Μια επωνυμία διαγράφει τα πάντα μετά από τριάντα μέρες για να εξοικονομήσει χώρο. Μια άλλη δεν διαγράφει ποτέ τίποτα και πληρώνει για χρόνια αποθήκευσης που δεν ψάχνει κανείς. Όταν εμφανίζεται ένα φορολογικό ερώτημα ή μια διαφωνία συμβολαίου, η πρώτη δεν βρίσκει απόδειξη. Η δεύτερη χάνει ώρες σε διπλά νήματα του 2019.
Οι πολιτικές διατήρησης email για επωνυμίες είναι γραπτοί κανόνες για το πόσο καιρό κρατάς τα μηνύματα, ποιος μπορεί να τα διαγράφει και πώς αποθηκεύεις τα αντίγραφα ασφαλείας. Μια καθαρή πολιτική ισορροπεί νομικές ανάγκες, καθημερινή χρηστικότητα και κόστος. Δεν χρειάζεσαι νομικό τμήμα για να ξεκινήσεις.
Τι είναι μια πολιτική διατήρησης email;
Μια πολιτική διατήρησης email είναι ένα έγγραφο που δηλώνει πόσο καιρό μένουν στο σύστημά σου διαφορετικοί τύποι business email πριν την αρχειοθέτηση, την εξαγωγή ή τη διαγραφή. Καλύπτει συμβόλαια πελατών, τιμολόγια, εσωτερικά σημειώματα, αρχεία marketing και νήματα υποστήριξης. Η πολιτική ονομάζει τους ρόλους που φροντίζουν για την εφαρμογή.
Η διατήρηση είναι ξεχωριστή από την οργάνωση του inbox. Μπορείς να αρχειοθετείς και να αναζητάς business email καθημερινά, ενώ κρατάς τα αρχεία για χρόνια με βάση τους κανόνες της πολιτικής.
Γιατί μετράνε οι πολιτικές διατήρησης για τις μικρές επωνυμίες
Ρυθμιστικές αρχές, λογιστές και πελάτες μπορεί να ρωτήσουν τι είπες και πότε. Το email είναι συχνά το αρχείο. Χωρίς πολιτική, το προσωπικό μαντεύει. Κάποιος διαγράφει ένα νήμα που το χρειάζεται ακόμα η λογιστική. Κάποιος άλλος αποθησαυρίζει email χωρίς σχέδιο.
Η διατήρηση στηρίζει και την ασφάλεια. Το παλιό email μπορεί να κρύβει ξεπερασμένους κωδικούς, προσωπικά δεδομένα ή συνημμένα που δεν πρέπει να ζουν για πάντα. Συνδύασε την πολιτική με έλεγχο πρόσβασης από το τι είναι η ασφάλεια email για επιχειρήσεις.
Πώς χτίζεις μια πρακτική πολιτική διατήρησης
1. Ομαδοποίησε το email ανά τύπο αρχείου
Οι συνηθισμένες ομάδες περιλαμβάνουν οικονομικά αρχεία, συμβόλαια πελατών, email προσωπικού, ιστορικό υποστήριξης και γενική αλληλογραφία. Κάθε ομάδα παίρνει δική της περίοδο διατήρησης με βάση τη νομική και επιχειρηματική ανάγκη και όχι την άνεση του inbox.
2. Όρισε προεπιλεγμένες περιόδους που μπορείς να υπερασπιστείς
Πολλές επωνυμίες κρατούν οικονομικό email και email συμβολαίων για επτά χρόνια, εκτός αν διαφέρει ο τοπικός νόμος. Η γενική αλληλογραφία μπορεί να μένει τρία ως πέντε χρόνια. Τα αρχεία υποστήριξης μπορεί να ακολουθούν τις περιόδους εγγύησης προς πελάτες. Γράψε τις προεπιλογές, ακόμα κι αν τις προσαρμόσεις αργότερα με επαγγελματική συμβουλή.
