Μια επωνυμία στέλνει ένα follow-up που ανοίγει με «Γεια σου Sarah,», λέει τον σκοπό σε δύο προτάσεις και κλείνει με σαφές επόμενο βήμα. Μια άλλη προωθεί ένα μπερδεμένο νήμα χωρίς πλαίσιο και με θέμα που γράφει «ενημέρωση». Ίδια περίσταση, δύο πολύ διαφορετικές εντυπώσεις. Τα παραδείγματα επαγγελματικών email σου δείχνουν τη διαφορά με απτούς όρους.
Ένα παράδειγμα επαγγελματικού email είναι ένα πρότυπο μήνυμα που ακολουθεί τα πρότυπα της επαγγελματικής επικοινωνίας. Έχει περιγραφικό θέμα, ευγενικό άνοιγμα, εστιασμένο κείμενο και σωστό κλείσιμο. Η μελέτη παραδειγμάτων βοηθά την ομάδα σου να γράφει πιο γρήγορα και να ακούγεται συνεπής. Δες πώς μοιάζουν σε συνηθισμένα σενάρια.
Τι κάνει χρήσιμο ένα παράδειγμα επαγγελματικού email;
Ένα καλό παράδειγμα είναι αρκετά συγκεκριμένο ώστε να αντιγράψεις τη δομή και αρκετά ευέλικτο ώστε να το προσαρμόσεις. Δείχνει το θέμα, τον χαιρετισμό, τις παραγράφους του κειμένου, την πρόσκληση σε ενέργεια και την υπογραφή. Αποφεύγει την αργκό, τα αόριστα αιτήματα και τους τοίχους συνεχόμενου κειμένου.
Τα παραδείγματα δείχνουν και τι δεν πρέπει να κάνεις. Ένα μήνυμα χωρίς πλαίσιο στο θέμα, μια απάντηση που αγνοεί την αρχική ερώτηση ή μια υπογραφή που δεν έχει στοιχεία επικοινωνίας αποτυγχάνουν όλα στο επαγγελματικό πρότυπο. Σύγκρινέ τα με ένα καθαρό μοντέλο και το κενό γίνεται προφανές.
Παραδείγματα επαγγελματικών email για συνηθισμένες περιστάσεις
Αυτά τα μοτίβα καλύπτουν το μεγαλύτερο μέρος του καθημερινού business email. Προσάρμοσε ονόματα και λεπτομέρειες στη φωνή της επωνυμίας σου.
1. Πρώτη σύσταση σε πιθανό πελάτη
Θέμα: Σύσταση από [Όνομα της επωνυμίας σου]. Κείμενο: χαιρέτα τον αναγνώστη με το όνομά του, εξήγησε σε μία πρόταση ποιος είσαι, πες γιατί γράφεις, πρότεινε ένα συγκεκριμένο επόμενο βήμα, όπως ένα τηλεφώνημα ή μια επίδειξη, και κλείσε με το πλήρες όνομα και τον ρόλο σου. Κράτα το κάτω από πέντε σύντομες παραγράφους.
2. Follow-up μετά από συνάντηση ή κλήση
Θέμα: Follow-up από την κλήση μας της [ημερομηνία]. Κείμενο: ευχαρίστησε για τον χρόνο τους, γράψε με κουκκίδες τρεις συμφωνημένες ενέργειες, σημείωσε τυχόν προθεσμίες και ζήτα να επιβεβαιώσουν ή να διορθώσουν τη σύνοψή σου. Αυτή η μορφή προλαβαίνει τις παρεξηγήσεις πριν μεγαλώσουν.
3. Απάντηση υποστήριξης πελατών
Θέμα: Re: [το αρχικό τους θέμα, κομμένο]. Κείμενο: αναγνώρισε το ζήτημά τους, εξήγησε τη λύση ή το επόμενο βήμα, πρόσφερε επιπλέον βοήθεια και βάλε συνδέσμους μόνο όταν χρειάζεται. Οι ομάδες υποστήριξης ωφελούνται από τις συνήθειες στο επαγγελματικό email για την εξυπηρέτηση πελατών.
