Γιατί το ημερολόγιό σου δείχνει δύο ονόματα στην ίδια θέση των 2 το μεσημέρι; Το έλεγξες δύο φορές σήμερα το πρωί. Κάποιος στο τηλέφωνο πρόσθεσε μια κράτηση, την ώρα που έφτασε μια φόρμα από την ιστοσελίδα, και τώρα δύο πελάτες οδηγούν προς τον χώρο σου περιμένοντας την ίδια καρέκλα.
Αυτή η επικάλυψη είναι διπλό κλείσιμο. Το διπλό κλείσιμο συμβαίνει όταν η ίδια ώρα, ο ίδιος πόρος ή το ίδιο μέλος του προσωπικού κρατιέται για δύο πελάτες ταυτόχρονα. Δημιουργεί άβολες αντιπαραθέσεις στη ρεσεψιόν, χαμένες διαδρομές πελατών και χαμένη εμπιστοσύνη που θέλει μήνες για να ξαναχτιστεί. Δες τι προκαλεί το διπλό κλείσιμο και πώς να το αποφύγεις πριν βλάψει τη φήμη σου.
Τι είναι το διπλό κλείσιμο;
Το διπλό κλείσιμο είναι μια σύγκρουση προγραμματισμού όπου δύο κρατήσεις διεκδικούν την ίδια χωρητικότητα την ίδια ώρα. Η χωρητικότητα μπορεί να είναι ένα άτομο, ένα δωμάτιο, ένα τραπέζι, ένα όχημα ή ένα κομμάτι εξοπλισμού. Η σύγκρουση μπορεί να είναι ακριβής, με και τις δύο κρατήσεις να ξεκινούν το ίδιο λεπτό, ή μερική, όταν οι διάρκειες των ραντεβού επικαλύπτονται.
Το διπλό κλείσιμο διαφέρει από το σκόπιμο overbooking. Οι αεροπορικές εταιρείες και ορισμένα ξενοδοχεία πουλούν σκόπιμα περισσότερες θέσεις ή δωμάτια από όσα έχουν, περιμένοντας ένα ποσοστό απουσιών. Οι μικρές επιχειρήσεις υπηρεσιών σπάνια κερδίζουν από αυτό το ρίσκο. Για τους περισσότερους ιδιοκτήτες, κάθε διπλό κλείσιμο είναι ατύχημα και όχι στρατηγική.
Τι προκαλεί το διπλό κλείσιμο;
Η χειροκίνητη καταχώριση είναι ο πιο συνηθισμένος ένοχος. Μια τηλεφωνική κράτηση μπαίνει σε χάρτινο βιβλίο, ενώ μια online φόρμα προσθέτει την ίδια θέση σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Καμία πηγή δεν συγχρονίζεται με την άλλη, οπότε και οι δύο εγγραφές φαίνονται έγκυρες μέχρι να έρθουν δύο άτομα.
Οι καθυστερημένες ενημερώσεις δημιουργούν το ίδιο πρόβλημα. Ένα μέλος του προσωπικού κλείνει μια θέση αλλά ξεχνά να τη μπλοκάρει στο κοινό ημερολόγιο. Μια ακύρωση ελευθερώνει μια θέση σε ένα σύστημα αλλά όχι σε άλλο. Χωρίς μία πηγή αλήθειας, οι συγκρούσεις πολλαπλασιάζονται αθόρυβα.
Οι κοινοί πόροι προσθέτουν πολυπλοκότητα. Ένας κομμωτής μπορεί να κλείνεται μέσω δύο τύπων υπηρεσίας. Μία αίθουσα συσκέψεων μπορεί να εμφανίζεται σε δύο ημερολόγια τμημάτων. Αν το σύστημα δεν αντιμετωπίζει τον πόρο ως μία δεξαμενή, ακολουθεί διπλό κλείσιμο.
Πώς να αποφύγεις το διπλό κλείσιμο
1. Χρησιμοποίησε ένα ημερολόγιο ως πηγή αλήθειας
Κάθε κανάλι κρατήσεων πρέπει να γράφει στο ίδιο πρόγραμμα. Το τηλέφωνο, όσοι έρχονται χωρίς ραντεβού, η ιστοσελίδα και οι λίστες τρίτων τροφοδοτούν μία εγγραφή. Αν κρατάς δύο ημερολόγια, όρισε ένα άτομο να τα συμφωνεί κάθε μέρα.
2. Μπλόκαρε πόρους, όχι μόνο χρονικές θέσεις
Όταν κλείνεται ένας θεραπευτής, μπλόκαρε αυτό το άτομο σε κάθε υπηρεσία που προσφέρει. Όταν κρατιέται ένα τραπέζι, μπλόκαρε εκείνο το συγκεκριμένο τραπέζι ή την κατηγορία τραπεζιών για ολόκληρο το παράθυρο του γεύματος.
