Άνοιξες την επιχείρηση για να κάνεις τη δουλειά που αγαπάς, όχι για να παίζεις τηλεφωνικό πινγκ πονγκ για τις ελεύθερες ώρες. Κι όμως οι περισσότερες εβδομάδες ξεκινούν ακόμα με αλυσίδες τηλεφωνητή, απογεύματα με διπλές κρατήσεις και πελάτες που νόμιζαν ότι ένα SMS μετράει για επιβεβαιωμένο ραντεβού.
Ένα online σύστημα κρατήσεων για μικρή επιχείρηση αλλάζει αυτόν τον ρυθμό. Οι πελάτες κλείνουν μόνοι τους. Το ημερολόγιό σου μένει ενημερωμένο. Οι επιβεβαιώσεις φεύγουν αυτόματα. Δες πώς στήνεις τις κρατήσεις από το μηδέν, όταν έχεις μικρή ομάδα και κανέναν υπεύθυνο λειτουργίας.
Τι χρειάζεται ένα σύστημα κρατήσεων για μικρή επιχείρηση
Στο ελάχιστο χρειάζεσαι ένα ζωντανό ημερολόγιο, μια σελίδα κρατήσεων στην ιστοσελίδα σου, αυτόματες επιβεβαιώσεις και ένα μέρος όπου καταλήγουν όλες οι κρατήσεις. Τα προαιρετικά είναι οι φόρμες εισαγωγής στοιχείων, η είσπραξη πληρωμών και τα μηνύματα υπενθύμισης.
Ξεκίνα με το ελάχιστο. Ένα απλό σύστημα που το χρησιμοποιείς πραγματικά κερδίζει ένα σύνθετο που το παρατάς σε δύο εβδομάδες. Πρόσθεσε πληρωμή και φόρμα εισαγωγής αφού η βασική ροή δουλέψει σταθερά για έναν μήνα.
Αν ακόμα σκέφτεσαι αν οι online κρατήσεις ταιριάζουν στην επιχείρησή σου, διάβασε γιατί κάθε επιχείρηση χρειάζεται online σύστημα κρατήσεων και τι είναι ένα online σύστημα κρατήσεων από την πρώτη ενότητα.
Πώς στήνεις ένα σύστημα κρατήσεων βήμα βήμα
Φάση πρώτη: σχεδίασε τις υπηρεσίες και τις ώρες σου. Γράψε κάθε υπηρεσία που κλείνεται, τη διάρκειά της, τον χρόνο ανάμεσα στα ραντεβού και την τιμή. Όρισε τις εβδομαδιαίες ώρες και μπλόκαρε τις αργίες πριν αγγίξεις τις ρυθμίσεις του λογισμικού.
Φάση δεύτερη: φτιάξε τη διαδρομή κράτησης στην ιστοσελίδα. Φτιάξε μια ξεχωριστή σελίδα κρατήσεων, πρόσθεσε ημερολόγιο ή widget στις σελίδες των υπηρεσιών και σύνδεσέ τα από το κύριο μενού. Τα κεφάλαια για τη δημιουργία σελίδας κρατήσεων και την προσθήκη ημερολογίου κρατήσεων καλύπτουν αυτό το στάδιο αναλυτικά.
Φάση τρίτη: ρύθμισε την επικοινωνία. Στήσε τα email επιβεβαίωσης και, αν θέλεις, μηνύματα υπενθύμισης. Χρησιμοποίησε ως οδηγό τα κεφάλαια για τα email επιβεβαίωσης ραντεβού και τα email επιβεβαίωσης κράτησης.
Φάση τέταρτη: πρόσθεσε φόρμες εισαγωγής και πληρωμές όταν είσαι έτοιμος. Σύνδεσε φόρμες εισαγωγής στοιχείων για τους νέους πελάτες και μια πύλη πληρωμών, αν η προκαταβολή μειώνει το πρόβλημα με τα no-show. Και τα δύο είναι προαιρετικά στην αρχή, αλλά χρήσιμα όταν μεγαλώσει ο όγκος.
Φάση πέμπτη: εκπαίδευσε την ομάδα σου και ξεκίνα. Όποιος παίρνει κρατήσεις στο τηλέφωνο πρέπει να χρησιμοποιεί το ίδιο ημερολόγιο. Κάνε δοκιμαστικές κρατήσεις από άκρη σε άκρη. Ανακοίνωσε τη νέα επιλογή στους υπάρχοντες πελάτες με email και από κοντά.
Επιλογή εργαλείων χωρίς υπερβολές
Τα εργαλεία προγραμματισμού ραντεβού για μικρές επιχειρήσεις ξεκινούν από εφαρμογές μόνο με ημερολόγιο και φτάνουν σε πλήρη συστήματα ιστοσελίδας. Αν γίνεται, ψάξε μία λύση που καλύπτει μαζί την ιστοσελίδα και τις κρατήσεις. Ξεχωριστά εργαλεία για ιστοσελίδα, φόρμες και προγραμματισμό πολλαπλασιάζουν τους κωδικούς πρόσβασης και τα λάθη συγχρονισμού.
