Το Reply All είναι το πιο κακοχρησιμοποιημένο κουμπί στο business email. Ένα περιττό κλικ και δώδεκα άνθρωποι παίρνουν ένα μήνυμα που χρειάζονταν μόνο δύο. Όταν χρησιμοποιείται σωστά, κρατά όλους στην ίδια σελίδα. Όταν χρησιμοποιείται απρόσεκτα, μαθαίνει στην ομάδα σου να αγνοεί τα νήματα εντελώς. Ο κανόνας είναι απλός, ακόμα κι αν η συνήθεια είναι δύσκολο να σπάσει.
Το Reply All στέλνει την απάντησή σου σε κάθε άτομο του αρχικού μηνύματος, και σε όσους είναι στα πεδία To και CC. Στο business email, πρέπει να το χρησιμοποιείς μόνο όταν κάθε παραλήπτης χρειάζεται πραγματικά να διαβάσει την απάντησή σου. Όταν διστάζεις, απάντα μόνο στον αποστολέα. Δες πώς αποφασίζεις σε συνηθισμένες περιπτώσεις.
Τι κάνει το Reply All στο business email;
Το Reply All περιλαμβάνει όλους τους αρχικούς παραλήπτες στην απάντησή σου. Το Reply στέλνει μόνο στον αποστολέα, εκτός αν προσθέσεις χειροκίνητα άλλους. Η διαφορά μετράει, γιατί οι παραλήπτες σε CC παίρνουν κάθε μήνυμα του νήματος, ακόμα κι όταν το περιεχόμενο δεν τους αφορά.
Πολλά προγράμματα email κάνουν το Reply All προεπιλογή ή πιο εύκολο κλικ. Αυτός ο σχεδιασμός σπρώχνει τον κόσμο σε υπερβολικό μοίρασμα. Εκπαίδευσε την ομάδα σου να κάνει παύση πριν στείλει και να ρωτά αν κάθε άτομο του νήματος χρειάζεται αυτή τη συγκεκριμένη απάντηση.
Πότε να χρησιμοποιείς το Reply All
Χρησιμοποίησε το Reply All όταν η απάντησή σου επηρεάζει τη δουλειά ή τις αποφάσεις όλων. Οι ενημερώσεις έργων που αλλάζουν χρονοδιαγράμματα, τα πρακτικά συναντήσεων με ενέργειες για ολόκληρη την ομάδα και οι απαντήσεις σε ερωτήσεις που έκανε όλο το νήμα, όλα αξίζουν. Η ομάδα μένει συγχρονισμένη χωρίς ξεχωριστές προωθήσεις.
Χρησιμοποίησε το Reply All όταν διορθώνεις πραγματικά στοιχεία στα οποία μπορεί να βασιστούν άλλοι. Αν κάποιος μοιράστηκε λάθος τιμές και πέντε συνάδελφοι τις είδαν, διόρθωσέ το μέσα στο νήμα, ώστε κανείς να μη δουλεύει με παλιούς αριθμούς.
Πότε να αποφεύγεις το Reply All
Παράλειψε το Reply All για πλαϊνές συζητήσεις, προσωπικά σχόλια και μηνύματα που τα χρειάζεται μόνο ο αποστολέας. Το «Ευχαριστώ, το πήρα» σπάνια χρειάζεται να το δουν δώδεκα άνθρωποι. Οι επιβεβαιώσεις μίας λέξης ανήκουν σε άμεση απάντηση ή καθόλου.
Απόφυγε το Reply All όταν διορθώνεις κάποιον απότομα μπροστά σε ομάδα. Μετάφερε τα ευαίσθητα σχόλια σε ιδιωτικό μήνυμα. Απόφυγέ το όταν μοιράζεσαι εμπιστευτικές λεπτομέρειες που δεν πρέπει να δουν όλοι οι παραλήπτες σε CC. Αυτές οι συνήθειες ευθυγραμμίζονται με τις ευρύτερες οδηγίες στο κανόνες καλής συμπεριφοράς στο email για επωνυμίες.
1. Χρησιμοποίησε το BCC προσεκτικά για μεγάλες ομάδες
Όταν στέλνεις email σε πολλούς ανθρώπους που δεν γνωρίζονται μεταξύ τους, το BCC προστατεύει τις διευθύνσεις. Μην κάνεις Reply All σε τέτοια μηνύματα, εκτός αν όλοι συμφώνησαν να είναι ορατοί στην ομάδα.
