Το καλύτερο πρότυπο προγραμματισμού δεν είναι το πιο φανταχτερό. Είναι εκείνο που ο υπεύθυνος βάρδιας συμπληρώνει σε δέκα λεπτά και η ομάδα σου διαβάζει πριν από τη Δευτέρα.
Οι περισσότερες επιχειρήσεις ξαναφτιάχνουν το ίδιο πλέγμα από την αρχή κάθε εβδομάδα, γιατί δεν αποθήκευσαν ποτέ τη δομή. Ένα πρότυπο προγραμματισμού εργαζομένων είναι μια έτοιμη διάταξη ωραρίου με σταθερές γραμμές για τους εργαζόμενους, στήλες για μέρες ή βάρδιες και χώρο για ρόλους, ώρες και σημειώσεις. Ενημερώνεις ονόματα και ώρες κάθε εβδομάδα και δεν σχεδιάζεις ξανά το φύλλο. Δες πώς να φτιάξεις ένα που θα διαρκέσει.
Τι είναι ένα πρότυπο προγραμματισμού εργαζομένων;
Ένα πρότυπο προγραμματισμού εργαζομένων είναι ένα επαναχρησιμοποιήσιμο έγγραφο για να σχεδιάζεις ποιος δουλεύει πότε. Συνήθως έχει τα ονόματα του προσωπικού στο πλάι και τις μέρες ή τα χρονικά μπλοκ στην κορυφή. Τα κελιά δείχνουν έναρξη και λήξη βάρδιας, ρόλο και σημείο.
Τα πρότυπα στηρίζουν τον προγραμματισμό προσωπικού χωρίς να χρειάζεται λογισμικό. Δουλεύουν καλά για μικρές ομάδες και ως βήμα εκπαίδευσης πριν υιοθετήσεις λογισμικό προγραμματισμού προσωπικού λιανικής.
Πώς να φτιάξεις το πρότυπο προγραμματισμού εργαζομένων
1. Διάλεξε τη διάταξη του πλέγματος
Διάλεξε μια προβολή που ταιριάζει στον τρόπο που σκέφτεσαι την κάλυψη. Ένα πλέγμα ανά μέρα με μία γραμμή ανά εργαζόμενο δουλεύει για τις περισσότερες ομάδες υπηρεσιών. Τα ωριαία μπλοκ δουλεύουν όταν η κάλυψη αλλάζει μέσα στην ίδια μέρα.
2. Πρόσθεσε μια γραμμή αναφοράς χωρητικότητας
Πάρε τον αριθμό ατόμων που χρειάζεσαι από το πλάνο χωρητικότητας προσωπικού και βάλε τον στην κορυφή κάθε στήλης ημέρας. Η γραμμή αναφοράς δείχνει αν το ωράριό σου πιάνει τον στόχο πριν δημοσιεύσεις.
3. Συμπερίλαβε στήλες ρόλου και δεξιοτήτων
Σημάδεψε κάθε βάρδια με ρόλο: υποδοχή, πάροχος υπηρεσίας, υποστήριξη χώρου. Οι ετικέτες δεξιοτήτων αποτρέπουν να βάλεις νεότερο προσωπικό σε ραντεβού που χρειάζονται έμπειρη πιστοποίηση.
4. Παρακολούθησε τις ώρες και τα διαλείμματα
Πρόσθεσε εβδομαδιαίο σύνολο ωρών ανά εργαζόμενο και σημείωσε τα απαραίτητα διαλείμματα. Τα τρέχοντα σύνολα πιάνουν τις υπερωρίες πριν συμβούν.
5. Άφησε χώρο για σημειώσεις και αλλαγές
Κράτησε μια στήλη για αιτήματα άδειας, εγκρίσεις αλλαγών και εφεδρείες σε ετοιμότητα. Μια ορατή λίστα εφεδρειών επιταχύνει τις απουσίες της Δευτέρας το πρωί.
Πώς να χρησιμοποιείς το πρότυπο κάθε εβδομάδα
Φτιάξε το πρόγραμμα την ίδια ώρα κάθε εβδομάδα, μετά τον έλεγχο χωρητικότητας και πριν επιβεβαιώσεις νέες κρατήσεις. Συμπλήρωσε πρώτα τις απαραίτητες βάρδιες και μετά μοίρασε δίκαια τις υπόλοιπες ώρες.
