Ένα μήνυμα φτάνει με έξι εικονίδια social, ένα κινητοποιητικό απόφθεγμα και μια αποποίηση ευθύνης μακρύτερη από το ίδιο το email. Το επόμενο φτάνει χωρίς τηλέφωνο και με θολό λογότυπο από το 2019. Και τα δύο ήρθαν από την ίδια εταιρεία.
Τα λάθη στις υπογραφές email είναι μικρά σφάλματα που αθροίζονται σε πρόχειρη εικόνα της επωνυμίας. Κυμαίνονται από φορτωμένο σχεδιασμό ως χαλασμένους συνδέσμους και παλιούς τίτλους. Η διόρθωσή τους κοστίζει λίγο χρόνο αλλά προστατεύει την εμπιστοσύνη που χτίζεις με την επαγγελματική επικοινωνία.
Γιατί τα λάθη στην υπογραφή βλάπτουν την αξιοπιστία της επωνυμίας
Οι παραλήπτες σαρώνουν την υπογραφή σου όταν χρειάζεται να τηλεφωνήσουν, να επισκεφθούν την ιστοσελίδα ή να επαληθεύσουν ποιος είσαι. Ένας χαλασμένος σύνδεσμος ή ένα λάθος τηλέφωνο σταματά αυτή την ενέργεια επί τόπου. Ένα υπερβολικά μεγάλο banner κάνει το μήνυμά σου να μοιάζει με spam.
Τα λάθη στην υπογραφή αντανακλούν ευρύτερα προβλήματα email που καλύπτονται στο λάθη στα email που πλήττουν την αξιοπιστία. Αν το υποσέλιδο φαίνεται απρόσεκτο, οι αναγνώστες αναρωτιούνται τι άλλο προσπερνά η επωνυμία σου.
Συνηθισμένα λάθη στις υπογραφές email που πρέπει να αποφύγεις
Τα περισσότερα προβλήματα πέφτουν σε λίγες κατηγορίες. Έλεγξε την τρέχουσα υπογραφή σου με αυτή τη λίστα.
1. Υπερβολικό περιεχόμενο
Η στοίβαξη αποφθεγμάτων, banner, πέντε εικονιδίων social και νομικού κειμένου σπρώχνει την απάντησή σου έξω από την οθόνη. Κράτα το μπλοκ εστιασμένο σε στοιχεία επικοινωνίας. Μετάφερε τις προωθήσεις στο κυρίως μήνυμα.
2. Παλιές πληροφορίες
Τα παλιά λογότυπα, οι πρώην τίτλοι και τα τηλέφωνα που δεν λειτουργούν δείχνουν παραμέληση. Έλεγξε τις υπογραφές μετά από κάθε rebrand και αλλαγή ρόλου. Ο ίδιος έλεγχος ισχύει για το πολλές διευθύνσεις email σε ένα domain όταν οι άνθρωποι αλλάζουν ρόλους.
3. Χαλασμένοι ή ελλιπείς σύνδεσμοι
Οι σύνδεσμοι που δίνουν 404 ή οι εικόνες σε ληγμένες διευθύνσεις κάνουν την υπογραφή να φαίνεται αναξιόπιστη. Δοκίμαζε κάθε σύνδεσμο μηνιαία. Φιλοξένησε τα αρχεία λογοτύπου στο δικό σου domain.
4. Ασυνεπείς υπογραφές της ομάδας
Όταν κάθε εργαζόμενος σχεδιάζει το δικό του μπλοκ, οι πελάτες βλέπουν πέντε εκδοχές της επωνυμίας σου. Χρησιμοποίησε ένα κοινό πρότυπο υπογραφής email και διαχειρίσου τις ενημερώσεις κεντρικά.
5. Ασυμφωνία με τη διεύθυνση αποστολέα
Μια υπογραφή που αναφέρει μία εταιρεία, ενώ η διεύθυνση αποστολέα δείχνει άλλο domain, μπερδεύει τους παραλήπτες. Το domain της υπογραφής, ο σύνδεσμος ιστοσελίδας και η διεύθυνση αποστολέα πρέπει να ταιριάζουν.