2. Μείωσε τη λίστα παραληπτών όταν ξεκινάς νέο νήμα
Αν ένα μακρύ νήμα διακλαδίζεται σε υποθέμα, ξεκίνα καινούργιο μήνυμα μόνο με τους σχετικούς ανθρώπους, αντί να συνεχίζεις το Reply All στην αρχική αλυσίδα.
Πώς εκπαιδεύουν οι επωνυμίες τις ομάδες στις συνήθειες με το Reply All
Πρόσθεσε έναν κανόνα μίας γραμμής στις οδηγίες email σου: «Reply All μόνο όταν κάθε παραλήπτης χρειάζεται το μήνυμά σου.» Μοιράσου παραδείγματα καλής και κακής χρήσης από το παραδείγματα επαγγελματικών email. Έλεγχε τα θορυβώδη νήματα στις συναντήσεις της ομάδας, μέχρι να εδραιωθεί η συνήθεια.
Οι υπεύθυνοι δίνουν τον τόνο. Όταν οι προϊστάμενοι κάνουν περιττό Reply All, όλοι οι άλλοι ακολουθούν. Δείξε τη συμπεριφορά που θες. Το επόμενο κεφάλαιο καλύπτει μια άλλη πρακτική δεξιότητα: πώς χειρίζεσαι τα συνημμένα χωρίς να γεμίζεις τα inbox ή να μπερδεύεις τους παραλήπτες.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι ποτέ σωστό το Reply All για ένα απλό ευχαριστώ;
Ένα ευχαριστώ που απευθύνεται σε ένα άτομο πρέπει να πάει μόνο σε αυτό. Τα ομαδικά ευχαριστώ μετά από ομαδική προσπάθεια μπορούν να χρησιμοποιούν Reply All, όταν συνεισέφεραν όλοι. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου, όπως μια σελίδα επικοινωνίας, ώστε οι πελάτες να ξέρουν πού να γράψουν και να μη μαντεύουν παραλήπτες νημάτων.
Τι πρέπει να κάνω αν πατήσω κατά λάθος Reply All;
Στείλε ένα σύντομο μήνυμα που ζητά συγγνώμη για το περιττό μήνυμα και μετέφερε το ευαίσθητο περιεχόμενο σε ιδιωτικό νήμα, αν χρειάζεται. Οι περισσότεροι συνάδελφοι καταλαβαίνουν τα τίμια λάθη. Άλλαξε τη συνήθεια αντί να επαναλαμβάνεις το λάθος.
Πρέπει οι πελάτες να βρίσκονται ποτέ σε νήμα Reply All με το εσωτερικό προσωπικό;
Κράτα τα νήματα προς πελάτες χωριστά από τις εσωτερικές συζητήσεις. Απάντα απευθείας στον πελάτη και χρησιμοποίησε εσωτερικά κανάλια για τον συντονισμό στα παρασκήνια. Η ανάμειξη των δύο ρισκάρει να εκθέσει ιδιωτικά σχόλια.
Πώς σχετίζεται το Reply All με το ύφος του email;
Τα μηνύματα που στέλνονται σε μεγάλη ομάδα πρέπει να μένουν επαγγελματικά, γιατί τα διαβάζουν περισσότερα μάτια. Το κεφάλαιο τι να κάνεις και τι όχι στο ύφος των email καλύπτει πώς το μέγεθος του κοινού επηρεάζει την επιλογή λέξεων.
Μπορούν οι οδηγίες email να μειώσουν την κατάχρηση του Reply All στην ομάδα μου;
Οι γραπτοί κανόνες μαζί με περιστασιακές υπενθυμίσεις κόβουν γρήγορα τον θόρυβο. Βάλε τον κανόνα στα έγγραφα υποδοχής και έλεγχε τα θορυβώδη νήματα στα μηνιαία check-in της ομάδας, μέχρι να εδραιωθεί η συνήθεια.
Είναι διαφορετικό το Reply All από την προώθηση ενός email;
Το Reply All συνεχίζει το υπάρχον νήμα με όλους τους παραλήπτες. Η προώθηση ξεκινά νέο νήμα με ανθρώπους που δεν ήταν στο αρχικό μήνυμα. Διάλεξε προώθηση όταν μόνο οι νέοι άνθρωποι χρειάζονται το περιεχόμενο.