Κωδικοί κοινών inbox κολλημένοι σε οθόνη. Εγγραφές DNS που αντιγράφηκαν μία φορά και δεν ελέγχθηκαν ξανά. Ένα εργαλείο marketing που στέλνει από το domain σου χωρίς ενημέρωση του SPF. Κάθε συντόμευση φαίνεται εντάξει, μέχρι να χαλάσει κάτι.
Τα λάθη ασφάλειας email που κάνουν οι επωνυμίες πέφτουν συνήθως σε τρεις κατηγορίες: αδύναμος έλεγχος πρόσβασης, ελλιπής ταυτοποίηση και ανθρώπινες συνήθειες που παρακάμπτουν και τα δύο. Οι διορθώσεις είναι απλές, όταν ξέρεις τι να ψάξεις. Έχεις καλύψει τα θεμέλια σε αυτή την ενότητα, από το τι είναι η ασφάλεια email για επιχειρήσεις ως την παράδοση. Αυτό το κλείσιμο συνδέει τα συνηθισμένα λάθη με συγκεκριμένες διορθώσεις.
Ποια λάθη ασφάλειας email κάνουν οι επωνυμίες;
Τα πιο επιζήμια λάθη προλαμβάνονται. Επιμένουν, γιατί το email φαίνεται να δουλεύει ακόμα κι όταν οι ρυθμίσεις είναι λάθος, μέχρι να αναφέρει ένας πελάτης απάτη ή να σταματήσει να φτάνει το email. Έλεγξε τη λίστα παρακάτω απέναντι στην τρέχουσα ρύθμισή σου.
Λάθη πρόσβασης και λογαριασμών
1. Κοινά γραμματοκιβώτια και αδύναμοι κωδικοί
Οι ομάδες που μοιράζονται ένα login δεν μπορούν να καταλάβουν ποιος έστειλε τι ή να αφαιρέσουν την πρόσβαση όταν κάποιος φεύγει. Οι απλοί κωδικοί που διαδίδονται στο προσωπικό πολλαπλασιάζουν τον κίνδυνο παραβίασης. Δώσε σε κάθε άτομο δικό του γραμματοκιβώτιο και απαίτησε ισχυρά, μοναδικά διαπιστευτήρια.
2. Κανένα σχέδιο ανάκτησης
Οι επωνυμίες παραλείπουν εφεδρικές επαφές και κωδικούς ανάκτησης και μετά κλειδώνονται έξω σε μια διαφωνία για το domain ή σε αλλαγή προσωπικού. Φύλαξε τις επιλογές ανάκτησης με ασφάλεια, με την ίδια φροντίδα που δίνεις στην πρόσβαση της τράπεζάς σου.
Λάθη στην τεχνική ρύθμιση
1. Παράλειψη των εγγραφών ταυτοποίησης
Κάποιες επωνυμίες στήνουν εγγραφές MX και σταματούν εκεί. Χωρίς SPF, DKIM και DMARC, το spoofing και η τοποθέτηση στα ανεπιθύμητα παραμένουν πιθανά. Ολόκληρο το σύνολο εγγραφών ανήκει σε κάθε επαγγελματική ρύθμιση, όπως καλύπτεται στο εγγραφές DNS για email με δικό σου domain.
2. Ξεχασμένα εργαλεία αποστολής
Κάθε εφαρμογή που στέλνει ως το domain σου πρέπει να εμφανίζεται στο SPF και να περνά το DKIM. Η προσθήκη εργαλείου newsletter ή φορμών χωρίς ενημέρωση του DNS δημιουργεί αποτυχίες που μοιάζουν με επιθέσεις. Έλεγχε τα εργαλεία τριμηνιαία.
Ανθρώπινα λάθη και λάθη διαδικασίας
1. Καμία επίγνωση για το phishing
Η τεχνολογία μπλοκάρει πολλά, αλλά ένας σύνδεσμος που πατήθηκε μπορεί να παραβιάσει έναν λογαριασμό. Εκπαίδευσε το προσωπικό με το πώς αναγνωρίζεις ένα phishing email. Επανάλαβε την εκπαίδευση όταν υποδέχεσαι νέους συναδέλφους.
