Το inbox σου έχει σαράντα αδιάβαστα μηνύματα. Ένας πελάτης προσπερνά τρεις προσφορές και ένα newsletter. Δεν βλέπει ποτέ τα στοιχεία του ραντεβού θαμμένα στην τέταρτη παράγραφο. Την ημέρα του ραντεβού επιμένει ότι κανείς δεν επιβεβαίωσε την ώρα.
Αυτό το σενάριο είναι συνηθισμένο όταν τα emails επιβεβαίωσης είναι κακοδομημένα ή αργούν. Η επιβεβαίωση ραντεβού πρέπει να φτάνει αμέσως, να ξεκινά με τα βασικά και να δίνει στους πελάτες τρόπο να αποθηκεύσουν ή να αλλάξουν την κράτηση. Δες πώς να στήσεις emails επιβεβαίωσης ραντεβού που οι πελάτες πράγματι χρησιμοποιούν.
Τι σημαίνει επιβεβαίωση ραντεβού στη ροή κρατήσεών σου
Η επιβεβαίωση ραντεβού είναι η στιγμή που ο πελάτης μαθαίνει ότι η ώρα του είναι εξασφαλισμένη. Συμβαίνει αφού συμπληρώσει τη φόρμα κράτησης και το σύστημά σου σημάνει την κράτηση ως επιβεβαιωμένη.
Κάποιες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ροή δύο βημάτων: το αίτημα υποβάλλεται και μετά το προσωπικό το επιβεβαιώνει. Τότε στείλε πρώτα ένα μήνυμα αναμονής και την πλήρη επιβεβαίωση ραντεβού μόνο μετά την έγκριση. Τα μπερδεμένα μηνύματα για την κατάσταση φέρνουν απουσίες και διπλές κρατήσεις.
Η διαφορά ανάμεσα στις γενικές επιβεβαιώσεις κράτησης και στα μηνύματα για ραντεβού είναι κυρίως το πλαίσιο. Τα ραντεβού συνήθως έχουν επαγγελματία, βήμα προετοιμασίας και υψηλότερο κόστος απουσίας. Η επιβεβαίωσή σου πρέπει να δείχνει αυτό το διακύβευμα.
Πώς να στήσεις emails επιβεβαίωσης ραντεβού
Ρύθμισε την ενεργοποίηση στις ρυθμίσεις προγραμματισμού. Αντιστοίχισε την κατάσταση «επιβεβαιωμένο» με το πρότυπο email επιβεβαίωσης ραντεβού. Η αποστολή πρέπει να γίνεται μέσα σε δευτερόλεπτα από την επιβεβαίωση και όχι σε ημερήσια ομαδική αποστολή.
Διάλεξε προσεκτικά την ταυτότητα του αποστολέα. Χρησιμοποίησε διεύθυνση στο domain της επιχείρησής σου με αναγνωρίσιμο όνομα αποστολέα. Το «Ραντεβού River Clinic» είναι καλύτερο από το «noreply@notifications.example».
Φόρτωσε το πρότυπό σου με πεδία ειδικά για ραντεβού: όνομα πελάτη, επαγγελματίας, υπηρεσία, ημερομηνία, ώρα, ζώνη ώρας, τοποθεσία και σύνδεσμος βίντεο αν χρειάζεται. Τράβα τα δυναμικά, ώστε να μη χρειάζονται ποτέ χειροκίνητες αλλαγές.
Πρόσθεσε σύνδεσμο «Προσθήκη στο ημερολόγιο» ή συνημμένο αρχείο ημερολογίου. Οι πελάτες που αποθηκεύουν το ραντεβού στο προσωπικό τους ημερολόγιο εμφανίζονται συχνότερα, γιατί το γεγονός βρίσκεται δίπλα σε συναντήσεις εργασίας και οικογενειακά σχέδια.
Βάλε συνδέσμους για αλλαγή και ακύρωση από τον ίδιο τον πελάτη, όταν το επιτρέπουν οι πολιτικές σου. Αυτό μειώνει τα τηλεφωνήματα και δίνει στους πελάτες έλεγχο χωρίς να περιμένουν το ωράριο του γραφείου σου.
Για τη δομή και το κείμενο του προτύπου, δες το πώς να φτιάξεις πρότυπο email επιβεβαίωσης και το πώς να φτιάξεις email επιβεβαίωσης κράτησης.
Επιβεβαίωση ραντεβού πέρα από το email
Το email μόνο του χάνει πελάτες που σπάνια ελέγχουν τα εισερχόμενα στο κινητό. Ένα σύντομο μήνυμα SMS επιβεβαίωσης ραντεβού μαζί με το email πιάνει όσους ζουν στα SMS. Κράτα τα μηνύματα κάτω από 160 χαρακτήρες για τα βασικά στοιχεία και έναν σύνδεσμο.
