Μια αυστηρή ειδοποίηση καθυστέρησης μένει αδιάβαστη στο inbox για μία εβδομάδα. Ένα ήπιο μήνυμα για το ίδιο ποσό πληρώνεται το ίδιο απόγευμα. Ίδιος πελάτης, ίδιο τιμολόγιο, άλλη διατύπωση.
Ένα μήνυμα ευγενικής υπενθύμισης πληρωμής υποθέτει ότι ο πελάτης θέλει να πληρώσει, αλλά έχασε την προθεσμία ή ξέχασε το τιμολόγιο. Αποφεύγει τις απειλές, τα θέματα με κεφαλαία και τη γλώσσα που μοιάζει με εταιρεία είσπραξης. Ο τόνος αυτός μετράει ιδιαίτερα για επιχειρήσεις υπηρεσιών, δημιουργικούς ελεύθερους επαγγελματίες και μάρκες φιλοξενίας, όπου η σχέση κρατά πιο πολύ από μία συναλλαγή. Δες πώς να γράψεις ευγενική υπενθύμιση πληρωμής που δουλεύει.
Τι κάνει ευγενική μια υπενθύμιση πληρωμής
Υπόθεσε καλή πρόθεση. Ξεκίνα με διατύπωση που βλέπει το ληξιπρόθεσμο υπόλοιπο ως παράλειψη και όχι ως άρνηση. Το "Παρατηρήσαμε ότι το τιμολόγιό σου είναι ακόμα ανοιχτό" είναι καλύτερο από το "Δεν πλήρωσες".
Κράτα το θέμα ουδέτερο. Το "Φιλική υπενθύμιση: τιμολόγιο 1042" ή "Μια γρήγορη σημείωση για την προκαταβολή σου" αποφεύγει λέξεις συναγερμού που φέρνουν άμεση διαγραφή.
Πρόσφερε βοήθεια μαζί με το αίτημα. Το "Απάντησε αν χρειάζεσαι αντίγραφο του τιμολογίου ή θέλεις να αλλάξεις το πρόγραμμα πληρωμής" δείχνει ότι είσαι προσιτός και όχι αντίπαλος.
Γράψε τα γεγονότα χωρίς στολίδια. Ποσό, ημερομηνία πληρωμής και αριθμός αναφοράς αρκούν. Η συναισθηματική γλώσσα για το πώς η καθυστέρηση επηρεάζει την επιχείρησή σου σπάνια επιταχύνει την πληρωμή.
Πώς να γράψεις μήνυμα ευγενικής υπενθύμισης πληρωμής
Πρώτη επαφή πριν από τη λήξη: "Γεια σου Morgan, μια γρήγορη σημείωση ότι το υπόλοιπό σου των $85 για το εργαστήριο της 20ής Μαρτίου οφείλεται στις 15 Μαρτίου. Μπορείς να πληρώσεις εδώ: [σύνδεσμος]. Πες μας αν κάτι δεν φαίνεται σωστό."
Δεύτερη επαφή μετά τη λήξη: "Θέλαμε να σε ρωτήσουμε για το τιμολόγιο 1042 των $85, που έληγε στις 15 Μαρτίου. Όποτε έχεις χρόνο, μπορείς να ολοκληρώσεις την πληρωμή εδώ: [σύνδεσμος]. Χαρά μας να ξαναστείλουμε το αρχικό τιμολόγιο αν βοηθά."
Τρίτη επαφή με ήπια προθεσμία: "Δεν έχουμε λάβει ακόμα πληρωμή για το τιμολόγιο 1042. Ολοκλήρωσέ την μέχρι το τέλος της εβδομάδας, για να κρατήσουμε την κράτησή σου επιβεβαιωμένη. Πες μας αν χρειάζεσαι περισσότερο χρόνο."
Κάθε εκδοχή μένει ήρεμη, συγκεκριμένη και σύντομη. Δύο με τέσσερις προτάσεις στο κείμενο αρκούν για τις περισσότερες ευγενικές υπενθυμίσεις.
Για πιο αυστηρή σειρά όταν τα ποσά είναι μεγαλύτερα ή οι προθεσμίες σφιχτές, δες το πώς να γράψεις μήνυμα υπενθύμισης πληρωμής από το προηγούμενο κεφάλαιο. Η ρύθμιση πληρωμών βρίσκεται στο πώς να ρυθμίσεις πύλη πληρωμών για κρατήσεις από την ενότητα δύο.
