Δεκαεπτά πεδία πριν ο πελάτης προλάβει να δει το ημερολόγιό σου. Όνομα, διεύθυνση, τρεις ερωτήσεις ασφάλισης, επαφή έκτακτης ανάγκης, πηγή παραπομπής και ένα μεγάλο μπλοκ ιατρικού ιστορικού. Οι μισοί που ξεκίνησαν να κλείσουν έκλεισαν την καρτέλα πριν διαλέξουν ώρα.
Οι φόρμες εισαγωγής πελάτη μετράνε, αλλά η θέση και το μήκος καθορίζουν αν βοηθούν ή βλάπτουν. Ο στόχος είναι να μαζέψεις όσα χρειάζεσαι χωρίς να σκοτώσεις την κράτηση. Δες πώς να φτιάξεις φόρμα εισαγωγής πελάτη για κρατήσεις που σέβεται τη ροή σου και την υπομονή του πελάτη σου.
Τι μαζεύει μια φόρμα εισαγωγής πελάτη
Οι φόρμες εισαγωγής μαζεύουν πληροφορίες που σε προετοιμάζουν για το ραντεβού. Στοιχεία επικοινωνίας, λόγος επίσκεψης, σχετικό ιστορικό, προτιμήσεις και αποδοχές συναίνεσης είναι συνηθισμένες κατηγορίες.
Ξεχώρισε τα απαραίτητα πεδία από τα ευχάριστα να υπάρχουν. Τα απαραίτητα είναι στοιχεία χωρίς τα οποία δεν μπορείς να εξυπηρετήσεις τον πελάτη. Τα ευχάριστα να υπάρχουν μπορούν να περιμένουν μέχρι να επιβεβαιωθεί η ώρα ή μέχρι το check-in την ημέρα της άφιξης.
Στους ρυθμιζόμενους κλάδους, κάποια πεδία απαιτούνται από πολιτική ή νόμο. Σημάδεψέ τα καθαρά και εξήγησε γιατί τα ζητάς. Οι πελάτες συνεργάζονται περισσότερο όταν καταλαβαίνουν τον σκοπό.
Πού να βάλεις την εισαγωγή στη ροή κρατήσεων
Τρεις θέσεις δουλεύουν καλά. Επιλογή πρώτη: ελάχιστα πεδία στην κράτηση και πλήρης εισαγωγή με σύνδεσμο από το email επιβεβαίωσης. Επιλογή δεύτερη: σύντομη εισαγωγή μετά την επιλογή ώρας αλλά πριν την πληρωμή. Επιλογή τρίτη: πλήρης εισαγωγή μόνο για νέους πελάτες, ενώ οι επανερχόμενοι την παραλείπουν.
Η πρώτη επιλογή φέρνει τις περισσότερες κρατήσεις για τις περισσότερες επιχειρήσεις. Εξασφάλισε πρώτα την ώρα και μετά μάζεψε το βάθος. Ένας πελάτης που έχει κλείσει είναι πιο πιθανό να συμπληρώσει μια φόρμα συνέχειας από έναν επισκέπτη που ακόμα αποφασίζει αν θα δεσμευτεί.
Οι φόρμες πολλών βημάτων μειώνουν την αίσθηση κόπου. Σπάσε 15 ερωτήσεις σε τρεις οθόνες των πέντε και η ολοκλήρωση ανεβαίνει. Διάβασε το φόρμες ενός βήματος ή πολλών βημάτων για οδηγίες για το πότε να σπας τα πεδία σε βήματα.
Σύνδεσε τις απαντήσεις εισαγωγής με την εγγραφή κράτησης στο σύστημά σου. Το προσωπικό πρέπει να βλέπει τα στοιχεία εισαγωγής στην οθόνη λεπτομερειών του ραντεβού και όχι σε ξεχωριστό inbox που μπορεί να χάσει.
Πώς να φτιάξεις φόρμα εισαγωγής πελάτη για κρατήσεις
Βήμα πρώτο: έλεγξε την τωρινή σου εισαγωγή σε χαρτί ή PDF. Γράψε κάθε πεδίο και σημάδεψέ το ως υποχρεωτικό ή προαιρετικό. Κόψε ό,τι δεν χρησιμοποίησες στους τελευταίους έξι μήνες ραντεβού.
Βήμα δεύτερο: ομαδοποίησε τα σχετικά πεδία. Στοιχεία επικοινωνίας σε μία ενότητα, λόγος επίσκεψης σε άλλη, συναινέσεις στο τέλος. Οι λογικές ομάδες φαίνονται πιο γρήγορες ακόμα κι όταν ο αριθμός πεδίων μένει ίδιος.
