Μια ομάδα δημοσιεύει τις βάρδιες μία εβδομάδα πριν, τις μοιράζεται σε ένα σημείο και αλλάζει κάλυψη με σαφή διαδικασία. Μια άλλη ομάδα στέλνει μηνύματα σε άτομα την Κυριακή το βράδυ και ελπίζει ότι όλοι θα εμφανιστούν τη Δευτέρα με τις σωστές δεξιότητες.
Η ίδια επιχείρηση, οι ίδιες κρατήσεις, εντελώς διαφορετικό άγχος. Ο προγραμματισμός προσωπικού είναι η πρακτική να αναθέτεις συγκεκριμένους εργαζόμενους σε βάρδιες με βάση την αναμενόμενη ζήτηση, τις ανάγκες δεξιοτήτων και τους κανόνες διαθεσιμότητας. Μετατρέπει τους αριθμούς του σχεδιασμού χωρητικότητας προσωπικού σε ωράριο που μπορεί να ακολουθήσει η ομάδα σου. Δες τι καλύπτει ο προγραμματισμός προσωπικού και πώς να τον κάνεις σωστά.
Τι είναι ο προγραμματισμός προσωπικού;
Ο προγραμματισμός προσωπικού είναι η απόφαση για το ποιος δουλεύει πότε. Παίρνεις τους στόχους χωρητικότητας, τη διαθεσιμότητα του προσωπικού και τους κανόνες της επιχείρησης και φτιάχνεις ένα πλάνο βαρδιών που καλύπτει κάθε ώρα που είσαι ανοιχτός για κρατήσεις.
Ο προγραμματισμός περιλαμβάνει ώρες έναρξης και λήξης, ανάθεση ρόλων, τοποθέτηση διαλειμμάτων και κάλυψη απουσιών. Περιλαμβάνει και την ενημέρωση για το πλάνο, ώστε κάθε εργαζόμενος να ξέρει τη βάρδιά του πριν ξεκινήσει η εβδομάδα.
Ο προγραμματισμός προσωπικού έρχεται μετά τον σχεδιασμό χωρητικότητας. Ο σχεδιασμός χωρητικότητας λέει ότι χρειάζεσαι τέσσερις υπαλλήλους υποδοχής την Τρίτη το πρωί. Ο προγραμματισμός λέει ποια τέσσερα άτομα καλύπτουν αυτές τις θέσεις.
Γιατί μετράει ο προγραμματισμός προσωπικού για επιχειρήσεις με κρατήσεις
Οι πελάτες κρίνουν την επιχείρησή σου από το αν κάποιος είναι έτοιμος όταν φτάνουν. Ένα γεμάτο ημερολόγιο δεν σημαίνει τίποτα αν λείπει ο πιστοποιημένος κομμωτής ή η κάλυψη της υποδοχής.
Ο κακός προγραμματισμός φέρνει κορυφές υπερωριών, παράπονα για δικαιοσύνη και τρέξιμο την τελευταία στιγμή. Ο καλός προγραμματισμός ευθυγραμμίζει το κόστος εργασίας με τις καμπύλες ζήτησης, ώστε να καλύπτεις τις κορυφές χωρίς να παραγεμίζεις τα ήσυχα απογεύματα.
Ο προγραμματισμός συνδέεται και με τη διαχείριση κρατήσεων. Όταν ένας κομμωτής δηλώνει ασθένεια, χρειάζεσαι γρήγορο τρόπο να δεις ποια ραντεβού επηρεάζονται και ποιος συνάδελφος μπορεί να τα αναλάβει.
Πώς δουλεύει ο προγραμματισμός προσωπικού στην πράξη
1. Ξεκίνα από το πλάνο χωρητικότητας
Πάρε τον αριθμό ατόμων που χρειάζεσαι ανά μέρα και ώρα από τον εβδομαδιαίο έλεγχο χωρητικότητας. Αυτός ο στόχος είναι το κατώτατο όριο που πρέπει να πιάνει το πρόγραμμά σου.
2. Εφάρμοσε διαθεσιμότητα και κανόνες
Φίλτραρε με εγκεκριμένες άδειες, μέγιστες ώρες, απαραίτητα διαλείμματα και ετικέτες δεξιοτήτων. Έμπειρο προσωπικό στις σύνθετες υπηρεσίες, νεότερο προσωπικό σε ρόλους υποστήριξης.
3. Φτιάξε και δημοσίευσε το ωράριο
Ανάθεσε τις βάρδιες, έλεγξε τα κενά κάλυψης και δημοσίευσε τουλάχιστον μία εβδομάδα πριν. Η νωρίς δημοσίευση αφήνει το προσωπικό να οργανώσει τον προσωπικό του χρόνο και να ζητήσει αλλαγές πριν ξεκινήσει η εβδομάδα.
