Ένας όροφος coworking δουλεύει με λίστα σε πίνακα, που ενημερώνεται στις 9 π.μ. Ένας άλλος χρησιμοποιεί εφαρμογή όπου κάθε γραφείο γίνεται γκρι τη στιγμή που πιάνεται. Ίδια τετραγωνικά. Ο πρώτος διώχνει πληρωμένα μέλη μέχρι το μεσημέρι. Ο δεύτερος γεμίζει τις ήσυχες γωνιές και στέλνει ακριβή προγράμματα καθαρισμού στον επάνω όροφο.
Ένα σύστημα κράτησης hot desk δημιουργεί αυτή τη δεύτερη εμπειρία. Ένα σύστημα κράτησης hot desk είναι η συντονισμένη ρύθμιση, συνήθως με λογισμικό, που παρακολουθεί μη ανατεθειμένες θέσεις εργασίας, δέχεται κρατήσεις, επιβάλλει κανόνες συνδρομής και αποδεσμεύει κρατήσεις no-show. Στηρίζει την κράτηση hot desk σε επίπεδο που τα υπολογιστικά φύλλα δεν αντέχουν. Δες τι περιλαμβάνουν αυτά τα συστήματα και πώς διαφέρουν από τα γενικά εργαλεία γραφείων.
Τι είναι το σύστημα κράτησης hot desk;
Ένα σύστημα κράτησης hot desk είναι η ολοκληρωμένη ροή εργασίας για κοινόχρηστες, μη ανατεθειμένες θέσεις. Κρατά ζωντανό απόθεμα γραφείων προς κράτηση, εφαρμόζει όρια ανά επίπεδο μέλους, επεξεργάζεται αγορές ημερήσιων καρτών και καταγράφει check-in.
Το σύστημα αντιμετωπίζει κάθε γραφείο ως πόρο με χαρακτηριστικά: ζώνη, εξοπλισμός, προσβασιμότητα και παράθυρο διαθεσιμότητας. Οι κρατήσεις καταναλώνουν χωρητικότητα μέχρι να τελειώσει η περίοδος ή να ενεργοποιηθεί η αυτόματη αποδέσμευση.
Σε αντίθεση με ένα απλό ημερολόγιο, ένα σύστημα κράτησης hot desk συνδέεται με επιχειρηματικούς κανόνες. Πόσες μέρες μπορεί να κλείσει ένα ευέλικτο μέλος; Μπορούν οι επισκέπτες να κλείνουν γραφεία ή μόνο τα μέλη; Ποια γραφεία μένουν δεσμευμένα για premium πακέτα; Το σύστημα επιβάλλει τις απαντήσεις αυτόματα.
Συστατικά ενός συστήματος κράτησης hot desk
1. Προφίλ μελών και επισκεπτών
Παρακολούθησε ποιος έκλεισε, τι τύπο πακέτου έχει και πόση επιτρεπόμενη χρήση του μένει. Οι ημερήσιες κάρτες επισκεπτών ακολουθούν άλλους κανόνες από τα μηνιαία μέλη.
2. Μηχανή κάτοψης
Οι ψηφιακοί χάρτες ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο καθώς οι κρατήσεις και τα check-in αλλάζουν την κατάσταση των γραφείων. Το προσωπικό και τα μέλη μοιράζονται μία εικόνα του ορόφου.
3. Μηχανή πολιτικών
Ρύθμισε παράθυρα κράτησης, προθεσμίες ακύρωσης και πρόληψη υπερκράτησης. Οι πολιτικές προσαρμόζονται ανά τοποθεσία όταν ο διαχειριστής έχει πολλούς χώρους.
4. Λογική check-in και αποδέσμευσης
Περίοδοι χάριτος, σκαναρίσματα QR ή πατήματα σε kiosk επιβεβαιώνουν την παρουσία. Τα γραφεία που δεν διεκδικήθηκαν γυρίζουν στη δεξαμενή για όσους έρχονται χωρίς κράτηση ή κλείνουν την τελευταία στιγμή.
5. Αναφορές και σύνδεση με χρεώσεις
Οι αναφορές χρήσης καθοδηγούν αλλαγές σε τιμές και διάταξη. Η ενσωμάτωση χρεώσεων χρεώνει αυτόματα ημερήσιες κάρτες ή επιπλέον μέρες, όπου το απαιτούν τα πακέτα.
