Το τέταρτο μέλος της ομάδας σου ρωτά πώς να στήσει την υπογραφή του. Ανοίγεις τον φάκελο απεσταλμένων, αντιγράφεις το μπλοκ σου, το επικολλάς σε ένα chat και του λες να αντικαταστήσει το όνομά σου με το δικό του. Μέχρι το πέμπτο αίτημα, το λογότυπο έχει λάθος μέγεθος και κάποιος έβαλε προσωπικό τηλέφωνο.
Ένα πρότυπο υπογραφής email διορθώνει αυτή την επανάληψη. Είναι μια έτοιμη διάταξη με σημεία συμπλήρωσης για όνομα, τίτλο, τηλέφωνο και άλλα στοιχεία που πάντα περιλαμβάνει η επωνυμία σου. Όλοι ξεκινούν από την ίδια δομή αντί να αυτοσχεδιάζουν. Η ίδια πειθαρχία ισχύει όταν ακολουθείς το ρύθμιση business email βήμα βήμα για τις διευθύνσεις σου.
Τι είναι ένα πρότυπο υπογραφής email;
Ένα πρότυπο υπογραφής email είναι ένα επαναχρησιμοποιήσιμο μπλοκ που ορίζει πώς εμφανίζονται τα στοιχεία επικοινωνίας στο τέλος κάθε μηνύματος. Τα σταθερά στοιχεία, όπως το λογότυπο, το όνομα της εταιρείας και τα χρώματα της επωνυμίας, μένουν ίδια. Τα μεταβλητά πεδία, όπως το όνομα και ο τίτλος του εργαζομένου, συμπληρώνονται ανά άτομο.
Τα πρότυπα εξοικονομούν χρόνο και εμποδίζουν την απόκλιση. Χωρίς πρότυπο, κάθε μέλος της ομάδας κάνει μικρές επιλογές για γραμματοσειρές, σειρά συνδέσμων και κενά. Με τις εβδομάδες, αυτές οι επιλογές στοιβάζονται σε ακατάστατη παρουσία της επωνυμίας. Ένα πρότυπο κρατά το εξερχόμενο email ευθυγραμμισμένο με το email με δικό σου domain και ταυτότητα επωνυμίας.
Πώς φτιάχνεις ένα πρότυπο υπογραφής email
Ξεκίνα με τη λίστα περιεχομένου από το τι να βάλεις στην υπογραφή email. Αποφάσισε ποια πεδία είναι υποχρεωτικά και ποια προαιρετικά. Σημείωσε καθαρά τα σημεία συμπλήρωσης, ώστε οι νέοι συνάδελφοι να ξέρουν τι να αλλάξουν.
1. Όρισε σταθερά και μεταβλητά πεδία
Σταθερά: όνομα εταιρείας, λογότυπο, διεύθυνση ιστοσελίδας, χρώματα επωνυμίας. Μεταβλητά: πλήρες όνομα, τίτλος εργασίας, άμεσο τηλέφωνο, τμήμα. Κράτα τη λίστα των μεταβλητών σύντομη, ώστε οι ενημερώσεις να μένουν εύκολες.
2. Διάλεξε απλό κείμενο ή μορφοποιημένη διάταξη
Ένα πρότυπο υπογραφής email απλού κειμένου δουλεύει παντού και φορτώνει γρήγορα. Μια μορφοποιημένη εκδοχή προσθέτει το λογότυπο και συνδέσμους που πατιούνται. Διάλεξε μία μορφή για όλη την ομάδα αντί να ανακατεύεις και τις δύο.
3. Φύλαξε και μοιράσου το κύριο αντίγραφο
Κράτα το κύριο πρότυπο σε εσωτερικό οδηγό ή κοινό φάκελο. Συμπερίλαβε βήματα ρύθμισης για το πρόγραμμα email σου. Ξαναδές το πρότυπο όταν αλλάζει το λογότυπο, το domain ή το τηλέφωνο.