Μετράει και ο χρονισμός των υπενθυμίσεων. Η επιβεβαίωση γίνεται αμέσως. Οι υπενθυμίσεις φεύγουν 24 ή 48 ώρες πριν την επίσκεψη. Μην τα μπερδεύεις. Η επιβεβαίωση αποδεικνύει την κράτηση. Οι υπενθυμίσεις μειώνουν τη λήθη.
Κατέγραψε κάθε επιβεβαίωση που στέλνεται. Όταν ένας πελάτης αμφισβητεί ότι ενημερώθηκε, το αρχείο αποστολών δείχνει ώρα και κατάσταση παράδοσης. Αυτή η εγγραφή προστατεύει την ομάδα σου στις συζητήσεις για χρέωση απουσίας.
Έλεγχε την απόδοση των επιβεβαιώσεων κάθε μήνα. Παρακολούθησε τα ποσοστά ανοίγματος αν τα δίνει το εργαλείο σου. Τα χαμηλά ανοίγματα μπορεί να σημαίνουν ότι τα θέματα θέλουν δουλειά ή ότι τα μηνύματα πέφτουν στα ανεπιθύμητα.
Όταν οι επιβεβαιώσεις δουλεύουν, μάζεψε τις πληροφορίες που χρειάζεσαι πριν την επίσκεψη. Το επόμενο κεφάλαιο για το πώς να φτιάξεις φόρμα εισαγωγής πελάτη για κρατήσεις καλύπτει τη συλλογή στοιχείων πριν το ραντεβού.
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει η επιβεβαίωση ραντεβού να ζητά από τον πελάτη να πατήσει σύνδεσμο για να επιβεβαιώσει;
Η διπλή επιβεβαίωση μειώνει τις τυχαίες κρατήσεις αλλά προσθέτει τριβή. Περιβάλλοντα με πολλές απουσίες, όπως τα ιατρεία, τη ζητούν μερικές φορές. Οι περισσότερες επιχειρήσεις υπηρεσιών στέλνουν άμεση επιβεβαίωση χωρίς να ζητούν δεύτερο κλικ.
Τι να γράφει το θέμα της επιβεβαίωσης ραντεβού;
Βάλε ημερομηνία και υπηρεσία: «Επιβεβαιώθηκε: οδοντιατρικός καθαρισμός στις 3 Απριλίου στις 9:00 π.μ.» Τα συγκεκριμένα θέματα βοηθούν τους πελάτες να ψάξουν στα εισερχόμενά τους την ημέρα του ραντεβού και μειώνουν τους ισχυρισμούς «δεν το έλαβα ποτέ».
Μπορώ να αυτοματοποιήσω τις επιβεβαιώσεις ραντεβού μέσω WEMASY;
Το WEMASY στέλνει emails επιβεβαίωσης ραντεβού όταν η κατάσταση μιας κράτησης γίνεται επιβεβαιωμένη. Σύνδεσε τον προγραμματισμό σου με τις σελίδες του δημιουργού ιστοσελίδων και προσάρμοσε το πρότυπο μία φορά για όλα τα μελλοντικά ραντεβού.
Πώς διαφέρουν οι επιβεβαιώσεις για εικονικές επισκέψεις;
Οι εικονικές επιβεβαιώσεις πρέπει να περιλαμβάνουν καθαρά τον σύνδεσμο της σύσκεψης, τη ζώνη ώρας και οδηγίες τεχνικού ελέγχου. Δοκίμασε τους συνδέσμους πριν από κάθε αλλαγή προτύπου. Ένας χαλασμένος σύνδεσμος βίντεο την ημέρα του ραντεβού σπαταλά τον χρόνο όλων.
Πρέπει το προσωπικό να παίρνει αντίγραφο κάθε επιβεβαίωσης ραντεβού;
Οι εσωτερικές ειδοποιήσεις βοηθούν τους επαγγελματίες να προετοιμαστούν. Στείλε ξεχωριστή ειδοποίηση στο προσωπικό με σημειώσεις πελάτη από τις φόρμες εισαγωγής. Μην βάζεις το προσωπικό σε κοινοποίηση στα emails προς τους πελάτες, γιατί τα λάθη απάντησης σε όλους εκθέτουν ιδιωτικές διευθύνσεις.
Τι κάνω αν ένας πελάτης λέει ότι δεν έλαβε ποτέ την επιβεβαίωση ραντεβού;
Έλεγξε πρώτα το αρχείο αποστολών. Ξαναστείλε στη διεύθυνση που έχεις και έλεγξε την ορθογραφία. Ζήτα του να κοιτάξει τον φάκελο ανεπιθύμητων. Αν το πρόβλημα συνεχίζεται, επιβεβαίωσε τις ρυθμίσεις ταυτοποίησης του domain σου με τον πάροχο email.