Ανακοίνωσες ένα workshop για τριάντα άτομα. Οι εγγραφές έρχονται σταγόνα σταγόνα από email, από έναν σύνδεσμο πληρωμής και από ένα υπολογιστικό φύλλο που ξεκίνησε κάποιος στη ρεσεψιόν. Την ημέρα της εκδήλωσης έχεις σαράντα ένα ονόματα, δώδεκα απλήρωτα «ίσως» και καμία καθαρή απάντηση αν μπορείς να πουλήσεις άλλες τρεις θέσεις.
Ένα σύστημα κρατήσεων εκδηλώσεων αντικαθιστά αυτό το χάος με μία ροή checkout. Είναι ένα εργαλείο κρατήσεων και εγγραφών που πουλά εισιτήρια για συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα, επιβάλλει όρια χωρητικότητας και αποθηκεύει στοιχεία συμμετεχόντων για το check-in. Τα εργαλεία κρατήσεων εκδηλώσεων καλύπτουν workshop, σεμινάρια, συναυλίες και μαθήματα με εισιτήριο, όπου πολλοί άνθρωποι παρακολουθούν την ίδια συνεδρία. Δες τι κάνει ένα σύστημα κρατήσεων εκδηλώσεων και πότε ταιριάζει καλύτερα από τον κλασικό προγραμματισμό ραντεβού.
Τι είναι ένα σύστημα κρατήσεων εκδηλώσεων;
Ένα σύστημα κρατήσεων εκδηλώσεων είναι λογισμικό που διαχειρίζεται τις πωλήσεις εισιτηρίων και τις εγγραφές συμμετεχόντων σε εκδηλώσεις με συγκεκριμένη ώρα. Παρακολουθεί πόσες θέσεις έχουν πουληθεί, εισπράττει πληρωμές και στέλνει επιβεβαιώσεις με τις λεπτομέρειες της εκδήλωσης.
Κάθε εκδήλωση έχει ημερομηνία, ώρα έναρξης, χώρο, όριο χωρητικότητας και τιμή εισιτηρίου. Όταν φτάσει η χωρητικότητα, οι εγγραφές κλείνουν ή περνούν σε λίστα αναμονής.
Τα στοιχεία των συμμετεχόντων μπαίνουν σε μια λίστα που χρησιμοποιεί η ομάδα σου στο check-in. Ονόματα, διευθύνσεις email, τύποι εισιτηρίων και ειδικές ερωτήσεις μένουν δεμένα με κάθε εγγραφή.
Πώς διαφέρει η κράτηση εκδήλωσης από τον προγραμματισμό ραντεβού
Ο προγραμματισμός ραντεβού αναθέτει έναν πελάτη σε έναν επαγγελματία για μία υπηρεσία. Η κράτηση εκδήλωσης αναθέτει πολλούς συμμετέχοντες σε μία κοινή συνεδρία με σταθερή ώρα έναρξης.
Η λογική χωρητικότητας βασίζεται στον αριθμό ατόμων, όχι στον επαγγελματία. Ένα workshop γιόγκα για σαράντα άτομα και ένα επαγγελματικό σεμινάριο για διακόσια χρησιμοποιούν το ίδιο μοντέλο εγγραφής, αν και οι εκδηλώσεις δεν μοιάζουν καθόλου.
Αυτή η διαφορά εξηγείται στο κρατήσεις και ραντεβού. Η κράτηση εκδηλώσεων ανήκει καθαρά στην πλευρά των κρατήσεων.
Λειτουργίες που ρυθμίζουν πρώτες οι διοργανωτές
1. Τύποι εισιτηρίων και κλιμάκια τιμών
Πούλησε εισιτήρια early bird, κανονικά και VIP με διαφορετικές τιμές και προνόμια. Κάθε κλιμάκιο μπορεί να έχει δικό του όριο χωρητικότητας μέσα στο συνολικό όριο της εκδήλωσης.
2. Φόρμες εγγραφής με προσαρμοσμένα πεδία
Ρώτα για διατροφικές προτιμήσεις, όνομα εταιρείας ή επιλογές συνεδριών κατά το checkout. Κράτα τα υποχρεωτικά πεδία λίγα, για να μη χάνεις ολοκληρώσεις. Φτιάξε τις φόρμες με τις οδηγίες του πώς να φτιάξεις φόρμα εγγραφής εκδήλωσης.
