Κάθε αναπάντητη κλήση μετά το ωράριο είναι μια κράτηση που ο ανταγωνιστής σου μπορεί να πάρει πριν καν μάθεις ότι κάποιος προσπάθησε να σε βρει.
Το κλείσιμο ραντεβού με τηλεφωνική υπηρεσία κλείνει αυτό το κενό. Είναι μια διάταξη όπου εκπαιδευμένοι εκπρόσωποι απαντούν στο τηλέφωνο της επιχείρησής σου, μαζεύουν στοιχεία του καλούντα και κλείνουν ραντεβού απευθείας στο ημερολόγιό σου, με κανόνες που ορίζεις εσύ. Οι πελάτες που προτιμούν να μιλήσουν με άνθρωπο κλείνουν ραντεβού χωρίς να περιμένουν το προσωπικό σου να γυρίσει από το διάλειμμα. Δες τι είναι η τηλεφωνική υπηρεσία ραντεβού και πότε ταιριάζει στην επιχείρησή σου.
Τι είναι το κλείσιμο ραντεβού με τηλεφωνική υπηρεσία
Το κλείσιμο ραντεβού με τηλεφωνική υπηρεσία συνδυάζει ζωντανή διαχείριση κλήσεων με πρόσβαση στο ημερολόγιο. Όταν κάποιος καλεί την τηλεφωνική γραμμή σου, ένας εκπρόσωπος απαντά με το όνομα της επιχείρησής σου, κάνει ερωτήσεις, ελέγχει τη διαθεσιμότητα και φτιάχνει την κράτηση στο σύστημα ραντεβού σου.
Δεν είναι το ίδιο με μια απλή υπηρεσία τηλεφωνητή. Το αποτέλεσμα είναι ένα επιβεβαιωμένο ραντεβού στο ημερολόγιό σου και όχι ένα μήνυμα που θα απαντήσεις αργότερα.
Οι εκπρόσωποι ακολουθούν σενάρια που δίνεις εσύ: ποιες υπηρεσίες να προσφέρουν, πόσο διαρκούν οι ώρες, ποιοι επαγγελματίες κλείνονται και ποια στοιχεία να μαζέψουν πριν επιβεβαιώσουν.
Πώς λειτουργεί το κλείσιμο ραντεβού με τηλεφωνική υπηρεσία
Μοιράζεσαι με την υπηρεσία την πρόσβαση στο ημερολόγιο ή στο σύστημα κρατήσεων. Οι εκπρόσωποι βλέπουν τη διαθεσιμότητα σε πραγματικό χρόνο και αποφεύγουν διπλή κράτηση της ίδιας ώρας.
Οι καλούντες δίνουν όνομα, στοιχεία επικοινωνίας, προτιμώμενη ημερομηνία και ώρα και τύπο υπηρεσίας. Ο εκπρόσωπος επιβεβαιώνει την ώρα προφορικά και μπορεί να ενεργοποιήσει email ή μήνυμα επιβεβαίωσης από το σύστημά σου.
Η κάλυψη εκτός ωραρίου είναι η πιο συνηθισμένη χρήση. Οι κλήσεις που θα έπεφταν στον τηλεφωνητή στις 7 το βράδυ απαντιούνται και γίνονται ραντεβού για το επόμενο πρωί.
Η διαχείριση υπερχείλισης σε πολυάσχολες περιόδους είναι η δεύτερη χρήση. Όταν η υποδοχή σου είναι με ασθενείς ή επισκέπτες, οι κλήσεις υπερχείλισης πηγαίνουν σε εκπροσώπους που συνεχίζουν να κλείνουν ραντεβού χωρίς να βάζουν τον καλούντα σε αναμονή.
Η online αυτοεξυπηρέτηση μετράει ακόμα. Το τηλεφωνικό κλείσιμο συμπληρώνει τη ροή κρατήσεων της ιστοσελίδας σου και δεν την αντικαθιστά. Η ενότητα δύο καλύπτει τη ρύθμιση στο web στο πώς να ρυθμίσεις online κλείσιμο ραντεβού. Οι επιβεβαιώσεις από τηλεφωνικές κρατήσεις πρέπει να χρησιμοποιούν τα ίδια πρότυπα με τις κρατήσεις από το web, όπως στο πώς να φτιάξεις email επιβεβαίωσης κράτησης.
Πότε να τη χρησιμοποιήσεις και τι να προσέξεις
Τα ιατρεία, οι υπηρεσίες σπιτιού και τα νομικά γραφεία υιοθετούν συχνά το τηλεφωνικό κλείσιμο, γιατί οι καλούντες θέλουν διαβεβαίωση πριν δεσμευτούν για επίσκεψη.
