Το rebrand σου ξεκινά τη Δευτέρα. Την Τετάρτη, οι μισοί από την ομάδα στέλνουν ακόμα email με το παλιό λογότυπο. Ένας πρόσθεσε προσωπικό κινητό. Ένας άλλος επικόλλησε υπογραφή από προηγούμενη δουλειά. Οι πελάτες το προσέχουν πριν την εσωτερική σου λίστα ελέγχου.
Η διαχείριση υπογραφών email ομάδας είναι η διαδικασία που κρατά το μπλοκ επικοινωνίας κάθε εργαζομένου ευθυγραμμισμένο με τα πρότυπα της επωνυμίας. Καλύπτει την εφαρμογή, τις ενημερώσεις και τους τακτικούς ελέγχους. Χωρίς αυτήν, ακόμα και ένα δυνατό πρότυπο υπογραφής email ξεφεύγει μέσα σε εβδομάδες.
Τι περιλαμβάνει η διαχείριση υπογραφών email ομάδας
Η διαχείριση υπογραφών σημαίνει κάτι περισσότερο από το να στείλεις ένα πρότυπο μία φορά. Είναι διαρκής πρακτική με τρία μέρη: ένα κύριο πρότυπο, σαφείς οδηγίες ρύθμισης και περιοδικούς ελέγχους.
Το κύριο πρότυπο έχει τα σταθερά στοιχεία της επωνυμίας: λογότυπο, χρώματα, όνομα εταιρείας και ιστοσελίδα. Κάθε εργαζόμενος συμπληρώνει μόνο τα προσωπικά πεδία. Ο κεντρικός έλεγχος προλαβαίνει τις αναντιστοιχίες που βλάπτουν, όπως στο λάθη στα email που πλήττουν την αξιοπιστία.
Πώς εφαρμόζεις υπογραφές σε μια ομάδα
Ξεκίνα με μια πιλοτική ομάδα πριν την εφαρμογή σε όλη την εταιρεία. Οι ομάδες πωλήσεων και υποστήριξης συχνά στέλνουν το περισσότερο εξωτερικό email, άρα φέρνουν νωρίς στην επιφάνεια τα προβλήματα.
1. Τεκμηρίωσε το πρότυπο
Γράψε οδηγό μίας σελίδας με το κύριο πρότυπο, οδηγίες συμπλήρωσης και στιγμιότυπα των βημάτων ρύθμισης στο πρόγραμμα email σου. Βάλε σύνδεσμο στο παραδείγματα υπογραφών email για επωνυμίες, ώστε ο κόσμος να βλέπει το επιθυμητό αποτέλεσμα.
2. Όρισε υπεύθυνο
Δώσε σε ένα άτομο ή μια ομάδα την ευθύνη για τις ενημερώσεις των υπογραφών. Το marketing ή οι λειτουργίες ταιριάζουν συχνά σε αυτόν τον ρόλο. Αυτοί στέλνουν νέα πρότυπα όταν αλλάζουν λογότυπα, domain ή τηλέφωνα.
3. Υποδέξου τους νέους με το πρότυπο
Βάλε τη ρύθμιση υπογραφής στη λίστα της πρώτης εβδομάδας, δίπλα στο πώς δημιουργείς μια business διεύθυνση email. Οι νέοι εργαζόμενοι πρέπει να στέλνουν δοκιμαστικό μήνυμα στον προϊστάμενό τους πριν επικοινωνήσουν με εξωτερικές επαφές.
Πώς κρατάς τις υπογραφές ενημερωμένες με τον χρόνο
Προγραμμάτισε τριμηνιαίο έλεγχο. Πάρε δείγμα απεσταλμένων από κάθε τμήμα και έλεγξε παλιούς τίτλους, χαλασμένους συνδέσμους και μορφοποίηση εκτός επωνυμίας. Ενημέρωσε πρώτα το κύριο πρότυπο και μετά ειδοποίησε την ομάδα, με προθεσμία να ανανεώσει τις ρυθμίσεις της.