Σύστημα κράτησης hot desk και γενική κράτηση γραφείων
Η εταιρική κράτηση γραφείων υποθέτει συχνά υπαλλήλους με λογαριασμούς email και μακρύ ορίζοντα κρατήσεων. Τα συστήματα hot desk προσθέτουν επίπεδα συνδρομής, δημόσιες πωλήσεις ημερήσιων καρτών και μεγαλύτερη καθημερινή εναλλαγή.
Οι διαχειριστές coworking χρειάζονται και αυτοεξυπηρέτηση για τα μέλη και δυνατότητα παράκαμψης από την υποδοχή. Ένα σύστημα κράτησης hot desk ισορροπεί αυτούς τους ρόλους χωρίς διπλές εγγραφές.
Πολλοί χώροι εργασίας επεκτείνουν το ίδιο σύστημα σε αίθουσες και εξοπλισμό. Δες το λογισμικό κράτησης γραφείων για συγκρίσεις χαρακτηριστικών και τα συστήματα κράτησης αιθουσών όταν το απόθεμά σου ξεπερνά τα γραφεία.
Συχνές ερωτήσεις
Πότε χρειάζεται ένας χώρος coworking σύστημα κράτησης hot desk;
Όταν περισσότερα από μερικές δεκάδες μέλη μοιράζονται έναν όροφο, οι άτυπες λίστες καταρρέουν. Αν το προσωπικό ξοδεύει καθημερινά χρόνο για να λύνει διαφωνίες θέσεων ή διώχνεις πελάτες χωρίς κράτηση ενώ γραφεία μένουν άδεια λόγω no-show, ένα σύστημα ξεπληρώνεται γρήγορα.
Μπορεί ένα σύστημα κράτησης hot desk να στηρίξει πολλές τοποθεσίες;
Οι διαχειριστές πολλών χώρων διαχειρίζονται όλους τους ορόφους από έναν πίνακα διαχείρισης. Τα μέλη κλείνουν γραφεία σε κάθε τοποθεσία βάσει του πακέτου τους. Οι κεντρικές αναφορές συγκρίνουν την πληρότητα σε διάφορες πόλεις για αποφάσεις επέκτασης.
Πώς δουλεύουν όσοι έρχονται χωρίς κράτηση δίπλα στις προκρατήσεις hot desk;
Πολλά συστήματα κρατούν ένα ποσοστό γραφείων μόνο για όσους έρχονται χωρίς κράτηση ή αποδεσμεύουν τις μη διεκδικημένες κρατήσεις μετά από ένα όριο. Ο συνδυασμός εξαρτάται από το πόσα έσοδα έρχονται από ημερήσιες κάρτες σε σχέση με προγραμματισμένες μέρες μελών.
Μπορεί η κράτηση hot desk να τρέξει στην ιστοσελίδα ενός χώρου coworking;
Οι δημόσιες σελίδες κρατήσεων φέρνουν πωλήσεις ημερήσιων καρτών χωρίς τηλεφωνήματα. Το WEMASY περιλαμβάνει δημιουργό ιστοσελίδων, όπου οι διαχειριστές συνδέουν το marketing συνδρομών με τη ζωντανή διαθεσιμότητα γραφείων σε ένα σύστημα.
Αντικαθιστά ένα σύστημα κράτησης hot desk την ομάδα της υποδοχής;
Μειώνει τον επαναλαμβανόμενο συντονισμό, αλλά δεν αντικαθιστά τη φιλοξενία. Το προσωπικό εξακολουθεί να καλωσορίζει τα μέλη, να χειρίζεται εξαιρέσεις και να διαχειρίζεται την πρόσβαση. Το λογισμικό χειρίζεται το πρόγραμμα, ώστε οι άνθρωποι να εστιάζουν στην εξυπηρέτηση.
Πώς συνδέεται η κράτηση hot desk με τις κρατήσεις αιθουσών συσκέψεων;
Τα ενιαία συστήματα χώρου εργασίας επιτρέπουν σε μία συνεδρία μέλους να καλύπτει ένα γραφείο και μια καμπίνα τηλεφώνου. Τα συστήματα κράτησης αιθουσών συσκέψεων μοιράζονται συχνά την ίδια βάση μελών σε περιβάλλοντα coworking.