3. Όρισε βήματα διαγραφής και αντιγράφων ασφαλείας
Ονόμασε ποιος εγκρίνει τη διαγραφή, αν το email εξάγεται πρώτα και πώς αποθηκεύονται τα αντίγραφα ασφαλείας. Όταν φεύγει το προσωπικό, μετάφερε ή εξήγαγε το γραμματοκιβώτιό τους πριν κλείσεις την πρόσβαση, όπως αναφέρεται στα κεφάλαια ανάθεσης και ασφάλειας.
4. Εκπαίδευσε την ομάδα στα βασικά
Το προσωπικό πρέπει να ξέρει να μη χρησιμοποιεί προσωπικά inbox για επίσημα αρχεία. Αυτή η συνήθεια συνδέεται με το κίνδυνοι του προσωπικού email για επιχειρήσεις. Το επίσημο email πρέπει να ζει εκεί που το φτάνει η πολιτική.
Μια πολιτική διατήρησης μίας σελίδας είναι καλύτερη από καμία πολιτική. Ξαναδές την ετησίως ή όταν αλλάζεις φιλοξενία, όπως καλύπτεται στο τι είναι η φιλοξενία email.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζονται νομικά οι μικρές επιχειρήσεις πολιτική διατήρησης email;
Οι απαιτήσεις διαφέρουν ανά χώρα, κλάδο και τύπο αρχείου. Ακόμα και χωρίς επίσημο νόμο, μια γραπτή πολιτική σε προστατεύει σε ελέγχους και διαφωνίες. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων.
Πόσο καιρό πρέπει να κρατιέται το email υποστήριξης πελατών;
Κράτα τα νήματα υποστήριξης αρκετά ώστε να τηρείς εγγυήσεις και να λύνεις επαναλαμβανόμενα ζητήματα. Πολλές επωνυμίες ευθυγραμμίζουν τη διατήρηση υποστήριξης με τις εγγυήσεις προϊόντος ή υπηρεσίας. Το επαγγελματικό email για την εξυπηρέτηση πελατών καλύπτει τις λειτουργικές συνήθειες.
Ικανοποιεί η αρχειοθέτηση τις απαιτήσεις διατήρησης;
Η αρχειοθέτηση διατηρεί το email μέσα στο ζωντανό σύστημά σου για καθημερινή αναζήτηση. Η μακρά διατήρηση μπορεί να χρειάζεται εξαγωγές ή αντίγραφα ασφαλείας ξεχωριστά από το inbox. Το αρχειοθέτηση και αναζήτηση business email εξηγεί τις καθημερινές συνήθειες αρχειοθέτησης.
Μπορούν οι εργαζόμενοι να διαγράφουν μόνοι τους email;
Η πολιτική πρέπει να λέει ποιοι ρόλοι μπορούν να διαγράφουν και ποιοι τύποι email χρειάζονται έγκριση ιδιοκτήτη. Τα κοινά γραμματοκιβώτια χρειάζονται αυστηρότερους κανόνες από τους προσωπικούς φακέλους έργων. Το πώς αναθέτεις email χωρίς να χάνεις τον έλεγχο ορίζει επίπεδα εξουσίας.
Τι γίνεται με το email όταν φεύγει κάποιος από την ομάδα;
Εξήγαγε ή ανάθεσε ξανά το γραμματοκιβώτιο πριν κλείσεις την πρόσβαση σύνδεσης. Όσοι φεύγουν δεν πρέπει να παίρνουν μαζί τους το μοναδικό αντίγραφο του ιστορικού πελατών. Τεκμηρίωσε την αποχώρηση στη λίστα ασφάλειάς σου.
Πρέπει το email marketing και τα newsletters να ακολουθούν τους ίδιους κανόνες;
Τα αρχεία καμπανιών και οι καταγραφές συναίνεσης χρειάζονται συχνά μεγαλύτερη διατήρηση από τα απλά newsletters στα οποία δεν ενήργησες ποτέ. Ξεχώρισε τα αρχεία marketing από τον θόρυβο του inbox στις ομάδες της πολιτικής σου.