Εκατόν είκοσι ραντεβού περιμένουν στο ημερολόγιο της επόμενης εβδομάδας. Τρία μέλη του προσωπικού δήλωσαν ασθένεια για την Τρίτη. Ο υπεύθυνός σου περνά σαράντα λεπτά στο τηλέφωνο μετακινώντας πελάτες και μετά καταλαβαίνει ότι τώρα το πρόβλημα είναι η Πέμπτη.
Αυτό το μπέρδεμα έρχεται να μειώσει το λογισμικό σχεδιασμού χωρητικότητας. Είναι ένα πρόγραμμα που συνδέει τα ζωντανά στοιχεία κρατήσεων με τα προγράμματα προσωπικού και τα όρια πόρων και σε προειδοποιεί για συγκρούσεις πριν φτάσουν στον πελάτη. Πάει πιο πέρα από τα στατικά υπολογιστικά φύλλα, γιατί ενημερώνεται όσο αλλάζουν οι κρατήσεις. Δες τι να περιμένεις από αυτό και πότε αξίζει τη θέση του στα εργαλεία σου.
Τι είναι το λογισμικό σχεδιασμού χωρητικότητας;
Το λογισμικό σχεδιασμού χωρητικότητας είναι ένα ψηφιακό σύστημα που μοντελοποιεί πόση δουλειά αντέχει η επιχείρησή σου και το συγκρίνει με τη ζήτηση που έρχεται. Συνήθως παίρνει στοιχεία κρατήσεων, εφαρμόζει κανόνες για δεξιότητες προσωπικού και διαθεσιμότητα χώρων και δείχνει σε έναν πίνακα τα διαστήματα που ξεπερνούν τη χωρητικότητα.
Το καλό λογισμικό προτείνει και ενέργειες: πρόσθεσε μια βάρδια, μπλόκαρε μια ώρα κρατήσεων ή μετακίνησε προσωπικό ανάμεσα σε σημεία. Ο στόχος είναι ο ίδιος με τον χειροκίνητο σχεδιασμό, αλλά η ανανέωση γίνεται συνεχώς και όχι μία φορά την εβδομάδα.
Το λογισμικό στηρίζεται στις έννοιες του τι είναι ο σχεδιασμός χωρητικότητας και στους τύπους εργαλείων που περιγράφονται στα εργαλεία σχεδιασμού χωρητικότητας. Είναι το αυτοματοποιημένο επίπεδο όταν τα υπολογιστικά φύλλα δεν προλαβαίνουν.
Βασικά χαρακτηριστικά που πρέπει να περιμένεις
1. Ζωντανός συγχρονισμός κρατήσεων
Το λογισμικό διαβάζει τις κρατήσεις από το σύστημά σου μόλις φτάνουν. Οι κρατήσεις από τηλέφωνο, ιστοσελίδα και επιτόπου πρέπει να καταλήγουν σε μία εικόνα ζήτησης, ώστε το πλάνο να μην μένει πίσω από την πραγματικότητα.
2. Κανόνες πόρων και δεξιοτήτων
Όρισε χώρους, εξοπλισμό, πιστοποιήσεις και όρια βαρδιών. Το σύστημα υπολογίζει την πραγματική χωρητικότητα με βάση αυτούς τους κανόνες και όχι μόνο τον αριθμό των ατόμων.
3. Σενάρια
Δες τι γίνεται αν προσθέσεις ώρες το Σάββατο ή χάσεις δύο άτομα. Τα σενάρια σε βοηθούν να αποφασίσεις πριν δεσμευτείς σε αλλαγές στο πρόγραμμα.
4. Ειδοποιήσεις και όρια
Ενημερώσου όταν μια μέρα περνά το ογδόντα τοις εκατό της χωρητικότητας ή όταν ένα κενό δεξιοτήτων αφήνει μια υπηρεσία χωρίς κάλυψη. Οι έγκαιρες προειδοποιήσεις είναι καλύτερες από το σβήσιμο φωτιών στο τέλος της εβδομάδας.
5. Αναφορές
Παρακολούθησε τη χρήση, την αδιάθετη χωρητικότητα και την ακρίβεια των προβλέψεων με τον καιρό. Οι μηνιαίες αναφορές δείχνουν αν οι παραδοχές σου ταιριάζουν ακόμα με τον τρόπο που κλείνουν οι πελάτες.
Πότε χρειάζεσαι λογισμικό σχεδιασμού χωρητικότητας
Τα χειροκίνητα εργαλεία δουλεύουν όταν ο όγκος είναι μικρός και οι υπηρεσίες απλές. Το λογισμικό γίνεται πολύτιμο όταν χειρίζεσαι πολλά σημεία, είδη υπηρεσιών ή κανάλια κρατήσεων και τα λάθη σου κοστίζουν σταθερούς πελάτες.
