Από πού να ξεκινήσεις όταν η επόμενη εβδομάδα έχει ήδη εξήντα δύο κρατήσεις και δεν είσαι σίγουρος ότι τέσσερα άτομα τις καλύπτουν; Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες ξεκινούν από λευκή σελίδα, ξαναφτιάχνουν τον ίδιο πίνακα και ελπίζουν ότι οι πράξεις βγαίνουν.
Ένα πρότυπο σχεδιασμού χωρητικότητας σου δίνει αυτή τη δομή μία φορά, ώστε να τη χρησιμοποιείς κάθε εβδομάδα. Είναι μια έτοιμη διάταξη, συνήθως υπολογιστικό φύλλο, που βάζει δίπλα δίπλα χρονικά διαστήματα, αναμενόμενη ζήτηση, διαθέσιμες ώρες προσωπικού και όρια πόρων. Συμπληρώνεις φρέσκους αριθμούς και δεν ξανασχεδιάζεις τη μορφή. Δες πώς να φτιάξεις και να τρέξεις ένα που πραγματικά εξοικονομεί χρόνο.
Τι είναι ένα πρότυπο σχεδιασμού χωρητικότητας;
Ένα πρότυπο σχεδιασμού χωρητικότητας είναι ένα επαναχρησιμοποιήσιμο έγγραφο με σταθερές γραμμές και στήλες για τη ζήτηση και την προσφορά. Οι γραμμές συνήθως αντιστοιχούν σε μέρες ή ωριαία μπλοκ. Οι στήλες δείχνουν τα κλεισμένα ραντεβού, το διαθέσιμο προσωπικό, τον αριθμό χώρων και τη διαφορά ανάμεσά τους.
Τα πρότυπα δεν αυτοματοποιούν τις ενημερώσεις όπως το λογισμικό σχεδιασμού χωρητικότητας. Σε μαθαίνουν την πειθαρχία και κρατούν την ομάδα σου στην ίδια μορφή. Πολλές επιχειρήσεις τρέχουν πρότυπα για μήνες πριν περάσουν σε λογισμικό.
Πώς να στήσεις το πρότυπο σχεδιασμού χωρητικότητας
1. Όρισε τα χρονικά σου μπλοκ
Χώρισε την εβδομάδα στα διαστήματα που μετράνε για την επιχείρησή σου. Ένα κομμωτήριο μπορεί να χρησιμοποιεί ωριαία μπλοκ. Ένα εστιατόριο μπορεί να χρησιμοποιεί τις βάρδιες μεσημεριού και βραδιού. Ταίριαξε το πλέγμα με τον τρόπο που κλείνουν πραγματικά οι πελάτες.
2. Πρόσθεσε στήλη ζήτησης
Πάρε τις αναμενόμενες κρατήσεις από τις εγγραφές σου. Συμπερίλαβε τη διάρκεια της υπηρεσίας, ώστε δύο ραντεβού μιας ώρας στο ίδιο μπλοκ να μετράνε ως δύο μονάδες ζήτησης και όχι μία.
3. Πρόσθεσε στήλη προσφοράς
Γράψε τις ώρες του προσωπικού, αφαιρώντας διαλείμματα και εργασίες εκτός υπηρεσίας. Πρόσθεσε όρια χώρων ή τραπεζιών αν ο φυσικός χώρος περιορίζει την απόδοση πριν από τον αριθμό των ατόμων.
4. Υπολόγισε τη διαφορά
Αφαίρεσε την προσφορά από τη ζήτηση σε κάθε μπλοκ. Οι θετικές διαφορές σημαίνουν ότι χρειάζεσαι περισσότερο προσωπικό ή ότι πρέπει να σταματήσεις να δέχεσαι κρατήσεις. Οι αρνητικές διαφορές σημαίνουν αχρησιμοποίητη χωρητικότητα που μπορείς να γεμίσεις με προσφορές ή με λιγότερες ώρες.
5. Πρόσθεσε στήλη ενεργειών
Γράψε τι θα κάνεις για κάθε μπλοκ που σημαδεύτηκε: προσθήκη βάρδιας, εκπαίδευση σε άλλο ρόλο, μπλοκάρισμα online ωρών ή αποδοχή υπερωριών. Η στήλη ενεργειών μετατρέπει το πρότυπο από αναφορά σε πλάνο.