Πώς χρησιμοποιείς ένα πρότυπο υπογραφής email στην ομάδα σου
Εφάρμοσε το πρότυπο όταν μπαίνει κάποιος νέος ή όταν ανανεώνεις την επωνυμία. Στείλε το κύριο αντίγραφο με μια σύντομη λίστα ελέγχου: αντικατάστησε τα σημεία συμπλήρωσης, δοκίμασε στο κινητό, επιβεβαίωσε ότι δουλεύουν οι σύνδεσμοι. Ζήτα από κάθε άτομο να στείλει δοκιμαστικό μήνυμα σε έναν συνάδελφο πριν επικοινωνήσει με πελάτες.
Έλεγχε τις υπογραφές τριμηνιαία, όπως ελέγχεις τα παραδείγματα επαγγελματικών διευθύνσεων email για επωνυμίες. Οι παλιοί τίτλοι, τα παλιά λογότυπα και οι χαλασμένοι σύνδεσμοι υπονομεύουν τη φινέτσα που έβαλες στο πρότυπο.
Όταν είναι έτοιμο το πρότυπό σου, τα επόμενα κεφάλαια καλύπτουν τη μορφοποίηση του μπλοκ, τις επιλογές HTML και τους κανόνες σχεδιασμού που το κρατούν καθαρό σε κάθε συσκευή.
Συχνές ερωτήσεις
Πού πρέπει να φυλάξω το πρότυπο υπογραφής email;
Κράτα το κύριο πρότυπο υπογραφής σε ένα κοινό εσωτερικό έγγραφο που έχει πρόσβαση όλη η ομάδα. Συμπερίλαβε τη μορφοποιημένη εκδοχή και μια εφεδρική σε απλό κείμενο. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων.
Μπορεί ένα πρότυπο υπογραφής να δουλέψει για κάθε τμήμα;
Ένα βασικό πρότυπο με μικρές παραλλαγές συχνά δουλεύει καλύτερα. Οι πωλήσεις μπορεί να προσθέσουν σύνδεσμο ημερολογίου, ενώ η υποστήριξη προσθέτει αριθμό help desk. Κράτα ίδια την εταιρική γραμμή, το λογότυπο και τα χρώματα σε όλες τις εκδοχές.
Πόσο συχνά πρέπει να ενημερώνω το πρότυπο υπογραφής;
Ενημέρωσε το πρότυπο όταν αλλάζει το λογότυπο, το domain ή το κύριο τηλέφωνο. Κάνε μια γρήγορη επανεξέταση κάθε λίγους μήνες, για να πιάσεις παλιούς τίτλους. Το κεφάλαιο διαχείριση υπογραφών email ομάδας καλύπτει τη διαρκή συντήρηση.
Πρέπει το πρότυπο υπογραφής να περιλαμβάνει νομικό κείμενο;
Βάλε αποποίηση ευθύνης μόνο αν την απαιτεί ο κλάδος ή ο νομικός σύμβουλός σου. Κράτα το υποχρεωτικό κείμενο σε ξεχωριστή γραμμή κάτω από το μπλοκ επικοινωνίας, ώστε να μη θάβει το όνομα και το τηλέφωνό σου.
Αρκεί ένα δωρεάν πρότυπο υπογραφής για μια μικρή επωνυμία;
Ένα απλό πρότυπο που φτιάχνεις μόνος σου αρκεί για τις περισσότερες μικρές ομάδες. Εστίασε σε συνεπή πεδία και σωστούς συνδέσμους αντί για φανταχτερό σχεδιασμό. Μπορείς να προσθέσεις μορφοποίηση HTML αργότερα, όταν ωριμάσουν οι οδηγίες της επωνυμίας σου.
Τι πάει στραβά χωρίς κοινό πρότυπο υπογραφής;
Οι ομάδες χωρίς πρότυπο καταλήγουν με ασυνεπείς γραμματοσειρές, λογότυπα που λείπουν και λάθος τηλέφωνα. Αυτά τα μικρά κενά αθροίζονται σε ασυνεπή εικόνα της επωνυμίας. Δες το λάθη στις υπογραφές email που πρέπει να αποφύγεις για συνηθισμένα προβλήματα.