Κοιτάς ένα κενό παράθυρο σύνθεσης. Ο κέρσορας αναβοσβήνει σε ένα άδειο πεδίο κειμένου, ενώ αναρωτιέσαι αν θα ανοίξεις με «Αγαπητέ» ή θα πας κατευθείαν στο θέμα. Περνούν δεκαπέντε λεπτά και δεν έχεις στείλει τίποτα. Μια επίσημη μορφή email αφαιρεί αυτή την τριβή, δίνοντάς σου μια καθαρή σειρά να ακολουθήσεις.
Η επίσημη μορφή email για επιχειρήσεις είναι η τυπική διάταξη που χρησιμοποιούν τα επαγγελματικά μηνύματα: θέμα, χαιρετισμός, πρώτη γραμμή, κείμενο, κλείσιμο και υπογραφή. Κάθε μέρος έχει δουλειά. Μαζί κάνουν το μήνυμά σου εύκολο στην ανάγνωση και δύσκολο να παρεξηγηθεί. Δες πώς δουλεύει η δομή.
Τι είναι η επίσημη μορφή email για επιχειρήσεις;
Η επίσημη μορφή email είναι η οργανωμένη δομή που ακολουθούν τα business μηνύματα όταν η περίσταση ζητά επαγγελματισμό. Δεν αφορά περίπλοκες λέξεις. Αφορά το να βάζεις τις πληροφορίες εκεί που τις περιμένουν οι αναγνώστες.
Σκέψου την ως πλαίσιο. Το θέμα πλαισιώνει το αντικείμενο. Ο χαιρετισμός πλαισιώνει τη σχέση. Το κείμενο παραδίδει το μήνυμα. Το κλείσιμο και η υπογραφή πλαισιώνουν ποιος είσαι και πώς θα σε βρουν. Αν παραλείψεις μια ενότητα, το μήνυμα φαίνεται ελλιπές.
Κάθε ενότητα ενός επίσημου business email
1. Θέμα
Γράψε μια συγκεκριμένη φράση που λέει στον αναγνώστη τι περιέχει το μήνυμα. Απόφυγε αόριστες λέξεις όπως «γεια» ή «σημαντικό». Βάλε όνομα έργου, ημερομηνία ή ρήμα ενέργειας όταν χρειάζεται. Τα καλά θέματα ανοίγονται. Τα κακά θάβονται.
2. Χαιρετισμός
Προσφώνησε τον αναγνώστη με το όνομά του όταν το ξέρεις. Το «Αγαπητή κυρία Chen» ταιριάζει σε επίσημη πρώτη επαφή. Το «Γεια σου Alex» ταιριάζει όταν έχετε ήδη σχέση συνεργασίας. Ταίριαξε τον χαιρετισμό με το επίπεδο επισημότητας από το επίσημο και άτυπο email για επωνυμίες.
3. Πρώτη γραμμή
Δήλωσε τον σκοπό σου στην πρώτη πρόταση. Αν απαντάς σε κάποιον, αναφέρσου σύντομα στο μήνυμά του. Αν ξεκινάς επαφή, πες γιατί γράφεις πριν από οποιαδήποτε λεπτομέρεια υποβάθρου.
4. Παράγραφοι του κειμένου
Κράτα τις παραγράφους σύντομες. Μία ιδέα ανά παράγραφο. Χρησιμοποίησε κουκκίδες όταν απαριθμείς τρία ή περισσότερα στοιχεία. Τόνισε με φειδώ, αν το υποστηρίζει το πρόγραμμά σου, αλλά μην αφήνεις ποτέ τη μορφοποίηση να κουβαλά μόνη της το νόημα.
5. Κλείσιμο και πρόσκληση σε ενέργεια
Τελείωσε με ένα σαφές επόμενο βήμα. Το «Παρακαλώ επιβεβαίωσε μέχρι την Παρασκευή» είναι καλύτερο από το «Πες μου τη γνώμη σου». Ο αναγνώστης πρέπει να ξέρει ακριβώς τι χρειάζεσαι από εκείνον.