Δημοσίευσε το τελικό πρότυπο εκεί που το βλέπει κάθε εργαζόμενος. Ένα κοινό ψηφιακό αρχείο είναι καλύτερο από μια φωτογραφία σε ομαδική συνομιλία, γιατί οι ενημερώσεις μένουν σε μία έκδοση.
Όταν περάσει η εβδομάδα, σύγκρινε την προγραμματισμένη κάλυψη με την πραγματική ζήτηση. Αν η Τρίτη είχε overbooking παρά το γεμάτο ωράριο, οι παραδοχές χωρητικότητάς σου θέλουν προσαρμογή και όχι μόνο το πρότυπο.
Πότε να πας πέρα από ένα πρότυπο
Τα πρότυπα δυσκολεύονται όταν πολλοί υπεύθυνοι επεξεργάζονται ταυτόχρονα, το προσωπικό χρειάζεται πρόσβαση από κινητό ή ο όγκος κρατήσεων αλλάζει καθημερινά. Τότε τα ειδικά εργαλεία προγραμματισμού συγχρονίζονται με τη διαχείριση κρατήσεων και ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο. Το πρότυπο έμαθε στην ομάδα σου πώς μοιάζει η καλή κάλυψη.
Συχνές ερωτήσεις
Ποιες στήλες πρέπει να έχει κάθε πρότυπο προγραμματισμού εργαζομένων;
Βάλε όνομα εργαζομένου, μέρα, έναρξη βάρδιας, λήξη βάρδιας, ρόλο, εβδομαδιαίο σύνολο ωρών και σημειώσεις. Πρόσθεσε σημείο ή θέση όταν το προσωπικό εναλλάσσεται σε χώρους του ίδιου κτιρίου.
Πώς φτιάχνω πρότυπο που λαμβάνει υπόψη τα κλεισμένα ραντεβού;
Πρόσθεσε μια γραμμή με τον αριθμό κλεισμένων ραντεβού ανά χρονικό μπλοκ δίπλα στο προσωπικό που έχει ανατεθεί. Όταν οι κρατήσεις ξεπερνούν όσα μπορεί να εξυπηρετήσει το προγραμματισμένο προσωπικό, το κενό φαίνεται πριν ξεκινήσει η εβδομάδα.
Να παρακολουθεί το πρότυπο τις άδειες χωριστά από το κύριο πλέγμα;
Οι εγκεκριμένες άδειες πρέπει να φαίνονται απευθείας στο πλέγμα ως μη διαθέσιμα κελιά. Μια ξεχωριστή λίστα από μόνη της αγνοείται στη γρήγορη κατάρτιση προγράμματος και οδηγεί σε κατά λάθος αναθέσεις.
Μπορώ να μοιραστώ το πρότυπο προγραμματισμού μέσα από την ιστοσελίδα της επιχείρησής μου;
Οι σελίδες προσωπικού με κωδικό δουλεύουν καλά για δημοσιευμένα ωράρια. Το WEMASY περιλαμβάνει δημιουργό ιστοσελίδων όπου μπορείς να φιλοξενείς εσωτερικές σελίδες προγράμματος δίπλα στη δημόσια ιστοσελίδα κρατήσεων.
Πώς συνδέεται ένα πρότυπο προγραμματισμού εργαζομένων με τον σχεδιασμό χωρητικότητας;
Το πλάνο χωρητικότητας ορίζει πόσα άτομα χρειάζεσαι. Το πρότυπο αναθέτει ποια είναι αυτά τα άτομα. Το πώς να χρησιμοποιήσεις ένα πρότυπο σχεδιασμού χωρητικότητας καλύπτει το προηγούμενο φύλλο που τροφοδοτεί τους στόχους του προγραμματισμού σου.
Πότε να περάσω από πρότυπο σε λογισμικό προγραμματισμού;
Πέρασε όταν οι συγκρούσεις εκδόσεων, οι χαμένες ενημερώσεις ή η κάλυψη πολλών σημείων τρώνε περισσότερο χρόνο από όσο γλιτώνει το πρότυπο. Το λογισμικό προγραμματισμού προσωπικού λιανικής είναι ένας δρόμος όταν η πρόσβαση από κινητό και οι προτάσεις με βάση τη ζήτηση γίνονται καθημερινή ανάγκη.