Δώδεκα άτομα. Ένας κοινός κωδικός κολλημένος μέσα σε ένα συρτάρι. Τρεις πρώην εργαζόμενοι που εμφανίζονται ακόμα στη λίστα CC του αυτόματου απαντητή. Αυτό δεν είναι μοντέλο δικαιωμάτων. Είναι ατύχημα που περιμένει μια αργή Τρίτη.
Οι ρόλοι και τα δικαιώματα στο email είναι οι κανόνες που λένε ποιους λογαριασμούς ανοίγει κάθε άτομο, αν μπορεί να στέλνει ως κοινή διεύθυνση και ποιος μπορεί να προσθέτει ή να αφαιρεί χρήστες. Τα καλά δικαιώματα αντικαθιστούν τους κοινούς κωδικούς με ατομικά logins δεμένα με τη λειτουργία της δουλειάς. Δες πώς δομούν αυτή την πρόσβαση οι ομάδες.
Πώς δουλεύουν οι ρόλοι και τα δικαιώματα στο business email;
Κάθε μέλος της ομάδας παίρνει ατομικό login. Τα δικαιώματα δένονται σε αυτό το login και όχι σε κοινό διαπιστευτήριο. Ένα σύνολο δικαιωμάτων περιλαμβάνει συνήθως πρόσβαση ανάγνωσης, πρόσβαση αποστολής, δικαιώματα αποστολής ως alias και δικαιώματα διαχειριστή για τη διαχείριση λογαριασμών.
Η πρόσβαση βάσει ρόλου αντιστοιχίζει τη λειτουργία της δουλειάς με δικαιώματα γραμματοκιβωτίου. Το προσωπικό υποστήριξης διαβάζει και απαντά από το support@. Το προσωπικό πωλήσεων στέλνει από τη διεύθυνση name@ και διεκδικεί υποψήφιους από μια κοινή ουρά. Μόνο οι διαχειριστές δημιουργούν ή διαγράφουν λογαριασμούς. Αυτό το μοντέλο επεκτείνει τα βασικά ασφάλειας από το τι είναι η ασφάλεια email για επιχειρήσεις.
Συνηθισμένα επίπεδα δικαιωμάτων για ομάδες
1. Κάτοχος ατομικού γραμματοκιβωτίου
Πλήρης πρόσβαση σε ένα inbox με όνομα. Μπορεί να στέλνει, να λαμβάνει και να διαχειρίζεται προσωπικούς φακέλους. Δεν μπορεί να αλλάζει το DNS του οργανισμού ούτε ρυθμίσεις τιμολόγησης.
2. Μέλος κοινού inbox
Μπορεί να διαβάζει και να απαντά μέσα σε μια κοινή ουρά. Μπορεί να προσθέτει εσωτερικές σημειώσεις και να αλλάζει την κατάσταση ανάθεσης. Δεν μπορεί να διαγράψει την κοινή διεύθυνση ούτε να δώσει πρόσβαση σε εξωτερικούς.
3. Δικαιώματα αποστολής ως alias
Επιτρέπουν σε έναν χρήστη να συντάσσει email που εμφανίζεται από το billing@ ή το hello@, χωρίς να κατέχει ολόκληρη την ουρά. Χρήσιμο για ειδικούς που απαντούν σε εξειδικευμένα θέματα με διεύθυνση ρόλου από το πώς διαλέγεις το σωστό πρόθεμα email για την επωνυμία σου.
4. Διαχειριστής
Δημιουργεί λογαριασμούς, κάνει επαναφορά κωδικών και ελέγχει τα αρχεία πρόσβασης. Περιόρισε τον αριθμό των διαχειριστών σε αξιόπιστους χειριστές. Συνδύασε το καθήκον του διαχειριστή με βήματα αποχώρησης από το επόμενο κεφάλαιο, υποδοχή μελών της ομάδας στο business email.