3. Είσπραξη πληρωμής κατά την εγγραφή
Χρέωσε στο checkout, ώστε η παρουσία να είναι δεσμευτική. Και οι δωρεάν εκδηλώσεις ωφελούνται από την εγγραφή, για να ελέγχεις τη χωρητικότητα και να στέλνεις υπενθυμίσεις.
4. Email επιβεβαίωσης και προσκλήσεις ημερολογίου
Στείλε άμεση επιβεβαίωση με ημερομηνία, ώρα, τοποθεσία και τι να φέρουν. Βάλε σύνδεσμο για προσθήκη στο ημερολόγιο, ώστε οι συμμετέχοντες να μην ξεχνούν.
Οι διοργανωτές tour που πουλούν ομαδικές εμπειρίες με συγκεκριμένη ώρα χρησιμοποιούν παρόμοια λογική χωρητικότητας. Σύγκρινε με το τι είναι το λογισμικό κρατήσεων για tour όταν οι εκδηλώσεις σου είναι ξεναγήσεις και όχι συγκεντρώσεις με καθιστές θέσεις.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορεί ένα σύστημα κρατήσεων εκδηλώσεων να χειριστεί δωρεάν εκδηλώσεις;
Και οι δωρεάν εκδηλώσεις χρειάζονται εγγραφή, για να μπει όριο στη συμμετοχή και να μαζευτούν στοιχεία επικοινωνίας για υπενθυμίσεις. Το checkout με μηδενική τιμή επιβεβαιώνει μια θέση χωρίς πληρωμή και κρατά σωστή τη χωρητικότητα.
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα στην κράτηση εκδήλωσης και την εγγραφή σε εκδήλωση;
Οι όροι επικαλύπτονται. Η κράτηση εκδήλωσης δίνει έμφαση στις πωλήσεις εισιτηρίων και τη χωρητικότητα. Η εγγραφή δίνει έμφαση στη συλλογή στοιχείων των συμμετεχόντων. Τα περισσότερα εργαλεία καλύπτουν και τα δύο σε μία ροή checkout.
Πώς πουλάω εισιτήρια εκδηλώσεων στην ιστοσελίδα μου;
Φτιάξε μια σελίδα εκδήλωσης με περιγραφή, πρόγραμμα και checkout εγγραφής. Με τον Δημιουργό ιστοσελίδων του WEMASY φτιάχνεις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου.
Πρέπει οι φόρμες εγγραφής εκδηλώσεων να έχουν ένα ή πολλά βήματα;
Οι σύντομες εκδηλώσεις με λίγες ερωτήσεις δουλεύουν με φόρμες ενός βήματος. Οι μεγαλύτερες εγγραφές με πολλά προσαρμοσμένα πεδία μετατρέπουν καλύτερα σε πολλά βήματα. Διάβασε το φόρμες ενός βήματος και πολλών βημάτων για το πότε να σπάσεις τα πεδία.
Πώς δουλεύουν οι λίστες αναμονής σε εκδηλώσεις που έχουν sold out;
Οι συμμετέχοντες μπαίνουν σε λίστα αναμονής όταν η χωρητικότητα γεμίσει. Αν κάποιος ακυρώσει, το επόμενο άτομο παίρνει αυτόματη ειδοποίηση για να κρατήσει τη θέση. Οι λίστες αναμονής ανακτούν έσοδα από ακυρώσεις της τελευταίας στιγμής.
Μπορεί ένα σύστημα κρατήσεων εκδηλώσεων να διαχειριστεί επαναλαμβανόμενες εκδηλώσεις;
Τα επαναλαμβανόμενα workshop και τα εβδομαδιαία μαθήματα χρησιμοποιούν το ίδιο πρότυπο εκδήλωσης με νέες ημερομηνίες. Κάθε επανάληψη έχει δικό της μετρητή χωρητικότητας και μοιράζεται τις ρυθμίσεις της φόρμας εγγραφής. Δες το τι είναι ένα ημερολόγιο κρατήσεων για το πώς εμφανίζονται δημόσια τα επαναλαμβανόμενα προγράμματα.