στα κανάλια μηνυμάτων σου. Όταν επιβεβαιώνεται μια κράτηση, η εφαρμογή βάζει σε ουρά υπενθυμίσεις για αργότερα. Όταν έρθει η ώρα, στέλνει SMS ή email χωρίς χειροκίνητη ενέργεια.
Τα περισσότερα λογισμικά υπενθύμισης καταγράφουν και την κατάσταση παράδοσης. Βλέπεις ποια μηνύματα παραδόθηκαν, ποια επέστρεψαν και ποιοι πελάτες επιβεβαίωσαν μέσω συνδέσμου απάντησης.
Κάποιες εφαρμογές είναι αυτόνομες. Άλλες είναι ενότητες μέσα σε ευρύτερα εργαλεία προγραμματισμού. Οι αυτόνομες εφαρμογές ταιριάζουν όταν έχεις ήδη ημερολόγιο αλλού. Το ενσωματωμένο λογισμικό υπενθύμισης μειώνει τα λάθη συγχρονισμού, γιατί οι κρατήσεις και τα μηνύματα μοιράζονται μία βάση δεδομένων.
Πώς να ρυθμίσεις μια εφαρμογή υπενθύμισης ραντεβού
Βήμα πρώτο: σύνδεσε το ημερολόγιο ή το σύστημα προγραμματισμού σου. Εισήγαγε τις υπάρχουσες κρατήσεις ή ξεκίνα από την αρχή, ώστε κάθε μελλοντικό ραντεβού να μπαίνει αυτόματα στην ουρά υπενθυμίσεων.
Βήμα δεύτερο: εισήγαγε ή έλεγξε τους αριθμούς τηλεφώνου και τα email των πελατών. Οι άκυροι αριθμοί σπαταλούν αποστολές και εκνευρίζουν πελάτες που δεν παίρνουν ποτέ ειδοποίηση.
Βήμα τρίτο: πρόσθεσε τα πρότυπά σου από το πώς να φτιάξεις πρότυπο υπενθύμισης ραντεβού. Αντιστοίχισε τα πεδία με τα στοιχεία της κράτησης, ώστε τα ονόματα και οι ώρες να συμπληρώνονται σωστά.
Βήμα τέταρτο: όρισε τις ώρες αποστολής. Συνηθισμένες επιλογές είναι εβδομήντα δύο ώρες, είκοσι τέσσερις ώρες και δύο ώρες πριν την έναρξη. Προσάρμοσέ τες με βάση τα μοτίβα no-show που βλέπεις.
Βήμα πέμπτο: τρέξε δοκιμαστικές κρατήσεις με τα δικά σου στοιχεία επικοινωνίας. Έλεγξε τη μορφή, τους συνδέσμους και τη ζώνη ώρας πριν οι πελάτες πάρουν πραγματικά μηνύματα.
Πώς να χρησιμοποιείς τις εφαρμογές υπενθύμισης χωρίς να πνίγεις τους πελάτες
Βάλε όριο στον αριθμό μηνυμάτων ανά ραντεβού. Τρεις καλά κατανεμημένες υπενθυμίσεις νικούν έξι διπλές το ίδιο πρωί.
Σεβάσου άμεσα τα αιτήματα διαγραφής. Οι πελάτες που αρνούνται τα SMS μπορεί να θέλουν ακόμα email, ή τίποτα αν έχουν αρνηθεί εντελώς.
Δες τις αναφορές κάθε μήνα. Αυξανόμενα ποσοστά επιστροφής ή πτώση στις επιβεβαιώσεις δείχνουν κούραση από τα πρότυπα ή κακά στοιχεία επικοινωνίας.
Οι εφαρμογές υπενθύμισης δουλεύουν καλύτερα πάνω στη βάση προγραμματισμού του τι είναι το λογισμικό προγραμματισμού ραντεβού. Όταν είσαι έτοιμος για πλήρη αυτοματισμό, διάβασε μετά το τι είναι ένα αυτόματο σύστημα υπενθύμισης ραντεβού.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζομαι ξεχωριστή εφαρμογή υπενθύμισης αν έχω ήδη λογισμικό προγραμματισμού;
Πολλά εργαλεία προγραμματισμού έχουν ενσωματωμένες υπενθυμίσεις. Μια ξεχωριστή εφαρμογή υπενθύμισης έχει νόημα όταν το ημερολόγιό σου ζει σε ένα μέρος και τα χαρακτηριστικά μηνυμάτων είναι αδύναμα. Απόφυγε τις διπλές αποστολές, απενεργοποιώντας τις υπενθυμίσεις σε ένα από τα δύο συστήματα.
Μπορούν οι εφαρμογές υπενθύμισης να στέλνουν και SMS και email για το ίδιο ραντεβού;
Οι ακολουθίες πολλών καναλιών είναι συνηθισμένες. Το email μεταφέρει τις μακριές οδηγίες προετοιμασίας, ενώ το SMS στέλνει ένα σύντομο μήνυμα της ίδιας μέρας. Άφησε τους πελάτες να διαλέξουν κανάλι όταν γίνεται, για να μειώσεις τις διπλές ειδοποιήσεις.
Πώς χειρίζονται οι εφαρμογές υπενθύμισης τα ραντεβού που αλλάζουν ώρα;
Ένα καλά ενσωματωμένο λογισμικό υπενθύμισης ακυρώνει τα εκκρεμή μηνύματα για την παλιά ώρα και προγραμματίζει νέα όταν αλλάζει η κράτηση. Δοκίμασε τις ροές αλλαγής ώρας κατά τη ρύθμιση, γιατί οι παλιές υπενθυμίσεις μπερδεύουν γρήγορα τους πελάτες.
Μπορώ να τρέξω εφαρμογές υπενθύμισης με κρατήσεις από την ιστοσελίδα μου στο WEMASY;
Σύνδεσε τη ροή υπενθυμίσεων με το ίδιο ημερολόγιο που δέχεται τις online κρατήσεις. Το WEMASY σου επιτρέπει να δημοσιεύεις σελίδες προγραμματισμού μέσω του δημιουργού ιστοσελίδων, ώστε οι κρατήσεις από την ιστοσελίδα να τροφοδοτούν την ουρά υπενθυμίσεων που παρακολουθεί η εφαρμογή σου.
Υπάρχουν νομικοί κανόνες για την αποστολή SMS υπενθύμισης ραντεβού;
Οι επιχειρήσεις χρειάζονται γενικά συναίνεση πριν στείλουν διαφημιστικό περιεχόμενο με SMS. Οι υπενθυμίσεις για υπάρχοντα ραντεβού ακολουθούν άλλους κανόνες από τα διαφημιστικά μηνύματα. Κατάγραψε τη συναίνεση τη στιγμή της κράτησης και βάλε διατύπωση διαγραφής στα πρότυπα.
Τι να διαβάσω αφού ρυθμίσω μια εφαρμογή υπενθύμισης;
Συνέχισε με το πώς να στέλνεις μηνύματα υπενθύμισης ραντεβού για λεπτομέρειες αποστολής. Οι ομάδες υγείας πρέπει να διαβάσουν και το τι είναι ένα σύστημα υπενθύμισης ραντεβού ασθενών.