Το να τρέχεις την επιχείρησή σου από προσωπικό inbox είναι ρίσκο που μπορεί να μην προσέξεις, μέχρι να ανεβούν τα διακυβεύματα. Τα δεδομένα πελατών κάθονται δίπλα σε αποδείξεις από σούπερ μάρκετ. Ένας εργαζόμενος που φεύγει έχει ακόμα αποθηκευμένο τον κωδικό. Μια διαφωνία με πελάτη γίνεται αναζήτηση σε τρία χρόνια μπερδεμένων νημάτων, για να βρεθεί μία συμφωνία. Το προσωπικό email δεν φτιάχτηκε για τέτοιο φορτίο.
Οι κίνδυνοι από τη χρήση προσωπικού email για δουλειά ξεπερνούν το να φαίνεσαι αντιεπαγγελματικός. Εκθέτεις δεδομένα πελατών, χάνεις τον έλεγχο των αρχείων της εταιρείας και δημιουργείς νομικές γκρίζες ζώνες όταν τα συμβόλαια και τα τιμολόγια ζουν σε ιδιωτικό λογαριασμό. Εδώ είναι οι βασικοί κίνδυνοι και γιατί μετράνε.
Ποιοι είναι οι κίνδυνοι από τη χρήση προσωπικού email για δουλειά;
Οι προσωπικοί λογαριασμοί σου ανήκουν ως άτομο και όχι στην εταιρεία σου. Όταν προκύψει διαφωνία, έλεγχος ή πώληση της επιχείρησης, το να αποδείξεις ποια μηνύματα είναι περιουσία της εταιρείας γίνεται μπερδεμένο. Το business email σε domain επωνυμίας μένει με τη νομική οντότητα που ελέγχεις.
Ο έλεγχος πρόσβασης είναι άλλος ένας κίνδυνος. Οι προσωπικοί λογαριασμοί δένονται με ένα login. Όταν προσλαμβάνεις βοήθεια ή φέρνεις συνιδρυτή, ο διαμοιρασμός προσωπικού κωδικού ανοίγει τρύπες ασφάλειας. Όταν φεύγει κάποιος, η ανάκληση πρόσβασης στην επικοινωνία της εταιρείας είναι πιο δύσκολη, αν περνούσε από ιδιωτικό inbox.
Κίνδυνοι ασφάλειας και απορρήτου
Τα business email περιέχουν συχνά ονόματα πελατών, λεπτομέρειες παραγγελιών και αναφορές πληρωμών. Η αποθήκευση αυτών των δεδομένων σε προσωπικό λογαριασμό τα αναμειγνύει με την ιδιωτική ζωή και αυξάνει την έκθεση αν παραβιαστεί ο προσωπικός σου λογαριασμός.
Οι προσωπικοί λογαριασμοί δεν έχουν και τα διαχειριστικά εργαλεία που χρειάζονται οι επιχειρήσεις. Δεν μπορείς εύκολα να επιβάλεις πολιτικές κωδικών, να παρακολουθήσεις την πρόσβαση ή να ανακτήσεις γραμματοκιβώτια όταν αποχωρεί ένας εργαζόμενος χωρίς φασαρία.
Λειτουργικοί κίνδυνοι και κίνδυνοι αξιοπιστίας
Οι πελάτες αποθηκεύουν όποια διεύθυνση τους δώσεις. Αν είναι ο προσωπικός σου λογαριασμός, κουβαλάς αυτή τη διεύθυνση για πάντα ή χάνεις νήματα όταν προσπαθήσεις να αλλάξεις αργότερα. Κάθε δημόσια χρήση προσωπικής διεύθυνσης προσθέτει δουλειά καθαρισμού όταν τελικά περάσεις σε domain επωνυμίας.
Υποφέρει και η παράδοση. Η έντονη επαγγελματική αποστολή από προσωπικό λογαριασμό μπορεί να ενεργοποιήσει φίλτρα spam ή όρια παρόχου που σχεδιάστηκαν για ατομική χρήση. Ένα business γραμματοκιβώτιο στο domain σου είναι φτιαγμένο για τον όγκο και την ταυτοποίηση που απαιτεί το business email.
Σύγκρινε άμεσα τις δύο προσεγγίσεις στο προσωπικό και business email. Για το γιατί βλάπτουν ειδικά την αξιοπιστία οι δωρεάν διευθύνσεις, διάβασε το γιατί το δωρεάν email βλάπτει την αξιοπιστία.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι παράνομο να χρησιμοποιώ προσωπικό email για δουλειά;
Οι νόμοι διαφέρουν ανά περιοχή και κλάδο, αλλά πολλοί τομείς απαιτούν σωστό χειρισμό δεδομένων πελατών. Η ανάμειξη business δεδομένων σε προσωπικούς λογαριασμούς κάνει πιο δύσκολη την απόδειξη συμμόρφωσης. Ο διαχωρισμός του business email στο δικό σου domain δημιουργεί καθαρότερα αρχεία.
Τι γίνεται με τα business email σε προσωπικό λογαριασμό αν πουλήσω την εταιρεία μου;
Αυτά τα μηνύματα μπορεί να μην μεταφερθούν καθαρά με την πώληση. Οι αγοραστές περιμένουν το ιστορικό επικοινωνίας σε domain που ανήκουν στην εταιρεία. Η πρώιμη μετάβαση σε επαγγελματικό email κρατά την πνευματική ιδιοκτησία και το ιστορικό πελατών εκεί όπου έχει πρόσβαση η επιχείρηση.
Μπορώ να προωθώ με ασφάλεια το business email στο προσωπικό μου;
Η προώθηση για ευκολία είναι συνηθισμένη, αλλά στέλνε πάντα τις απαντήσεις από τη διεύθυνση της επωνυμίας σου. Να είσαι αυστηρός στο να μην αναμειγνύεις λογαριασμούς όταν απαντάς. Στήσε σωστές business διευθύνσεις στο domain σου με τον πάροχο email, δίπλα στην ιστοσελίδα σου στον δημιουργό ιστοσελίδων.
Βάζει σε κίνδυνο τα δεδομένα πελατών η χρήση προσωπικού email;
Αυξάνει τον κίνδυνο. Οι προσωπικοί λογαριασμοί βελτιστοποιούνται για ατομικό απόρρητο και όχι για χειρισμό business δεδομένων. Ένα ειδικό business γραμματοκιβώτιο με ελεγχόμενη πρόσβαση μειώνει την έκθεση όταν αγγίζουν την επικοινωνία πελατών πολλά άτομα.
Πώς μεταφέρω παλιά νήματα από προσωπικό λογαριασμό;
Εξήγαγε τα σημαντικά νήματα πριν αλλάξεις τις δημόσιες διευθύνσεις. Ειδοποίησε τις ενεργές επαφές για τη νέα διεύθυνση της επωνυμίας σου. Δώσε στον εαυτό σου περίοδο μετάβασης όπου παρακολουθείς και τα δύο inbox.
Πότε είναι ο κίνδυνος υψηλότερος για το προσωπικό email σε επιχείρηση;
Ο κίνδυνος ανεβαίνει μόλις χειρίζεσαι πληρωμές, συμβόλαια ή ρυθμιζόμενα δεδομένα. Ανεβαίνει και όταν προσθέτεις μέλη στην ομάδα ή ψάχνεις εξωτερική επένδυση. Το κεφάλαιο πότε να περάσεις σε επαγγελματικό email σε βοηθά να αποφασίσεις τον χρονισμό.