4. Εσωτερική ενημέρωση της ομάδας
Θέμα: Ενημέρωση για το [όνομα έργου] της [ημερομηνία]. Κείμενο: ξεκίνα με την κύρια αλλαγή, πρόσθεσε δύο ή τρεις κουκκίδες με λεπτομέρειες και δήλωσε ποιος κατέχει κάθε ενέργεια. Το εσωτερικό email μπορεί να είναι λίγο λιγότερο επίσημο, αλλά πρέπει να διαβάζεται γρήγορα.
Πώς προσαρμόζεις τα παραδείγματα στην επωνυμία σου
Φύλαξε τρία ή τέσσερα πρότυπα που χρησιμοποιεί συχνότερα η ομάδα σου. Αντικατάστησε το κείμενο θέσης με το όνομα της επωνυμίας, το ύφος και το μπλοκ υπογραφής σου. Ταίριαξε το επίπεδο επισημότητας με το κοινό σου, με τις οδηγίες από το επίσημο και άτυπο email για επωνυμίες.
Η διεύθυνση αποστολέα σου πρέπει να ταιριάζει με τα παραδείγματα που μοιράζεσαι εσωτερικά. Οι διευθύνσεις της επωνυμίας, όπως αυτές που περιγράφονται στο παραδείγματα επαγγελματικών διευθύνσεων email για επωνυμίες, ενισχύουν τον επαγγελματικό τόνο που διδάσκουν τα δείγματά σου. Το επόμενο κεφάλαιο καλύπτει πιο αναλυτικά τη δομή της επίσημης μορφής email.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να χρησιμοποιώ πρότυπα email χωρίς να ακούγομαι ρομποτικός;
Τα πρότυπα δουλεύουν καλύτερα ως σημείο εκκίνησης και όχι ως σενάρια λέξη προς λέξη. Κράτα τη δομή και άλλαξε τις λεπτομέρειες ανάλογα με κάθε αναγνώστη. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων, και τα email σου πρέπει να έχουν την ίδια φωνή.
Πόσο μεγάλο πρέπει να είναι ένα επαγγελματικό business email;
Τα περισσότερα business μηνύματα χωράνε σε τρεις ως έξι σύντομες παραγράφους. Αν χρειάζεσαι περισσότερες λεπτομέρειες, χρησιμοποίησε κουκκίδες ή επισύναψε έγγραφο. Οι μεγάλοι συνεχόμενοι τοίχοι κειμένου κάνουν τους αναγνώστες να προσπερνούν ή να αγνοούν βασικά σημεία.
Πρέπει τα παραδείγματα επαγγελματικών email να περιλαμβάνουν emoji;
Χρησιμοποίησε emoji με φειδώ και μόνο όταν η φωνή της επωνυμίας είναι χαλαρή και ο αναγνώστης το περιμένει. Η επίσημη επικοινωνία με πελάτες, τα νομικά νήματα και οι πρώτες συστάσεις συνήθως δουλεύουν καλύτερα χωρίς αυτά.
Πού βρίσκω την επίσημη δομή πίσω από αυτά τα παραδείγματα;
Το κεφάλαιο επίσημη μορφή email για επιχειρήσεις αναλύει κάθε ενότητα από το θέμα ως την υπογραφή, ώστε να φτιάξεις τα δικά σου πρότυπα.
Διαφέρουν τα παραδείγματα επαγγελματικών email για επωνυμίες B2B και B2C;
Τα μηνύματα B2B είναι συχνά πιο επίσημα, με λεπτομερές πλαίσιο. Οι απαντήσεις υποστήριξης B2C μπορούν να είναι πιο ζεστές και πιο σύντομες. Και στις δύο χρειάζονται καθαρά θέματα, ευγενικά ανοίγματα και έγκαιρες απαντήσεις.
Πρέπει η ομάδα μου να αποθηκεύει παραδείγματα σε κοινό έγγραφο;
Ένα κοινό εσωτερικό έγγραφο με εγκεκριμένα παραδείγματα κρατά όλους ευθυγραμμισμένους. Συνδύασέ το με τους βασικούς κανόνες από το κανόνες καλής συμπεριφοράς στο email για επωνυμίες, ώστε οι νέοι συνάδελφοι να μαθαίνουν και το γιατί και το πώς.