Η κύρια θεραπεύτριά σου δίνει προειδοποίηση δύο εβδομάδων μια Δευτέρα. Την Τετάρτη, δεκατέσσερις σταθεροί πελάτες έχουν ραντεβού στις τρεις εβδομάδες μετά την αποχώρησή της. Κανείς δεν μέτρησε πόσες από αυτές τις ώρες απαιτούν την πιστοποίησή της, μέχρι που άρχισε το τηλέφωνο να χτυπά με αιτήματα αλλαγής ραντεβού.
Αυτό το κενό ανάμεσα στις κρατήσεις και στο εξειδικευμένο προσωπικό αντιμετωπίζει ο σχεδιασμός χωρητικότητας προσωπικού. Είναι η διαδικασία που εξασφαλίζει ότι η ομάδα σου έχει αρκετές ώρες, δεξιότητες και κάλυψη για την αναμενόμενη ζήτηση, χωρίς μόνιμες υπερωρίες ή αδρανείς βάρδιες. Είναι η πλευρά των ανθρώπων στον ευρύτερο σχεδιασμό χωρητικότητας που καλύπτει αυτή η ενότητα. Δες τι περιλαμβάνει και πώς να τον κάνεις.
Τι είναι ο σχεδιασμός χωρητικότητας προσωπικού;
Ο σχεδιασμός χωρητικότητας προσωπικού είναι ο τρόπος να ταιριάξεις την προσφορά προσωπικού με τη ζήτηση κρατήσεων. Προσφορά σημαίνει διαθέσιμες ώρες, μείγμα δεξιοτήτων και κάλυψη βαρδιών. Ζήτηση σημαίνει επιβεβαιωμένα ραντεβού, αναμενόμενους πελάτες χωρίς ραντεβού και εποχικές κορυφές.
Η διαδικασία απαντά σε τρεις ερωτήσεις: έχουμε αρκετούς ανθρώπους, έχουν τις σωστές δεξιότητες και είναι προγραμματισμένοι στις ώρες που πέφτει πραγματικά η ζήτηση; Ο αριθμός ατόμων από μόνος του δεν αρκεί, αν στις πιο πολυάσχολες ώρες σου λείπουν έμπειρα στελέχη.
Ο σχεδιασμός χωρητικότητας προσωπικού συνδυάζεται με τον σχεδιασμό χωρητικότητας πόρων όταν και οι χώροι ή ο εξοπλισμός περιορίζουν την απόδοση. Ο σχεδιασμός ανθρώπων χειρίζεται ποιος μπορεί να δουλέψει. Ο σχεδιασμός πόρων χειρίζεται τι χρειάζονται για να κάνουν τη δουλειά.
Γιατί μετράει ο σχεδιασμός χωρητικότητας προσωπικού
Οι ώρες αιχμής με λίγο προσωπικό φέρνουν μεγάλες αναμονές, βιαστική εξυπηρέτηση και αποχωρήσεις. Οι αργές περίοδοι με πολύ προσωπικό σπαταλούν μισθούς και κέφι. Ο σχεδιασμός χωρητικότητας προσωπικού ισορροπεί και τα δύο, δένοντας τα προγράμματα με τα πραγματικά μοτίβα κρατήσεων και όχι με τη συνήθεια.
Στηρίζει και τις αποφάσεις πρόσληψης. Όταν τα πλάνα δείχνουν μόνιμο κενό κάθε Σάββατο για τρεις μήνες, έχεις στοιχεία για να προσλάβεις βοήθεια με μερική απασχόληση. Όταν τα κενά εμφανίζονται μόνο στις γιορτές, ξέρεις ότι αρκεί ένα προσωρινό συμβόλαιο.
Η καλή διαχείριση κρατήσεων τροφοδοτεί τον σχεδιασμό χωρητικότητας προσωπικού με ακριβή στοιχεία ζήτησης. Χωρίς καθαρές εγγραφές κρατήσεων, τα πλάνα προσωπικού μαντεύουν τον όγκο.
Βασικά δεδομένα για τον σχεδιασμό χωρητικότητας προσωπικού
1. Πρόβλεψη ζήτησης
Ιστορικό κρατήσεων ανά μέρα και ώρα, προσαρμοσμένο για προσφορές, εποχικότητα και γνωστά γεγονότα. Συμπερίλαβε τα ποσοστά απουσιών πελατών (no-show), ώστε η προγραμματισμένη χωρητικότητα να δείχνει τις πιθανές αφίξεις.
2. Απογραφή δεξιοτήτων
Σημάδεψε το προσωπικό με πιστοποιήσεις, αρχαιότητα και είδη υπηρεσιών που μπορεί να κάνει. Μια ολόκληρη βάρδια από νεότερο προσωπικό δεν μπορεί να καλύψει κρατήσεις που απαιτούν κύριο τεχνικό.