Η φιλοξενία και το λιανικό με έντονη επαφή τη χρησιμοποιούν όταν οι επισκέπτες καλούν με ειδικά αιτήματα που μια φόρμα δύσκολα καταγράφει.
Η ποιότητα εξαρτάται από τη σαφήνεια του σεναρίου. Οι ασαφείς κανόνες φέρνουν λάθος κρατήσεις. Γράψε κάθε υπηρεσία, διάρκεια, χρόνο ανάμεσα σε ραντεβού και σημείωση ακύρωσης που χρειάζονται οι εκπρόσωποι.
Ο συγχρονισμός είναι κρίσιμος. Αν οι εκπρόσωποι κλείνουν σε ημερολόγιο που η ιστοσελίδα σου δεν βλέπει, θα έχεις διπλές κρατήσεις. Ένα κοινό ημερολόγιο είναι απαράβατο.
Έλεγχε τα αρχεία κλήσεων κάθε εβδομάδα. Τα μοτίβα σε ερωτήσεις που χάθηκαν ή σε λάθος τύπους υπηρεσίας δείχνουν πού να σφίξεις το σενάριο.
Το επόμενο κεφάλαιο για το κλείσιμο ραντεβού με εικονική γραμματεία εξερευνά ένα συγγενικό μοντέλο που συχνά ενώνει chat, email και τηλέφωνο σε ένα επίπεδο υποστήριξης.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς διαφέρει η τηλεφωνική υπηρεσία από την εικονική γραμματεία;
Οι τηλεφωνικές υπηρεσίες εστιάζουν στις εισερχόμενες κλήσεις και στη λήψη μηνυμάτων, συχνά με προσθήκη ραντεβού. Οι εικονικές γραμματείες συνήθως χειρίζονται ευρύτερο μείγμα τηλεφώνου, chat και email. Το επόμενο κεφάλαιο για το κλείσιμο ραντεβού με εικονική γραμματεία συγκρίνει και τα δύο μοντέλα.
Μπορούν οι εκπρόσωποι να στέλνουν email επιβεβαίωσης;
Οι εκπρόσωποι πρέπει να ενεργοποιούν την ίδια αυτόματη επιβεβαίωση που χρησιμοποιεί η ιστοσελίδα σου. Η χειροκίνητη πληκτρολόγηση φέρνει λάθη. Ταίριαξε τις τηλεφωνικές κρατήσεις με τα πρότυπα από το πώς να γράψεις email επιβεβαίωσης κράτησης.
Να προσφέρω online κράτηση αν χρησιμοποιώ τηλεφωνική υπηρεσία;
Ναι. Πολλοί πελάτες προτιμούν αυτοεξυπηρέτηση τα μεσάνυχτα, χωρίς να μιλήσουν με κανέναν. Το WEMASY σου επιτρέπει να τρέχεις και τα δύο κανάλια από ένα ημερολόγιο όταν προσθέτεις κρατήσεις στην ιστοσελίδα σου με τον Δημιουργό ιστοσελίδων.
Ποια στοιχεία πρέπει να μαζεύουν οι εκπρόσωποι σε κάθε κλήση;
Ονοματεπώνυμο, τηλέφωνο, email, υπηρεσία που ζητήθηκε, προτιμώμενη ημερομηνία και ώρα και όποιες σημειώσεις χρειάζεται η ομάδα σου πριν από την επίσκεψη. Ταίριαξε τα πεδία που μαζεύει η online φόρμα κράτησης, ώστε τα αρχεία να μένουν συνεπή.
Πώς αποφεύγω τις διπλές κρατήσεις ανάμεσα σε τηλέφωνο και web;
Και τα δύο κανάλια πρέπει να γράφουν στο ίδιο ημερολόγιο πραγματικού χρόνου. Αν το web και το τηλέφωνο χρησιμοποιούν ξεχωριστά συστήματα που συγχρονίζονται ανά ώρα, θα υπάρξουν επικαλύψεις. Δες τον συγχρονισμό ημερολογίου ως υποδομή και όχι ως δεύτερη σκέψη.
Χειρίζονται οι τηλεφωνικές υπηρεσίες υπενθυμίσεις ραντεβού;
Οι περισσότερες δεν στέλνουν υπενθυμίσεις αν δεν ρυθμίσεις αυτοματισμό στο σύστημα κρατήσεων. Το κείμενο και ο χρόνος των υπενθυμίσεων καλύπτονται στην ενότητα τρία, στο πώς οι υπενθυμίσεις ραντεβού μειώνουν τις απουσίες.