Τελειώνεις μια προσεγμένη απάντηση σε έναν νέο πελάτη και πατάς αποστολή. Εκείνος κατεβαίνει στο τέλος ψάχνοντας τον αριθμό σου. Βρίσκει μόνο το μικρό σου όνομα και ένα τυχαίο απόφθεγμα για την επιτυχία. Κλείνει το μήνυμα και ανοίγει την ιστοσελίδα ενός ανταγωνιστή.
Το τι να περιλαμβάνεις σε μια υπογραφή email καταλήγει σε μια σύντομη λίστα βασικών στοιχείων. Το όνομά σου, ο ρόλος, η εταιρεία και τα στοιχεία επικοινωνίας είναι ο πυρήνας. Όλα τα υπόλοιπα είναι προαιρετικά και πρέπει να κερδίζουν τη θέση τους. Ήδη στέλνεις από διεύθυνση με το όνομα της επωνυμίας, όπως καλύπτεται στο τι είναι μια διεύθυνση email με δικό σου domain. Η υπογραφή σου ολοκληρώνει αυτή την πρώτη εντύπωση.
Τι ανήκει σε μια επαγγελματική υπογραφή email
Μια επαγγελματική υπογραφή email είναι το μπλοκ επικοινωνίας στο κάτω μέρος του μηνύματός σου. Δίνει στον αναγνώστη την ταυτότητά σου και τρόπο να σε βρει από άλλα κανάλια. Κράτα την εστιασμένη σε πληροφορίες που πραγματικά χρειάζεται.
Ξεκίνα με το πλήρες όνομα και τον τίτλο εργασίας σου. Πρόσθεσε το όνομα της εταιρείας και έναν αριθμό τηλεφώνου ή σύνδεσμο ιστοσελίδας. Η διεύθυνση email της επωνυμίας σου μπορεί να εμφανίζεται κι εδώ, αν και το πεδίο αποστολέα ήδη την δείχνει. Αυτά τα βασικά ταιριάζουν με τη σαφήνεια που στοχεύεις όταν γράφεις ένα επαγγελματικό email.
1. Όνομα και ρόλος
Το όνομά σου πρέπει να ταιριάζει με το πώς σε ξέρουν στον επαγγελματικό χώρο. Βάλε τον τίτλο σου, ώστε ο αναγνώστης να καταλαβαίνει τη θέση σου. Ένας τίτλος όπως «Ιδιοκτήτης» ή «Υπεύθυνος λογαριασμών» δίνει πλαίσιο στη συζήτηση.
2. Εταιρεία και ιστοσελίδα
Γράψε την επωνυμία της επιχείρησής σου και βάλε σύνδεσμο στην ιστοσελίδα σου. Το domain πρέπει να ταιριάζει με τη διεύθυνση αποστολέα και με τη διεύθυνση της ιστοσελίδας. Αυτή η αντιστοιχία ενισχύει την εμπιστοσύνη που χτίζεις με το πώς το επαγγελματικό email χτίζει εμπιστοσύνη.
3. Τηλέφωνο και προαιρετικά έξτρα
Πρόσθεσε άμεσο τηλέφωνο αν θέλεις κλήσεις. Ένα μικρό λογότυπο δουλεύει όταν μένει συμπαγές. Τα εικονίδια social ανήκουν εκεί μόνο αν χρησιμοποιείς ενεργά αυτά τα προφίλ για την επιχείρηση.
Τι αφήνεις έξω από την υπογραφή σου
Οι μεγάλες νομικές αποποιήσεις σπρώχνουν το πραγματικό μήνυμά σου έξω από την οθόνη στο κινητό. Τα εμπνευσμένα αποφθέγματα προσθέτουν ακαταστασία χωρίς να βοηθούν τον αναγνώστη να απαντήσει. Τα πολλά χρώματα γραμματοσειράς και οι υπερβολικά μεγάλες εικόνες καθυστερούν τη φόρτωση και δείχνουν αφηρημένα.
Παράλειψε προσωπικά στοιχεία που δεν εξυπηρετούν την επαγγελματική επαφή. Παράλειψε κάθε δίκτυο social που σπάνια ενημερώνεις. Μια καθαρή υπογραφή σέβεται τον χρόνο του αναγνώστη, όπως προτείνουν οι καλές πρακτικές business email για επωνυμίες για το κυρίως μήνυμα.
Όταν ξέρεις τι να συμπεριλάβεις, εξερεύνησε παραδείγματα και πρότυπα υπογραφών στα επόμενα κεφάλαια αυτής της ενότητας. Οι επιλογές μορφής και σχεδιασμού έρχονται αφού καταλήξεις στο σωστό περιεχόμενο.
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει η υπογραφή email μου να ταιριάζει με το branding της ιστοσελίδας μου;
Η υπογραφή σου πρέπει να χρησιμοποιεί το ίδιο λογότυπο, τα ίδια χρώματα και το ίδιο όνομα επιχείρησης με την ιστοσελίδα σου. Το συνεπές branding σε όλα τα σημεία επαφής χτίζει αναγνώριση. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων.
Χρειάζομαι φυσική διεύθυνση στην υπογραφή email;
Κάποιοι κλάδοι και περιοχές απαιτούν διεύθυνση επιχείρησης σε εμπορικά μηνύματα. Έλεγξε τους τοπικούς κανόνες του κλάδου σου. Αν δεν ισχύει κανόνας, βάλε διεύθυνση μόνο όταν οι πελάτες επισκέπτονται τακτικά τον χώρο σου.
Πρέπει οι ελεύθεροι επαγγελματίες να βάζουν όνομα εταιρείας στην υπογραφή τους;
Οι ελεύθεροι επαγγελματίες μπορούν να χρησιμοποιούν το προσωπικό τους όνομα ως επωνυμία ή ένα καταχωρημένο όνομα επιχείρησης. Και στις δύο περιπτώσεις βάλε καθαρό τίτλο και σύνδεσμο προς το portfolio ή την ιστοσελίδα σου. Το κεφάλαιο παραδείγματα επαγγελματικών διευθύνσεων email για επωνυμίες δείχνει πώς παρουσιάζονται οι μοναχικοί επαγγελματίες.
Είναι υποχρεωτικό το λογότυπο σε κάθε υπογραφή email;
Το λογότυπο είναι προαιρετικό. Οι υπογραφές μόνο με κείμενο δουλεύουν καλά για σύντομες απαντήσεις και εσωτερικά μηνύματα. Αν βάλεις λογότυπο, κράτα το μικρό, ώστε να μην κυριαρχεί στο μήνυμα.
Πόσες γραμμές πρέπει να έχει μια υπογραφή;
Τέσσερις με έξι γραμμές κειμένου είναι πρακτικό όριο για τις περισσότερες επωνυμίες. Κάθε επιπλέον γραμμή σπρώχνει το μήνυμά σου ψηλότερα στις οθόνες των κινητών. Κράτα τις αναλυτικές πληροφορίες για τη σελίδα επικοινωνίας της ιστοσελίδας σου.
Πρέπει τα εσωτερικά email να έχουν την ίδια υπογραφή με τα email προς πελάτες;
Πολλές ομάδες χρησιμοποιούν συντομότερη εκδοχή για τις εσωτερικές απαντήσεις και το πλήρες μπλοκ της επωνυμίας για τα εξωτερικά μηνύματα. Το κεφάλαιο επίσημο και άτυπο email για επωνυμίες σε βοηθά να αποφασίσεις πότε ταιριάζει το κάθε ύφος.