Το WEMASY φτιάχτηκε για μικρές ομάδες που θέλουν ιστοσελίδα, φόρμες και κρατήσεις σε ένα σύστημα, αντί να ράβουν μαζί πέντε συνδρομές.
Αξιολόγησε με βάση τον πραγματικό εβδομαδιαίο όγκο κρατήσεων. Ένας ανεξάρτητος σύμβουλος με οκτώ ραντεβού την εβδομάδα έχει άλλες ανάγκες από ένα κομμωτήριο με τέσσερις κομμωτές και εξήντα κρατήσεις. Διάλεξε επίπεδο λειτουργιών για τον όγκο που έχεις, όχι για μια φανταστική μελλοντική κλίμακα.
Δες πώς να διαλέξεις σύστημα κρατήσεων για την επιχείρησή σου όταν συγκρίνεις επιλογές. Κοίτα τον χρόνο στησίματος, την εμπειρία στο κινητό και αν το εργαλείο ταιριάζει με την ιστοσελίδα που ήδη έχεις.
Μετά την έναρξη, έλεγξε τα στοιχεία σου στις 30 και 60 ημέρες. Το ποσοστό των online κρατήσεων, το ποσοστό των no-show και ο όγκος των τηλεφωνικών κρατήσεων δείχνουν αν πρέπει να αλλάξεις πολιτικές, υπενθυμίσεις ή κανόνες προκαταβολής. Η ενότητα για τον προγραμματισμό ραντεβού, πιο κάτω σε αυτό το βιβλίο, εξηγεί πιο αναλυτικά τη συνεχή διαχείριση του προγράμματος.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο χρόνο χρειάζεται μια μικρή επιχείρηση για να ξεκινήσει online κρατήσεις;
Οι περισσότερες ομάδες που έχουν ορίσει υπηρεσίες και ώρες ξεκινούν σε μία με δύο εβδομάδες. Άφησε χρόνο για δοκιμές, εκπαίδευση του προσωπικού και ανακοίνωση στους πελάτες. Αν βγεις στον αέρα βιαστικά, με αδοκίμαστες ρυθμίσεις πληρωμής ή επιβεβαίωσης, θα έχεις προβλήματα υποστήριξης από την πρώτη μέρα.
Μπορώ να συνεχίσω να παίρνω κρατήσεις στο τηλέφωνο παράλληλα με τον online προγραμματισμό;
Ναι, αλλά κάθε τηλεφωνική κράτηση πρέπει να μπαίνει αμέσως στο ίδιο σύστημα. Όταν το χάρτινο και το ηλεκτρονικό ημερολόγιο είναι χωριστά, ξεκινούν οι διπλές κρατήσεις. Εκπαίδευσε το προσωπικό να καταχωρεί την κράτηση πριν κλείσει το τηλέφωνο.
Δουλεύει το WEMASY ως online σύστημα κρατήσεων για μικρή επιχείρηση;
Το WEMASY συνδυάζει σελίδες ιστοσελίδας, φόρμες, προγραμματισμό και πληρωμές σε ένα σύστημα. Οι μικρές ομάδες δημοσιεύουν ιστοσελίδα κρατήσεων με τον δημιουργό ιστοσελίδων, χωρίς να διαχειρίζονται ξεχωριστά εργαλεία για κάθε επίπεδο.
Ποιο είναι το μεγαλύτερο λάθος που κάνουν οι μικρές επιχειρήσεις όταν στήνουν κρατήσεις;
Να ξεκινούν χωρίς να δοκιμάσουν ολόκληρη τη ροή του πελάτη στο κινητό. Οι περισσότεροι πελάτες κλείνουν από κινητό. Μια ροή που δουλεύει στο laptop σου αλλά χαλάει στο κινητό χάνει κρατήσεις αθόρυβα.
Να ζητάω λογαριασμό από τους πελάτες για να κλείσουν online;
Η κράτηση ως επισκέπτης έχει καλύτερη μετατροπή για πρώτη φορά. Οι προαιρετικοί λογαριασμοί για τους επιστρέφοντες πελάτες επιταχύνουν τις επόμενες κρατήσεις. Αν απαιτείς δημιουργία λογαριασμού πριν από το πρώτο ραντεβού, προσθέτεις τριβή που οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις δεν χρειάζονται.
Πότε να προσθέσω πληρωμές στο σύστημα κρατήσεων της μικρής μου επιχείρησης;
Πρόσθεσε προκαταβολές όταν τα no-show σου κοστίζουν πραγματικά έσοδα ή δεσμευμένο απόθεμα. Οι δωρεάν κρατήσεις στην αρχή είναι εντάξει όσο τελειοποιείς τη ροή. Στήσε την πύλη πληρωμών όταν ο βασικός προγραμματισμός δουλεύει ομαλά.