3. Βάλε χρόνο ανάσας ανάμεσα στα ραντεβού
Οι διαδοχικές κρατήσεις χωρίς κενό καλούν επικάλυψη όταν ένα ραντεβού παρατείνεται. Ένα περιθώριο 10 ή 15 λεπτών δίνει χώρο και μειώνει το μερικό διπλό κλείσιμο.
4. Επιβεβαίωνε τις ακυρώσεις σε πραγματικό χρόνο
Όταν ένας πελάτης ακυρώνει, η θέση πρέπει να ανοίγει αμέσως σε όλα τα κανάλια. Η καθυστερημένη αποδέσμευση είναι ο τρόπος που μια ελεύθερη θέση πουλιέται δύο φορές. Τα σαφή πρότυπα πολιτικής ακύρωσης βοηθούν τους πελάτες να ακυρώνουν νωρίς, ώστε να ξαναγεμίσεις το κενό.
5. Έλεγχε το πρόγραμμα στην αρχή της βάρδιας
Ένας πεντάλεπτος ημερήσιος έλεγχος πιάνει συγκρούσεις πριν φτάσουν οι πελάτες. Ψάξε για διπλά ονόματα, επικαλυπτόμενους πόρους και κενά που φαίνονται πολύ στενά.
Οι συγκρούσεις που αφορούν συγκεκριμένα τον προγραμματισμό έχουν δικά τους μοτίβα. Το κεφάλαιό μας για το διπλό κλείσιμο στον προγραμματισμό εμβαθύνει στα ημερολόγια προσωπικού και στις κρατήσεις με πολλούς πόρους.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι ποτέ σκόπιμο το διπλό κλείσιμο για μικρές επιχειρήσεις;
Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις πρέπει να αποφεύγουν το σκόπιμο overbooking. Τα μαθηματικά δουλεύουν μόνο σε μεγάλη κλίμακα με προβλέψιμα ποσοστά no-show. Για κομμωτήρια, κλινικές και εστιατόρια, ένα περιστατικό διπλού κλεισίματος κοστίζει σε φήμη περισσότερο από όσο θα έχανε η άδεια θέση.
Πώς διορθώνω ένα διπλό κλείσιμο αφού συμβεί;
Επικοινώνησε και με τους δύο πελάτες πριν φτάσουν, αν είναι δυνατό. Πρόσφερε ειλικρινή συγγνώμη, μια εναλλακτική ώρα ή έκπτωση στην επίσκεψη με νέα ημερομηνία. Κατάγραψε την αιτία, ώστε να διορθώσεις τη διαδικασία και όχι μόνο το μεμονωμένο περιστατικό.
Μπορεί η online κράτηση να προκαλέσει περισσότερα διπλά κλεισίματα από την τηλεφωνική;
Η online κράτηση προκαλεί συγκρούσεις μόνο όταν δεν συγχρονίζεται με το κύριο ημερολόγιό σου. Ένα συνδεδεμένο σύστημα μειώνει τα διπλά κλεισίματα, γιατί οι καταχωρίσεις από το web και το τηλέφωνο μοιράζονται μία εγγραφή. Τα αποσυνδεδεμένα εργαλεία πολλαπλασιάζουν τον κίνδυνο.
Πρέπει να δείχνω διαθεσιμότητα σε πραγματικό χρόνο στην ιστοσελίδα μου;
Η ζωντανή διαθεσιμότητα αποτρέπει τους πελάτες από το να κλείνουν θέσεις που έχουν ήδη παρθεί. Με τον Δημιουργό ιστοσελίδων του WEMASY φτιάχνεις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου.
Ποια είναι η σχέση ανάμεσα στα no-show και στον κίνδυνο διπλού κλεισίματος;
Όταν ένα no-show ελευθερώνει μια θέση που το σύστημά σου δεν αποδεσμεύει άμεσα, η θέση μπορεί να πουληθεί ξανά, ενώ ο αρχικός πελάτης πιστεύει ακόμη ότι έχει κλείσει. Η γρήγορη επεξεργασία ακυρώσεων κλείνει αυτό το κενό. Οι πολιτικές no-show βοηθούν τους πελάτες να ακυρώνουν αντί να παραλείπουν σιωπηλά.
Πώς διαλέγω σύστημα κρατήσεων που αποτρέπει το διπλό κλείσιμο;
Ψάξε για συγχρονισμό σε πραγματικό χρόνο, μπλοκάρισμα σε επίπεδο πόρου και αυτόματες ειδοποιήσεις σύγκρουσης. Το blog μας τι να ψάξεις σε ένα σύστημα κρατήσεων απαριθμεί λειτουργίες που κρατούν τα ημερολόγια ακριβή σε όλα τα κανάλια.