Παίρνει ο νέος συνάδελφός σου διεύθυνση της επωνυμίας πριν το μεσημεριανό της πρώτης μέρας ή περνά μια εβδομάδα απαντώντας από προσωπικό inbox, μέχρι να βρει κάποιος χρόνο να στήσει τα πράγματα; Το κενό ανάμεσα σε αυτούς τους δύο δρόμους είναι μεγαλύτερο απ' ό,τι περιμένουν οι περισσότεροι ιδρυτές.
Η υποδοχή μελών της ομάδας στο business email είναι η λίστα ελέγχου που μετατρέπει έναν νέο συνάδελφο σε αξιόπιστο αποστολέα στο domain σου. Καλύπτει τη δημιουργία λογαριασμού, τη ρύθμιση συσκευών, την εγκατάσταση υπογραφής, την πρόσβαση σε κοινό inbox και τα πρότυπα καλής συμπεριφοράς που ακολουθούν από την πρώτη απάντηση. Μια επαναλαμβανόμενη διαδικασία είναι καλύτερη από τον αυτοσχεδιασμό κάθε φορά που μεγαλώνει η ομάδα.
Πώς υποδέχεσαι νέα μέλη της ομάδας στο business email;
Ξεκίνα πριν από την ημερομηνία έναρξης. Αποφάσισε τη μορφή διεύθυνσης, το επίπεδο δικαιωμάτων και τις κοινές ουρές που χρειάζεται ο ρόλος. Φτιάξε τον λογαριασμό και δοκίμασε την αποστολή πριν συνδεθεί ο νέος συνάδελφος. Η δημιουργία λογαριασμού ακολουθεί τα ίδια βήματα domain από το πώς δημιουργείς διευθύνσεις email στο domain σου.
Η πρώτη μέρα πρέπει να περιλαμβάνει τέσσερις παραδόσεις: διαπιστευτήρια σύνδεσης, πρότυπο υπογραφής, γραπτές προσδοκίες χρόνου απάντησης και συνδέσμους στον οδηγό καλής συμπεριφοράς από το κανόνες καλής συμπεριφοράς στο email για επωνυμίες. Η δεύτερη μέρα πρέπει να περιλαμβάνει δοκιμαστική αποστολή σε έναν εσωτερικό αναθεωρητή που επιβεβαιώνει τη μορφή και το ύφος.
Τι ανήκει σε μια λίστα υποδοχής για το email
1. Ρύθμιση λογαριασμού και συσκευών
Ατομικό γραμματοκιβώτιο, πρόσβαση σε κοινό inbox και δικαιώματα αποστολής ως alias για τυχόν aliases ρόλου. Επιβεβαίωσε τον συγχρονισμό σε κινητό και υπολογιστή με τις οδηγίες από το τι είναι ένα πρόγραμμα email.
2. Υπογραφή και branding
Εγκατάστησε το εγκεκριμένο μπλοκ υπογραφής με σωστό τίτλο, τηλέφωνο και συνδέσμους. Τα πρότυπα υπογραφής υπάρχουν στο συνέπεια υπογραφών email ομάδας.
3. Δικαιώματα και ασφάλεια
Εξήγησε από ποιες διευθύνσεις μπορούν να στέλνουν και πώς αναφέρουν ύποπτο email. Δείξε την εκπαίδευση του πώς αναγνωρίζεις ένα phishing email.
4. Προσδοκίες ροής εργασίας
Όρισε πώς διεκδικούν νήματα σε κοινές ουρές, πότε κλιμακώνουν και πόσο γρήγορα απαντούν. Σύνδεσέ το με τις προσδοκίες χρόνου απάντησης στα email.
Φύλαξε τη λίστα εκεί που μπορούν να τη τρέξουν και οι ανθρώπινοι πόροι και οι λειτουργίες χωρίς να ρωτήσουν τον ιδρυτή. Το επόμενο κεφάλαιο, συνέπεια υπογραφών email ομάδας, εμβαθύνει στο βήμα του branding που ολοκληρώνει κάθε νέος συνάδελφος.
Συχνές ερωτήσεις
Πότε πρέπει ένας νέος συνάδελφος να πάρει business διεύθυνση email;
Φτιάξε τη διεύθυνση πριν την πρώτη μέρα, αν ο ρόλος έρχεται σε επαφή με πελάτες ή συνεργάτες. Ακόμα και μία εβδομάδα αναμονής καλεί συνήθειες προσωπικής διεύθυνσης που είναι δύσκολο να αναιρεθούν. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου, και μπορείς να κρατάς ενημερωμένα τα δημόσια στοιχεία επικοινωνίας: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων.
Πρέπει η υποδοχή να περιλαμβάνει δοκιμαστικό email;
Μια σύντομη εσωτερική δοκιμή πιάνει χαλασμένες υπογραφές, λάθος ρυθμίσεις αποστολής ως alias και προβλήματα συγχρονισμού κινητού πριν τα δει πελάτης. Έλεγξε μαζί θέμα, υπογραφή και διεύθυνση απάντησης. Τα πρότυπα γραφής από το πώς να γράψεις ένα επαγγελματικό email ισχύουν από την πρώτη αποστολή.
Τι πρόσβαση πρέπει να παίρνουν οι ασκούμενοι;
Οι ασκούμενοι χρειάζονται συνήθως το στενότερο σύνολο δικαιωμάτων: μόνο ανάγνωση σε κοινές ουρές ή αποστολή ως ένα alias υπό επίβλεψη. Όρισε ημερομηνία λήξης της πρόσβασης όταν τελειώνει η πρακτική. Ακολούθησε τα βήματα αποχώρησης από το ρόλοι και δικαιώματα στο email.
Πώς ολοκληρώνουν τη ρύθμιση email οι απομακρυσμένοι συνάδελφοι;
Οι απομακρυσμένοι συνάδελφοι ακολουθούν την ίδια λίστα, με βίντεο οδηγό για την εγκατάσταση του προγράμματος. Στείλε τα διαπιστευτήρια μέσα από ασφαλές κανάλι και όχι σε απλό chat. Συνήθειες ειδικά για απομακρυσμένες ομάδες υπάρχουν στο επαγγελματικό email για απομακρυσμένες ομάδες.
Ποιος κατέχει την υποδοχή στο email σε μια μικρή εταιρεία;
Οι λειτουργίες ή ο υπεύθυνος πρόσληψης πρέπει να κατέχει τη λίστα, ακόμα κι αν ο λογαριασμός φτιάχνεται από το IT. Ένας υπεύθυνος εμποδίζει τα βήματα να πέφτουν ανάμεσα σε τμήματα. Τεκμηρίωσε τον υπεύθυνο μέσα στις πολιτικές email για ομάδες.
Τι γίνεται με το email όταν φεύγει κάποιος;
Απενεργοποίησε το login την ίδια μέρα, ανάθεσε ξανά τα ανοιχτά κοινά νήματα και όρισε προώθηση ή αυτόματο απαντητή μόνο αν το επιτρέπει η πολιτική. Μην αφήνεις ποτέ αδρανείς ενεργούς λογαριασμούς. Τα μοτίβα εκτός γραφείου από το email εκτός γραφείου για επιχειρήσεις βοηθούν σε προγραμματισμένες μεταβάσεις.