4. Χειρίσου τις αλλαγές σε πραγματικό χρόνο
Οι απουσίες συμβαίνουν. Κράτα μια εφεδρεία από άτομα σε ετοιμότητα ή εκπαιδευμένα σε περισσότερους ρόλους. Ενημέρωσε το ζωντανό πρόγραμμα και ειδοποίησε τους πελάτες που επηρεάζονται όταν τα ραντεβού πρέπει να μετακινηθούν.
Χειροκίνητος προγραμματισμός ή εργαλεία προγραμματισμού
Οι μικρές ομάδες προγραμματίζουν συχνά σε χαρτί ή σε κοινό ημερολόγιο. Η ανάπτυξη φέρνει πολυπλοκότητα: σπαστές βάρδιες, κάλυψη πολλών σημείων και αντιστοίχιση δεξιοτήτων που τα υπολογιστικά φύλλα δυσκολεύονται να επιβάλουν.
Οι επιχειρήσεις λιανικής και υπηρεσιών με εναλλασσόμενο προσωπικό περνούν συχνά σε ειδικά εργαλεία. Το κεφάλαιο για το λογισμικό προγραμματισμού προσωπικού λιανικής καλύπτει τι προσθέτουν αυτά τα εργαλεία. Πολλές ομάδες ξεκινούν και με ένα πρότυπο προγραμματισμού εργαζομένων πριν υιοθετήσουν λογισμικό.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο νωρίς πρέπει να δημοσιεύονται τα προγράμματα προσωπικού;
Μία με δύο εβδομάδες πριν είναι το σύνηθες για επιχειρήσεις υπηρεσιών. Η πιο πρώιμη δημοσίευση βελτιώνει το κέφι και μειώνει τις απουσίες της τελευταίας στιγμής από προσωπικό που δεν ήξερε ότι ήταν στο ωράριο.
Πώς προγραμματίζω δίκαια ανάμεσα σε προσωπικό μερικής και πλήρους απασχόλησης;
Εναλλάσσε τις επιθυμητές βάρδιες και γράψε τον κανόνα εναλλαγής. Ο σχεδιασμός χωρητικότητας δείχνει ποιες βάρδιες είναι κρίσιμες. Ο προγραμματισμός εφαρμόζει κανόνες δικαιοσύνης χωρίς να αφήνει ακάλυπτες τις ώρες αιχμής.
Τι να κάνω όταν το προγραμματισμένο προσωπικό δεν μπορεί να καλύψει τα κλεισμένα ραντεβού;
Ξεκίνα μια ροή αλλαγής ραντεβού για τους πελάτες που επηρεάζονται και πάρε άτομα από τη λίστα ετοιμότητας. Η καλή διαχείριση κρατήσεων συνδέει τις αναθέσεις προσωπικού με τις κρατήσεις, ώστε τα κενά να φαίνονται αμέσως.
Μπορούν οι εργαζόμενοι να βλέπουν το πρόγραμμά τους μέσα από την ιστοσελίδα της επιχείρησης;
Κάποιες ομάδες δημοσιεύουν μια ιδιωτική σελίδα προσωπικού με το εβδομαδιαίο ωράριο. Το WEMASY περιλαμβάνει δημιουργό ιστοσελίδων όπου μπορείς να φιλοξενείς εσωτερικές σελίδες δίπλα στη δημόσια ιστοσελίδα κρατήσεων, ώστε τα προγράμματα να μένουν σε ένα γνωστό μέρος.
Πώς σχετίζεται ο προγραμματισμός προσωπικού με τον σχεδιασμό χωρητικότητας;
Ο σχεδιασμός χωρητικότητας ορίζει στόχους. Ο προγραμματισμός τους γεμίζει με συγκεκριμένα άτομα. Το πώς γίνεται ο σχεδιασμός χωρητικότητας καλύπτει την προηγούμενη διαδικασία που κάνει τον προγραμματισμό προβλέψιμο.
Πρέπει ο όγκος κρατήσεων να οδηγεί κάθε απόφαση προγραμματισμού;
Οι κρατήσεις είναι ο βασικός παράγοντας, αλλά λάβε υπόψη και την εκπαίδευση, τα διοικητικά μπλοκ και τα καθήκοντα ανοίγματος ή κλεισίματος. Μια βάρδια χωρίς ραντεβού μπορεί να χρειάζεται κάλυψη για πελάτες χωρίς ραντεβού και για κρατήσεις από τηλέφωνο.