Το τιμολόγιο έφυγε την πρώτη του μήνα. Στις δεκαπέντε, τίποτα. Έγραψες ένα σκληρό email "ΛΗΞΙΠΡΟΘΕΣΜΟ", το έσβησες και άφησες το υπόλοιπο να περιμένει άλλη μία εβδομάδα, για να αποφύγεις την άβολη κουβέντα.
Το μήνυμα υπενθύμισης πληρωμής υπάρχει ακριβώς για αυτή τη στιγμή. Είναι μήνυμα παρακολούθησης που στέλνεται όταν ένας πελάτης χρωστά χρήματα για κράτηση, υπηρεσία ή παραγγελία και η ημερομηνία πληρωμής έχει περάσει ή πλησιάζει. Όταν γίνεται σωστά, ανακτά έσοδα και κρατά τη σχέση ζωντανή. Όταν γίνεται άσχημα, ακούγεται σαν απειλή είσπραξης και χάνεις τον πελάτη. Δες πώς να γράψεις μήνυμα υπενθύμισης πληρωμής που παίρνει απάντηση.
Τι πρέπει να έχει ένα μήνυμα υπενθύμισης πληρωμής
Αναφέρσου στην αρχική συναλλαγή. Αριθμός τιμολογίου, αριθμός κράτησης, ημερομηνία υπηρεσίας και ποσό οφειλής βοηθούν τον πελάτη να ταιριάξει την υπενθύμιση με τα στοιχεία του.
Γράψε καθαρά την ημερομηνία πληρωμής. Το "Η πληρωμή έληγε την 1η Μαρτίου" ή "Η προκαταβολή σου των $150 οφείλεται πριν από το ραντεβού της 5ης Απριλίου" αφαιρεί την αμφιβολία.
Εξήγησε τις συνέπειες χωρίς απειλές. Το "Η κράτησή σου μπορεί να αποδεσμευτεί αν δεν λάβουμε πληρωμή μέχρι την Παρασκευή" είναι γεγονός. Οι προειδοποιήσεις με κεφαλαία μοιάζουν εχθρικές.
Δώσε απλό τρόπο πληρωμής. Ένας σύνδεσμος ή ένα κανάλι απάντησης. Η τριβή στο βήμα πληρωμής είναι ο λόγος που πολλές υπενθυμίσεις αγνοούνται εξαρχής.
Πώς να γράψεις το κείμενο ενός μηνύματος υπενθύμισης πληρωμής
Χρησιμοποίησε σειρά τριών επαφών. Μια φιλική υπενθύμιση πριν από τη λήξη, μια ειδοποίηση την ημέρα λήξης και μια τελική παρακολούθηση πριν ακυρώσεις την κράτηση ή προχωρήσεις εσωτερικά. Κάθε μήνυμα πρέπει να ακούγεται λίγο πιο άμεσο, χωρίς να γίνεται επιθετικό.
Μήνυμα πριν τη λήξη: "Γεια σου Alex, μια φιλική υπενθύμιση ότι η προκαταβολή σου των $200 για την εκδήλωση της 12ης Μαΐου οφείλεται μέχρι τις 28 Απριλίου. Πλήρωσε εδώ: [σύνδεσμος]. Απάντησε αν έχεις ερωτήσεις."
Μήνυμα ημέρας λήξης: "Η προκαταβολή σου για την εκδήλωση της 12ης Μαΐου έληγε χθες. Ολοκλήρωσε την πληρωμή μέχρι το τέλος της εβδομάδας για να κρατήσεις τη θέση σου: [σύνδεσμος]."
Τελική ειδοποίηση: "Δεν έχουμε λάβει την προκαταβολή σου για την εκδήλωση της 12ης Μαΐου. Η πληρωμή χρειάζεται μέχρι την Παρασκευή, αλλιώς θα αποδεσμεύσουμε τη θέση σου. Επικοινώνησε μαζί μας αν χρειάζεσαι αλλαγή στην κράτησή σου."
Προσωποποίησε με το όνομα του πελάτη και συγκεκριμένα στοιχεία κράτησης. Τα γενικά πρότυπα "χρωστάς χρήματα" μοιάζουν αυτόματα με τον χειρότερο τρόπο.
Η ρύθμιση προκαταβολής και checkout συνδέεται με την ενότητα δύο στο πώς να ρυθμίσεις πύλη πληρωμών για κρατήσεις. Οι ολοκληρωμένες πληρωμές ενεργοποιούν άλλο τύπο μηνύματος, που καλύπτεται στα πρότυπα email επιβεβαίωσης παραγγελίας.