Βήμα τρίτο: γράψε ετικέτες με απλή γλώσσα. Το «Βασική ανησυχία» είναι καλύτερο από το «Παρουσιαζόμενο ενόχλημα». Οι πελάτες δεν γνωρίζουν την εσωτερική σου ορολογία.
Βήμα τέταρτο: πρόσθεσε λογική υπό όρους όπου βοηθά. Δείξε λεπτομέρειες αλλεργίας μόνο όταν κάποιος επιλέγει «Ναι» στις αλλεργίες. Τα πεδία υπό όρους κρατούν τις φόρμες πιο σύντομες για τους περισσότερους. Το κεφάλαιο για τις φόρμες με λογική υπό όρους εξηγεί πώς δουλεύει η διακλάδωση.
Βήμα πέμπτο: σύνδεσε τη φόρμα από το email επιβεβαίωσης με σαφή προθεσμία. Το «Συμπλήρωσε την εισαγωγή πριν την επίσκεψή σου» θέτει προσδοκία χωρίς να ακούγεται τιμωρητικό.
Οι γενικές αρχές σχεδιασμού φορμών ισχύουν κι εδώ. Ο οδηγός για τις φόρμες κρατήσεων και ραντεβού καλύπτει επιλογές πεδίων ειδικά για τον προγραμματισμό.
Όταν η εισαγωγή δουλεύει για ατομικά ραντεβού, επέκτεινε την ίδια σκέψη στις ομαδικές εγγραφές. Το επόμενο κεφάλαιο για το πώς να φτιάξεις φόρμα εγγραφής σε εκδήλωση χειρίζεται ροές με πολλούς συμμετέχοντες.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσα πεδία πρέπει να έχει μια φόρμα εισαγωγής κρατήσεων;
Στο ίδιο το βήμα κράτησης, μείνε κάτω από έξι πεδία όταν γίνεται. Μετάφερε τη λεπτομερή εισαγωγή σε φόρμα μετά την κράτηση. Η συνολική εισαγωγή μπορεί να είναι μεγαλύτερη αν οι πελάτες τη συμπληρώνουν αφού έχουν εξασφαλίσει την ώρα τους.
Πρέπει οι φόρμες εισαγωγής να ζητούν υπογραφή;
Τα ψηφιακά πλαίσια συναίνεσης δουλεύουν για τις περισσότερες πολιτικές. Οι πληκτρολογημένες υπογραφές ή τα εργαλεία ηλεκτρονικής υπογραφής προσθέτουν τριβή, αλλά μπορεί να απαιτούνται για συγκεκριμένα νομικά έγγραφα. Ταίριαξε τη μέθοδο με τις ανάγκες συμμόρφωσής σου.
Μπορεί το WEMASY να συνδέσει φόρμες εισαγωγής με τη ροή κρατήσεών μου;
Οι φόρμες του WEMASY συνδέονται με σελίδες κρατήσεων και επόμενα μηνύματα επιβεβαίωσης μέσα στον δημιουργό ιστοσελίδων. Οι υποβολές συνδέονται με την εγγραφή του ραντεβού, ώστε η ομάδα σου να βλέπει τις απαντήσεις πριν φτάσει ο πελάτης.
Πώς χειρίζομαι την εισαγωγή για επανερχόμενους πελάτες;
Συμπλήρωσε εκ των προτέρων τα γνωστά πεδία από προηγούμενες επισκέψεις και ρώτα μόνο ό,τι άλλαξε. Οι επανερχόμενοι πελάτες που ξαναγράφουν ολόκληρο το ιστορικό τους σε κάθε επίσκεψη εκνευρίζονται γρήγορα. Αποθήκευσε τα στοιχεία με ασφάλεια και ενημέρωσέ τα σταδιακά.
Πού να αποθηκεύονται τα ευαίσθητα στοιχεία εισαγωγής;
Χρησιμοποίησε κρυπτογραφημένη αποθήκευση μέσα στο σύστημα κρατήσεων ή φορμών και όχι απλές ειδοποιήσεις email για ευαίσθητες απαντήσεις. Περιόρισε την πρόσβαση του προσωπικού σε ρόλους που χρειάζονται τα στοιχεία για το ραντεβού.
Τι γίνεται αν ένας πελάτης παραλείψει τη φόρμα εισαγωγής;
Στείλε emails υπενθύμισης με τον σύνδεσμο εισαγωγής 48 και 24 ώρες πριν την επίσκεψη. Σημάδεψε την ελλιπή εισαγωγή στο πρόγραμμα του προσωπικού, ώστε η ομάδα σου να το χειριστεί στο check-in. Κάποια ιατρεία μπλοκάρουν ορισμένες υπηρεσίες μέχρι να ολοκληρωθεί η εισαγωγή.