Παρακολούθησε τις αλλαγές όπως παρακολουθείς τα άλλα στοιχεία της επωνυμίας στην ιστοσελίδα σου. Όταν αλλάζει το domain ή το λογότυπο, οι υπογραφές πρέπει να αλλάζουν την ίδια μέρα. Η καθυστέρηση δημιουργεί το κενό για το οποίο προειδοποιεί το λάθη στο email με δικό σου domain στην ταυτότητα του αποστολέα.
Η συνεπής διαχείριση μετατρέπει την υπογραφή σου από προσωπικό δευτερεύον στοιχείο σε αξιόπιστο σημείο επαφής με την επωνυμία, σε κάθε μήνυμα που στέλνει η ομάδα σου.
Συχνές ερωτήσεις
Ποιος πρέπει να κατέχει τη διαχείριση υπογραφών email σε μια μικρή ομάδα;
Σε μια μικρή ομάδα, ο ιδρυτής ή ο υπεύθυνος marketing συνήθως κατέχει το κύριο πρότυπο και τις ειδοποιήσεις ενημέρωσης. Ο ρόλος παίρνει λίγο χρόνο μόλις τεκμηριωθεί η διαδικασία. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων.
Μπορούν οι εργαζόμενοι να επεξεργάζονται ελεύθερα τη δική τους υπογραφή;
Επέτρεψε αλλαγές μόνο στα προσωπικά πεδία, όπως όνομα, τίτλος και άμεσο τηλέφωνο. Κλείδωσε τα στοιχεία της επωνυμίας, όπως λογότυπο, χρώματα και γραμμές εταιρείας. Η ελεύθερη επεξεργασία εκεί οδηγεί σε ασυνεπές εξερχόμενο email.
Πώς ενημερώνω τις υπογραφές μετά από rebrand;
Αντικατάστησε πρώτα το κύριο πρότυπο και μετά στείλε οδηγίες βήμα βήμα σε κάθε εργαζόμενο με προθεσμία. Ζήτα από τους προϊσταμένους να επιβεβαιώσουν ότι οι συνεργάτες τους ενημέρωσαν τις ρυθμίσεις. Έλεγξε δειγματοληπτικά τα απεσταλμένα κάθε τμήματος μετά την προθεσμία.
Πρέπει οι απομακρυσμένες ομάδες να ακολουθούν διαφορετικούς κανόνες υπογραφής;
Οι απομακρυσμένες ομάδες ακολουθούν το ίδιο πρότυπο με το προσωπικό του γραφείου. Η τοποθεσία δεν αλλάζει τα πρότυπα της επωνυμίας. Βάλε τη ρύθμιση υπογραφής στην απομακρυσμένη υποδοχή, δίπλα στην πρόσβαση στο πρόγραμμα email και στη διεύθυνση της επωνυμίας.
Ποια εργαλεία βοηθούν στη διαχείριση υπογραφών email ομάδας;
Ένα κοινό έγγραφο με το κύριο πρότυπο και στιγμιότυπα ρύθμισης αρκεί για τις περισσότερες μικρές και μεσαίες ομάδες. Οι μεγαλύτερες ομάδες μπορεί να χρησιμοποιούν κεντρικές ρυθμίσεις διαχείρισης στη φιλοξενία email τους. Εστίασε πρώτα στη διαδικασία πριν προσθέσεις πολυπλοκότητα.
Πώς χειρίζομαι τις υπογραφές για κοινά inbox;
Οι κοινές διευθύνσεις όπως η support@yourbrand.com χρειάζονται υπογραφή με το όνομα της ομάδας ή του τμήματος αντί για ένα άτομο. Χρησιμοποίησε το ίδιο λογότυπο και την ίδια μορφοποίηση με τα ατομικά πρότυπα. Δες το επαγγελματικό email για την εξυπηρέτηση πελατών για οδηγίες ειδικά για την υποστήριξη.