Πότε ταιριάζει καλύτερα ο ήπιος τόνος
Οι μακροχρόνιοι πελάτες που πληρώνουν συνεπώς αλλά ξέχασαν ένα τιμολόγιο αξίζουν ήπια πρώτη επαφή. Η επιθετική γλώσσα ρισκάρει μια σχέση που φέρνει πολύ περισσότερα έσοδα από το ληξιπρόθεσμο υπόλοιπο.
Τα μικρά υπόλοιπα κάτω από λίγες εκατοντάδες δολάρια λύνονται συχνά με ένα ευγενικό σπρώξιμο. Το κόστος ενός σκληρού τόνου ξεπερνά το κόστος μιας μικρής καθυστέρησης.
Οι δημιουργικές μάρκες και οι μάρκες φιλοξενίας προστατεύουν τη φήμη τους με κάθε μήνυμα. Μια ευγενική υπενθύμιση πληρωμής που διαβάζεται σαν ανθρώπινο σημείωμα τους ταιριάζει περισσότερο από εταιρικό κείμενο είσπραξης.
Πήγαινε σε πιο αυστηρή γλώσσα μόνο μετά από δύο ή τρεις ευγενικές επαφές χωρίς απάντηση. Η κλιμάκωση πρέπει να μοιάζει φυσικό επόμενο βήμα και όχι αλλαγή χαρακτήρα.
Τα επόμενα κεφάλαια αυτής της ενότητας καλύπτουν την τηλεφωνική υποστήριξη κρατήσεων στο ραντεβού μέσω τηλεφωνικής υπηρεσίας, όταν οι γραπτές υπενθυμίσεις χρειάζονται ζωντανή παρακολούθηση.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορεί μια ευγενική υπενθύμιση να αναφέρει συνέπειες;
Γράψε τις συνέπειες ως γεγονός, χωρίς δράμα. Το "Θα χρειαστεί να αποδεσμεύσουμε τη θέση σου αν δεν λάβουμε πληρωμή μέχρι την Παρασκευή" είναι καθαρό και ήρεμο. Απόφυγε έντονα γράμματα, θαυμαστικά και λέξεις όπως "τελική προειδοποίηση" σε μια ευγενική σειρά.
Να στέλνω τις ευγενικές υπενθυμίσεις με email ή με μήνυμα;
Το email δουλεύει για τιμολόγια με γραμμές και συνημμένα PDF. Το SMS ταιριάζει σε σύντομα μηνύματα προκαταβολής για επερχόμενο ραντεβού. Διάλεξε το κανάλι ανάλογα με το πόσες λεπτομέρειες χρειάζεται ο πελάτης για να πληρώσει.
Μπορεί το WEMASY να στέλνει ευγενείς υπενθυμίσεις πληρωμής αυτόματα;
Το WEMASY μπορεί να ενεργοποιεί υπενθυμίσεις πληρωμής όταν οι προκαταβολές μένουν ανοιχτές σε μια κράτηση. Φτιάξε τη ροή checkout στην ιστοσελίδα σου με τον Δημιουργό ιστοσελίδων, ώστε οι υπενθυμίσεις να αναφέρονται στην ίδια κράτηση που έφτιαξε ο πελάτης.
Πόσο να περιμένω ανάμεσα στις ευγενικές υπενθυμίσεις;
Τρεις με πέντε εργάσιμες ημέρες ανάμεσα στις επαφές είναι σεβαστικό χωρίς να αφήνει τα υπόλοιπα να κάθονται πολύ. Κόψε το διάστημα όταν πλησιάζει η ημερομηνία του ραντεβού και η προκαταβολή κρατά την επιβεβαίωση.
Τι γίνεται αν ο πελάτης αμφισβητήσει τη χρέωση;
Κάλεσέ τον να απαντήσει αντί να πιέσεις περισσότερο. Ένας ήπιος τόνος κάνει τις διαφορές πιο εύκολες στη λύση. Σταμάτα τις αυτόματες υπενθυμίσεις όταν ο πελάτης ανοίγει διαφωνία, μέχρι να απαντήσει προσωπικά η ομάδα σου.
Να προσφέρω πρόγραμμα πληρωμής σε μια ευγενική υπενθύμιση;
Η προσφορά προγράμματος μπορεί να ανακτήσει έσοδα από πελάτες που θέλουν να πληρώσουν αλλά δεν μπορούν να εξοφλήσουν αμέσως. Μια πρόταση όπως "Απάντησε αν θέλεις να το χωρίσουμε σε δύο πληρωμές" κρατά την πόρτα ανοιχτή χωρίς να περιπλέκει την πρώτη υπενθύμιση.