Ξαναδές τα δικαιώματα όταν αλλάζουν οι ρόλοι
Τα δικαιώματα πρέπει να αλλάζουν την ίδια μέρα που αλλάζει ο ρόλος. Οι προαγωγές, οι μετακινήσεις τμημάτων και οι αποχωρήσεις ενεργοποιούν όλες έναν έλεγχο. Αφαίρεσε τα δικαιώματα αποστολής ως alias, την πρόσβαση σε κοινά inbox και τους κανόνες προώθησης όταν φεύγει κάποιος.
Οι τριμηνιαίοι έλεγχοι πιάνουν την απόκλιση: πρώην συνεργάτες με πρόσβαση που έμεινε, ασκούμενοι με δικαιώματα διαχειριστή και κοινούς κωδικούς που ξαναμπήκαν από βιασύνη. Τεκμηρίωσε τον ρυθμό ελέγχου μέσα στις πολιτικές ομάδας που καλύπτονται στο πολιτικές email για ομάδες.
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει οι ομάδες να μοιράζονται ποτέ ένα login για ένα γραμματοκιβώτιο;
Τα κοινά login αφαιρούν την ευθύνη και κάνουν χαοτική την αποχώρηση. Δώσε σε κάθε άτομο ατομικό λογαριασμό με δικαιώματα ανάλογα με τον ρόλο του. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων.
Ποια η διαφορά ανάμεσα στην πρόσβαση ανάγνωσης και στα δικαιώματα αποστολής ως alias;
Η πρόσβαση ανάγνωσης επιτρέπει σε κάποιον να βλέπει νήματα σε κοινή ουρά. Τα δικαιώματα αποστολής ως alias του επιτρέπουν να συντάσσει εξερχόμενο email από διεύθυνση ρόλου. Ένας ειδικός τιμολόγησης μπορεί να χρειάζεται αποστολή ως billing@ χωρίς πλήρη έλεγχο διαχειριστή.
Πώς σχετίζονται τα δικαιώματα με τις εγγραφές ασφάλειας email;
Οι εγγραφές ταυτοποίησης DNS προστατεύουν τη φήμη του domain σου ανεξάρτητα από το ποιος στέλνει. Τα δικαιώματα ελέγχουν ποια άτομα μπορούν να στέλνουν εξ ονόματός σου. Και τα δύο επίπεδα μετράνε. Δες το εγγραφές SPF, DKIM και DMARC για την τεχνική πλευρά.
Μπορούν οι προϊστάμενοι να διαβάζουν τα inbox των εργαζομένων;
Η πολιτική πρέπει να ορίζει αν οι προϊστάμενοι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε ατομικά γραμματοκιβώτια για εποπτεία ή μόνο σε κοινές ουρές. Οι καθαροί γραπτοί κανόνες προλαβαίνουν εκπλήξεις και προστατεύουν την εμπιστοσύνη. Η επίσημη καθοδήγηση χωράει στις πολιτικές email για ομάδες.
Ποια δικαιώματα χρειάζονται συνήθως οι εξωτερικοί συνεργάτες;
Οι εξωτερικοί συνεργάτες χρειάζονται συνήθως στενή πρόσβαση αποστολής ως alias ή κοινού inbox μόνο για τη διάρκεια της συνεργασίας. Όρισε ημερομηνία λήξης στην πρόσβαση τη μέρα που ξεκινά η συνεργασία. Τα βήματα αποχώρησης αντικατοπτρίζουν αντίστροφα το υποδοχή μελών της ομάδας στο business email.
Πόσο συχνά πρέπει να ελέγχουν οι ομάδες τα δικαιώματα email;
Οι τριμηνιαίοι έλεγχοι δουλεύουν για τις περισσότερες ομάδες που μεγαλώνουν. Έλεγξε αμέσως μετά από κάθε αποχώρηση ή περιστατικό ασφάλειας. Η εκπαίδευση από το πώς αναγνωρίζεις ένα phishing email μειώνει τα επικίνδυνα κλικ που τα δικαιώματα μόνα τους δεν σταματούν.