Πώς να χρησιμοποιείς το πρότυπο κάθε εβδομάδα
Κάνε τον έλεγχο του προτύπου την ίδια ώρα κάθε εβδομάδα, ιδανικά πριν δημοσιευτούν τα προγράμματα. Εξήγαγε φρέσκα στοιχεία κρατήσεων, επικόλλησέ τα και κοίτα πρώτα τα κόκκινα μπλοκ.
Μοιράσου την τελική εικόνα με τους υπεύθυνους βάρδιας, ώστε να βλέπουν γιατί το Σάββατο χρειάζεται ένα άτομο παραπάνω. Σύνδεσε τις αλλαγές με τη διαχείριση κρατήσεων, ώστε οι μπλοκαρισμένες ώρες και οι νέες βάρδιες να φαίνονται εκεί που κλείνουν οι πελάτες.
Όταν περάσει η εβδομάδα, πρόσθεσε μια γραμμή με τις πραγματικές αφίξεις σε σχέση με το πλάνο. Αυτή η ανατροφοδότηση βελτιώνει τις προβλέψεις σου και δείχνει αν οι παραδοχές του προτύπου ταιριάζουν ακόμα με την πραγματικότητα.
Πότε να ξεπεράσεις ένα πρότυπο
Τα πρότυπα δυσκολεύονται όταν πολλά άτομα χρειάζονται ζωντανή πρόσβαση, ο όγκος κρατήσεων αλλάζει ανά ώρα ή διαχειρίζεσαι πάνω από ένα σημείο. Τότε δες ειδικά εργαλεία σχεδιασμού χωρητικότητας που συγχρονίζονται αυτόματα. Το πρότυπο εξυπηρέτησε τον σκοπό του: έμαθε στην ομάδα σου τι να μετράει.
Συχνές ερωτήσεις
Ποιες στήλες χρειάζεται ένα βασικό πρότυπο σχεδιασμού χωρητικότητας;
Ξεκίνα με ημερομηνία, χρονικό μπλοκ, αναμενόμενες κρατήσεις, διαθέσιμες ώρες προσωπικού, όριο χώρων, διαφορά και προγραμματισμένη ενέργεια. Πρόσθεσε στήλες για είδος υπηρεσίας ή σημείο όταν αυτές οι μεταβλητές αλλάζουν το ανώτατο όριο χωρητικότητας.
Πώς λαμβάνω υπόψη διαφορετικές διάρκειες υπηρεσιών σε ένα πρότυπο;
Μετάτρεψε τις κρατήσεις σε μονάδες χωρητικότητας. Μια θεραπεία 90 λεπτών χρησιμοποιεί 1,5 μονάδες ενός μπλοκ δύο ωρών. Οι ενιαίες μονάδες σε εμποδίζουν να μετράς δέκα σύντομα ραντεβού ίσα με δέκα μεγάλα.
Να συμπεριλάβω τις άδειες στη στήλη προσφοράς;
Οι εγκεκριμένες άδειες μειώνουν τις διαθέσιμες ώρες στη στήλη προσφοράς. Αν τις παραλείψεις, το πρότυπο δείχνει χωρητικότητα που δεν έχεις πραγματικά και ακολουθεί overbooking.
Μπορεί ένα πρότυπο σχεδιασμού χωρητικότητας να δουλέψει μαζί με τις online κρατήσεις;
Ενημέρωσε το πρότυπο όταν οι κρατήσεις από την ιστοσελίδα ανεβαίνουν στη μέση της εβδομάδας. Το WEMASY περιλαμβάνει δημιουργό ιστοσελίδων με ενσωμάτωση κρατήσεων, ώστε να ευθυγραμμίζεις τα όρια ωρών στη δημόσια σελίδα σου με τους αριθμούς χωρητικότητας που σημαδεύει το πρότυπο.
Πόσο καιρό να κρατάω τα ιστορικά δεδομένα του προτύπου;
Κράτησε τουλάχιστον τρεις μήνες εβδομαδιαίων πλάνων. Τα εποχικά μοτίβα φαίνονται μόνο όταν συγκρίνεις τον φετινό Μάρτιο με τον περσινό. Αρχειοθέτησε τις καρτέλες ανά τρίμηνο, ώστε το αρχείο να μένει διαχειρίσιμο.
Ποιο είναι το επόμενο βήμα μετά το πρότυπο σχεδιασμού χωρητικότητας;
Πέρασε στον σχεδιασμό χωρητικότητας πόρων όταν οι χώροι και ο εξοπλισμός, και όχι μόνο οι ώρες προσωπικού, περιορίζουν πόσες κρατήσεις μπορείς να δεχτείς.