Επιλογές καναλιού και χρόνου
Το email δουλεύει για αναλυτικά τιμολόγια με γραμμές και συνδέσμους πληρωμής. Δημιουργεί ίχνος που ψάχνεται και μπορούν να δουν και οι δύο πλευρές.
Το SMS δουλεύει για σύντομες υπενθυμίσεις προκαταβολής που αφορούν επερχόμενα ραντεβού. Κράτα το σε μία οθόνη και βάλε σύνδεσμο σε σελίδα πληρωμής φιλική προς κινητά.
Στείλε υπενθυμίσεις πριν τη λήξη 3 έως 5 ημέρες νωρίτερα. Πολλοί πελάτες πληρώνουν αργά απλώς γιατί η ημερομηνία ξέφυγε από την προσοχή τους και όχι επειδή αρνούνται.
Σταμάτα τις υπενθυμίσεις αμέσως όταν περάσει η πληρωμή. Τίποτα δεν μπερδεύει πιο γρήγορα τους πελάτες από μια ειδοποίηση καθυστέρησης που φτάνει αφού πλήρωσαν.
Όταν ταιριάζει πιο ήπιος τόνος στο κοινό σου ή το ποσό είναι μικρό, το επόμενο κεφάλαιο για το πώς να γράψεις ευγενική υπενθύμιση πληρωμής καλύπτει διατύπωση που κρατά την καλή διάθεση και πάλι ζητά ενέργεια.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσες υπενθυμίσεις πληρωμής να στείλω;
Τρεις επαφές είναι συνηθισμένη σειρά: πριν τη λήξη, την ημέρα λήξης και τελική ειδοποίηση πριν την ακύρωση. Πάνω από τέσσερα μηνύματα χωρίς απάντηση συνήθως σημαίνουν ότι ο πελάτης χρειάζεται τηλέφωνο και όχι άλλο email.
Πρέπει οι υπενθυμίσεις πληρωμής να αναφέρουν χρεώσεις καθυστέρησης;
Αναφέρσε χρεώσεις καθυστέρησης μόνο αν η πολιτική σου τις χρεώνει πράγματι και ο πελάτης συμφώνησε στην κράτηση. Οι εκπλήξεις σε μια υπενθύμιση χαλάνε την εμπιστοσύνη. Βάλε σύνδεσμο στους δημοσιευμένους όρους πληρωμής αντί να επινοείς ποινές μέσα στο μήνυμα.
Μπορεί το WEMASY να αυτοματοποιήσει μηνύματα υπενθύμισης πληρωμής;
Οι ροές κράτησης και πληρωμής του WEMASY μπορούν να ενεργοποιούν μηνύματα παρακολούθησης όταν οι προκαταβολές μένουν ανεξόφλητες. Σύνδεσε το checkout στην ιστοσελίδα σου μέσω του Δημιουργού ιστοσελίδων, ώστε οι υπενθυμίσεις να αναφέρονται στην ίδια κράτηση που έφτιαξαν οι πελάτες online.
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε υπενθύμιση πληρωμής και επιβεβαίωση κράτησης;
Οι επιβεβαιώσεις αποδεικνύουν ότι υπάρχει κράτηση και συχνά στέλνονται αμέσως μετά. Οι υπενθυμίσεις πληρωμής κυνηγούν χρήματα που οφείλονται ακόμα. Δες το τι είναι η επιβεβαίωση κράτησης για το πρώτο σημείο επαφής στο ταξίδι του πελάτη.
Να καλέσω αντί να στείλω email για ληξιπρόθεσμες πληρωμές;
Ένα τηλεφώνημα δουλεύει όταν το ποσό είναι μεγάλο ή ο πελάτης δεν έχει ανοίξει τρία email. Ξεκίνα με γραπτές υπενθυμίσεις για μικρότερα υπόλοιπα, ώστε και οι δύο πλευρές να έχουν καθαρό αρχείο των επικοινωνιών.
Πότε να ακυρώσω μια κράτηση λόγω μη πληρωμής;
Γράψε το όριο ακύρωσης στην τελική υπενθύμιση και ακολούθησε με συνέπεια τη δημοσιευμένη πολιτική σου. Η ενότητα τέσσερα καλύπτει τη σχετική γραφή πολιτικών στο πώς να φτιάξεις πρότυπο πολιτικής ακύρωσης.