Πώς ελέγχεις και διορθώνεις τα προβλήματα της υπογραφής
Στείλε στον εαυτό σου δοκιμαστικό μήνυμα και άνοιξέ το στο κινητό. Πάτα κάθε σύνδεσμο. Σύγκρινε το λογότυπο με την τρέχουσα ιστοσελίδα σου. Ρώτα έναν συνάδελφο αν κάτι φαίνεται παράξενο.
Διόρθωσε πρώτα το κύριο πρότυπο και μετά ειδοποίησε την ομάδα. Συνδύασε τον καθαρισμό με οδηγίες από το καλές πρακτικές σχεδιασμού υπογραφής email, ώστε τα προβλήματα να μην ξαναεμφανιστούν.
Η αποφυγή αυτών των λαθών κρατά την υπογραφή σου να δουλεύει ως αθόρυβο στοιχείο της επωνυμίας και όχι ως καθημερινό βάρος.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι λάθος μια μακριά νομική αποποίηση ευθύνης στην υπογραφή;
Οι περιττές αποποιήσεις φουσκώνουν το υποσέλιδο και εκνευρίζουν τους αναγνώστες στο κινητό. Βάλε νομικό κείμενο μόνο όταν το απαιτεί ο κλάδος σου. Όταν απαιτείται, τοποθέτησέ το κάτω από το μπλοκ επικοινωνίας με μικρότερο κείμενο.
Είναι κακά τα εμπνευσμένα αποφθέγματα στις υπογραφές email;
Τα αποφθέγματα προσθέτουν μήκος χωρίς να βοηθούν τον αναγνώστη να απαντήσει. Συγκρούονται και με το επαγγελματικό ύφος σε σοβαρά θέματα. Κράτα τα προσωπικά αποφθέγματα για τα προφίλ σου και όχι για το business email.
Μετράει ως λάθος η χρήση προσωπικού τηλεφώνου στην υπογραφή;
Η αναγραφή προσωπικού κινητού, όταν η επωνυμία σου προσφέρει επαγγελματική γραμμή, θολώνει τα όρια και δημιουργεί σύγχυση αφού φύγει κάποιος από την εταιρεία. Χρησιμοποίησε τηλέφωνα της εταιρείας στα κοινά πρότυπα. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων.
Πόσο συχνά πρέπει οι επωνυμίες να ελέγχουν τις υπογραφές email;
Έλεγχε τις υπογραφές τουλάχιστον μία φορά το τρίμηνο και μετά από κάθε rebrand ή αλλαγή domain. Πάρε δείγμα απεσταλμένων από διαφορετικά τμήματα, για να πιάνεις νωρίς την απόκλιση. Το κεφάλαιο διαχείριση υπογραφών email ομάδας περιγράφει μια πλήρη διαδικασία ελέγχου.
Μπορούν τα πολλά εικονίδια social να βλάψουν την υπογραφή μου;
Μια σειρά αχρησιμοποίητων εικονιδίων social γεμίζει το μπλοκ και προσκαλεί κλικ σε ανενεργά προφίλ. Βάλε σύνδεσμο μόνο σε προφίλ που ενημερώνεις τακτικά. Το κεφάλαιο σύνδεσμοι social στην υπογραφή email καλύπτει την επιλεκτική σύνδεση.
Ποια είναι η πιο γρήγορη διόρθωση για μια παλιά υπογραφή email;
Ενημέρωσε το κύριο πρότυπο, αντικατάστησε το λογότυπο και τους συνδέσμους και στείλε ένα δοκιμαστικό μήνυμα στον εαυτό σου στο κινητό. Μετά ειδοποίησε την ομάδα να ανανεώσει τις ρυθμίσεις της από το νέο κύριο αντίγραφο.