3. Διαθεσιμότητα και περιορισμοί
Εγκεκριμένες άδειες, μέγιστες ώρες, απαιτήσεις διαλειμμάτων και όρια μερικής απασχόλησης. Οι νομικοί και συμβατικοί κανόνες βάζουν σκληρά όρια στην προσφορά.
4. Παραδοχές παραγωγικότητας
Μέσος αριθμός ραντεβού ανά ώρα, χρόνος διοικητικών εργασιών και λεπτά παράδοσης ανάμεσα σε πελάτες. Οι ακατέργαστες ώρες βάρδιας υπερεκτιμούν τη χωρητικότητα αν το μισό μπλοκ πηγαίνει σε εργασία που δεν χρεώνεται.
Από το πλάνο χωρητικότητας στο πρόγραμμα
Ο σχεδιασμός χωρητικότητας προσωπικού βγάζει στόχους: έξι κομμωτές το Σάββατο από τις 10 π.μ. έως τις 2 μ.μ., δύο πιστοποιημένοι προπονητές για τα βραδινά μαθήματα. Ο προγραμματισμός προσωπικού αναθέτει συγκεκριμένα άτομα σε αυτούς τους στόχους.
Έλεγχε το πλάνο χωρητικότητας κάθε εβδομάδα και το πρόγραμμα κάθε μέρα. Οι κρατήσεις αλλάζουν πιο γρήγορα από τους κύκλους πρόσληψης, οπότε οι σύντομες αλλαγές στο πρόγραμμα απορροφούν τα σοκ που το μηνιαίο πλάνο δεν μπορεί να προβλέψει.
Συχνές ερωτήσεις
Σε τι διαφέρει ο σχεδιασμός χωρητικότητας προσωπικού από τον προγραμματισμό προσωπικού;
Ο σχεδιασμός χωρητικότητας ορίζει πόσα άτομα χρειάζεσαι και πότε. Ο προγραμματισμός αναθέτει συγκεκριμένους εργαζόμενους σε βάρδιες. Η χωρητικότητα είναι ο στόχος. Ο προγραμματισμός είναι το ωράριο που τον πετυχαίνει.
Πόσο μπροστά πρέπει να κοιτάζει ο σχεδιασμός χωρητικότητας προσωπικού;
Τα εβδομαδιαία πλάνα καλύπτουν τις άμεσες βάρδιες. Οι μηνιαίες προβολές πιάνουν τον χρόνο που χρειάζεται μια πρόσληψη. Οι τριμηνιαίοι έλεγχοι ταιριάζουν με την εποχική ζήτηση και την εκπαίδευση των νέων εργαζομένων.
Τι να κάνω όταν η ζήτηση ξεπερνά τη χωρητικότητα προσωπικού;
Οι επιλογές είναι υπερωρίες, αλλαγή θέσεων προσωπικού, μπλοκάρισμα νέων κρατήσεων ή πρόσληψη προσωρινής βοήθειας. Η σωστή επιλογή εξαρτάται από το πόσο συχνά επαναλαμβάνεται το κενό και από το αν το λογισμικό σχεδιασμού χωρητικότητας σου δείχνει ήδη το μοτίβο.
Μπορεί ο σχεδιασμός χωρητικότητας προσωπικού να μειώσει την εξουθένωση των εργαζομένων;
Τα πλάνα που μοιράζουν τη ζήτηση ομοιόμορφα αποτρέπουν τη μόνιμη έλλειψη προσωπικού τις μέρες αιχμής. Η προβλέψιμη κάλυψη είναι από τους πιο δυνατούς μοχλούς για βιώσιμο φόρτο εργασίας στις επιχειρήσεις υπηρεσιών.
Πώς συνδέω τον σχεδιασμό χωρητικότητας προσωπικού με τις online κρατήσεις;
Όταν η χωρητικότητα γεμίσει, η σελίδα κρατήσεών σου πρέπει να σταματά να δέχεται νέα ραντεβού για εκείνο το διάστημα. Το WEMASY περιλαμβάνει δημιουργό ιστοσελίδων με ενσωμάτωση κρατήσεων, ώστε η δημόσια διαθεσιμότητα να δείχνει τη χωρητικότητα προσωπικού που ορίζει το πλάνο σου.
Να συμπεριλαμβάνω το προσωπικό μερικής απασχόλησης στον σχεδιασμό χωρητικότητας προσωπικού;
Το προσωπικό μερικής απασχόλησης και όσοι είναι σε ετοιμότητα ανήκουν στην προσφορά. Παρακολούθησε τις εγγυημένες ώρες τους χωριστά από τις ευέλικτες ομάδες, ώστε να ξέρεις ποια χωρητικότητα είναι σταθερή και ποια θέλει επιβεβαίωση κάθε εβδομάδα.