Τα ξενοδοχεία, τα κομμωτήρια με πολλές θέσεις και οι κλινικές με αίθουσες διαδικασιών φτάνουν συχνά νωρίς σε αυτό το όριο, γιατί ένα λάθος στη μέτρηση επηρεάζει πολλά ραντεβού. Οι ομάδες που ήδη εφαρμόζουν δομημένη διαχείριση κρατήσεων είναι συνήθως έτοιμες για το λογισμικό, γιατί τα δεδομένα τους είναι αρκετά καθαρά για αυτόματο σχεδιασμό.
Λογισμικό ή πρότυπα
Τα πρότυπα διδάσκουν τη διαδικασία και δουλεύουν σε μικρή κλίμακα. Το λογισμικό την επιβάλλει σε μεγάλη κλίμακα με ζωντανά δεδομένα και κοινή εικόνα. Πολλές επιχειρήσεις ξεκινούν με ένα πρότυπο σχεδιασμού χωρητικότητας και περνούν σε λογισμικό όταν οι εβδομαδιαίες εξαγωγές και οι χειροκίνητες ενημερώσεις γίνονται το εμπόδιο.
Συχνές ερωτήσεις
Διαχειρίζεται το λογισμικό σχεδιασμού χωρητικότητας και τον προγραμματισμό προσωπικού;
Πολλά προϊόντα συνδυάζουν προβολές χωρητικότητας με προγραμματισμό βαρδιών. Άλλα τα κρατούν χωριστά. Έλεγξε αν το εργαλείο σε αφήνει να περάσεις από μια ειδοποίηση χωρητικότητας κατευθείαν στην επεξεργασία του εβδομαδιαίου προγράμματος, χωρίς εξαγωγή δεδομένων.
Πώς αποτρέπει το λογισμικό σχεδιασμού χωρητικότητας το overbooking;
Συγκρίνει τις ζωντανές κρατήσεις με τα όρια που έχεις ορίσει και μπορεί να μπλοκάρει νέες κρατήσεις όταν η χωρητικότητα γεμίσει. Αυτό δουλεύει καλύτερα όταν η online σελίδα κρατήσεών σου μοιράζεται το ίδιο σύστημα με την εσωτερική σου προβολή σχεδιασμού.
Μπορούν οι μικρές επιχειρήσεις να αντέξουν οικονομικά λογισμικό σχεδιασμού χωρητικότητας;
Υπάρχουν εισαγωγικά πακέτα για ομάδες ενός σημείου. Σύγκρινε το κόστος με τις υπερωρίες, τις επιστροφές χρημάτων και τους πελάτες που χάνεις από υποστελεχωμένες ώρες αιχμής. Ένα κακό Σάββατο κοστίζει συχνά περισσότερο από έναν μήνα συνδρομής.
Πώς συνδέω το λογισμικό σχεδιασμού χωρητικότητας με την ιστοσελίδα κρατήσεών μου;
Τα ολοκληρωμένα συστήματα στέλνουν αυτόματα τα όρια διαθεσιμότητας στη δημόσια σελίδα κρατήσεών σου. Το WEMASY περιλαμβάνει δημιουργό ιστοσελίδων με ενσωμάτωση κρατήσεων, ώστε οι κανόνες χωρητικότητας που ορίζεις στον σχεδιασμό σου να ελέγχουν ποιες ώρες βλέπουν οι πελάτες online.
Τι μεταφορά δεδομένων χρειάζεται πριν υιοθετήσω λογισμικό σχεδιασμού χωρητικότητας;
Το καθαρό ιστορικό κρατήσεων, οι ετικέτες δεξιοτήτων του προσωπικού και η απογραφή πόρων κάνουν τη ρύθμιση πιο γρήγορη. Αν οι εγγραφές της διαχείρισης κρατήσεων είναι σκόρπιες σε διάφορα κανάλια, ένωσέ τες πρώτα, ώστε το λογισμικό να ξεκινά από μία πηγή ζήτησης.
Σε τι διαφέρει το λογισμικό σχεδιασμού χωρητικότητας από το λογισμικό προγραμματισμού πόρων;
Το λογισμικό σχεδιασμού χωρητικότητας εξετάζει αν έχεις αρκετά για να καλύψεις τη ζήτηση. Το λογισμικό προγραμματισμού πόρων αναθέτει συγκεκριμένους χώρους και εξοπλισμό σε επιβεβαιωμένες κρατήσεις. Πολλές ομάδες χρησιμοποιούν και τα δύο μαζί.