2. Αγνοείς τις προειδοποιήσεις παράδοσης
Οι αυξανόμενες επιστροφές και τα παράπονα spam είναι πρώιμες ειδοποιήσεις. Οι επωνυμίες που τις αγνοούν μέχρι να παραπονεθούν οι πελάτες αντιμετωπίζουν δυσκολότερη ανάκαμψη. Αντιμετώπισε τις πτώσεις τοποθέτησης ως σήματα ασφάλειας και όχι ως ενοχλήσεις του marketing. Οι διόρθωσεις περιγράφονται στο βελτίωσε την παράδοση των email της επωνυμίας σου.
3. Ασυνεπής παρουσίαση της επωνυμίας
Τα μικτά ονόματα αποστολέα, οι παλιές υπογραφές και οι προσωπικές διευθύνσεις σε δημόσιες σελίδες μπερδεύουν τους πελάτες και κάνουν πιο δύσκολη την αναγνώριση των ψεύτικων. Η συνέπεια σε όλες τις ενότητες, και στο συνέπεια στο email σε όλη την επωνυμία σου, στηρίζει την ασφάλεια όσο και το marketing.
Πέρνα από αυτή τη λίστα μία φορά το τρίμηνο. Οι μικρές διορθώσεις τώρα προλαβαίνουν ακριβή ανάκαμψη αργότερα. Ολοκλήρωσες την ενότητα για την ασφάλεια και την παράδοση. Ξαναδές τις προηγούμενες ενότητες όποτε μεγαλώνει η ομάδα ή ο όγκος αποστολών σου.
Συχνές ερωτήσεις
Ποιο είναι το συνηθέστερο λάθος ασφάλειας email για τις μικρές επωνυμίες;
Η χρήση δωρεάν προσωπικής διεύθυνσης για business email, χωρίς ταυτοποίηση σε δικό σου domain, βρίσκεται κοντά στην κορυφή. Περιορίζει τον έλεγχο και δείχνει χαμηλή εμπιστοσύνη. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων. Το email της επωνυμίας σου μένει στον δικό σου πάροχο email.
Είναι σοβαρός κίνδυνος η επαναχρησιμοποίηση κωδικών σε email και άλλα εργαλεία;
Οι επιθέσεις credential stuffing δοκιμάζουν διαρρεύσαντες κωδικούς σε πολλές υπηρεσίες. Ένας κωδικός που επαναχρησιμοποιείται στο business email μπορεί να εκθέσει γρήγορα δεδομένα πελατών. Χρησιμοποίησε μοναδικούς κωδικούς και ενεργοποίησε τη σύνδεση δύο παραγόντων όπου υπάρχει.
Πρέπει να ανησυχώ για πρώην εργαζομένους που είχαν πρόσβαση σε email;
Απενεργοποίησε τα γραμματοκιβώτια και άλλαξε τους κοινούς κωδικούς την ίδια μέρα που φεύγει κάποιος. Οι πρώην συνάδελφοι με ενεργά logins παραμένουν συνηθισμένη πηγή διαρροών και μη εξουσιοδοτημένων αποστολών.
Πώς συνδέονται τα λάθη ασφάλειας με τα email που πάνε στα ανεπιθύμητα;
Η έλλειψη ταυτοποίησης και τα υψηλά ποσοστά παραπόνων βλάπτουν και τα δύο την εμπιστοσύνη στο domain. Η διόρθωση των ρυθμίσεων ασφάλειας συχνά βελτιώνει ταυτόχρονα και την τοποθέτηση. Διάβασε το γιατί τα business email καταλήγουν στα ανεπιθύμητα για τη σύνδεση.
Είναι θέμα ασφάλειας τα λάθη στις υπογραφές email;
Οι χαλασμένοι σύνδεσμοι, τα παλιά τηλέφωνα και τα ανεπίσημα προφίλ social στέλνουν τους πελάτες σε λάθος μέρη. Δες τους κανόνες υπογραφών στο λάθη στις υπογραφές email που πρέπει να αποφύγεις μαζί με τον έλεγχο ασφάλειάς σου.
Πού πρέπει μια επωνυμία να τεκμηριώνει τους κανόνες ασφάλειας email;
Κράτα έναν σύντομο εσωτερικό οδηγό για κωδικούς, αναφορά phishing και ποιος διαχειρίζεται το DNS. Οι νέοι συνάδελφοι πρέπει να τον διαβάζουν πριν πάρουν πρόσβαση σε γραμματοκιβώτιο. Συνδύασέ τον με το πώς διαλέγεις πάροχο email για την επωνυμία σου, ώστε η πολιτική να ταιριάζει με τα εργαλεία σου.