6. Χαιρετισμός κλεισίματος και μπλοκ υπογραφής
Κλείσε με «Με εκτίμηση» ή κάτι ουδέτερο αντίστοιχο και μετά βάλε το πλήρες όνομα, τον τίτλο, την εταιρεία, το τηλέφωνο και την ιστοσελίδα σου. Η διεύθυνση email στην υπογραφή πρέπει να ταιριάζει με το domain της επωνυμίας σου, όπως στο συνέπεια στο email σε όλη την επωνυμία σου.
Πότε χρησιμοποιείς την επίσημη μορφή email
Χρησιμοποίησε την πλήρη δομή στην πρώτη επαφή με πελάτες, προμηθευτές, επενδυτές και αρχές. Χρησιμοποίησέ την σε προτάσεις, συμβόλαια, παράπονα και σε κάθε νήμα όπου το ύφος επηρεάζει το αποτέλεσμα. Οι ελαφρύτερες μορφές δουλεύουν στις εσωτερικές ενημερώσεις, αλλά ισχύουν οι ίδιοι κανόνες σαφήνειας.
Εξασκήσου στη μορφή με τα δείγματα μηνυμάτων του παραδείγματα επαγγελματικών email. Όταν η δομή γίνει συνήθεια, ξοδεύεις λιγότερο χρόνο στο προσχέδιο και περισσότερο στο ίδιο το μήνυμα. Το επόμενο κεφάλαιο σε βοηθά να αποφασίσεις πότε απαιτείται η επίσημη δομή και πότε αρκεί πιο ελαφρύ ύφος.
Συχνές ερωτήσεις
Απαιτείται επίσημη μορφή email για κάθε business μήνυμα;
Δεν χρειάζεται κάθε μήνυμα την πλήρη επίσημη δομή. Οι γρήγορες εσωτερικές ενημερώσεις μπορούν να είναι πιο σύντομες. Τα email προς πελάτες και της πρώτης επαφής πρέπει να ακολουθούν την πλήρη μορφή. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων.
Πόσο επίσημος πρέπει να είναι ο χαιρετισμός στο business email;
Ταίριαξε τον χαιρετισμό με τη σχέση και τον κλάδο σου. Τα νομικά, τα οικονομικά και οι δημόσιες υπηρεσίες συχνά προτιμούν το «Αγαπητέ» μαζί με τίτλο. Οι δημιουργικές επωνυμίες και οι επωνυμίες τεχνολογίας μπορεί να χρησιμοποιούν μικρά ονόματα μετά την πρώτη επαφή. Όταν διστάζεις, πήγαινε λίγο πιο επίσημα στην πρώτη επαφή.
Πρέπει να αλλάζει το θέμα όταν απαντάς σε νήμα;
Κράτα το αρχικό θέμα για συνέχεια, εκτός αν το θέμα έχει αλλάξει αισθητά. Κόψε τα υπερβολικά «Re:» αν τα προσθέτει αυτόματα το πρόγραμμά σου. Ένα καθαρό θέμα βοηθά όλους να βρουν το νήμα αργότερα.
Τι ανήκει σε ένα μπλοκ υπογραφής business email;
Βάλε το όνομά σου, τον τίτλο εργασίας, το όνομα της εταιρείας, το τηλέφωνο και τη διεύθυνση της ιστοσελίδας. Προαιρετικά μπορείς να προσθέσεις λογότυπο και συνδέσμους social, αν η επωνυμία σου τα χρησιμοποιεί δημόσια. Παράλειψε τα εμπνευσμένα αποφθέγματα και τις τεράστιες εικόνες που γεμίζουν τις οθόνες των κινητών.
Μπορεί ένα επίσημο πρότυπο να δουλέψει για όλη την ομάδα μου;
Ένα κοινό πρότυπο για τη δομή δουλεύει καλά. Κάθε άτομο χρειάζεται πάντα το δικό του όνομα και στοιχεία επικοινωνίας στην υπογραφή. Βάσισε το πρότυπό σου στα παραδείγματα του παραδείγματα επαγγελματικών email και προσάρμοσέ το στον κλάδο σου.
Επηρεάζει η επίσημη μορφή το πόσο γρήγορα απαντά ο κόσμος;
Η καθαρή δομή βοηθά τους αναγνώστες να απαντούν πιο γρήγορα, γιατί καταλαβαίνουν αμέσως το αίτημά σου. Συνδύασε την καλή μορφή με λογικούς χρόνους απάντησης, όπως στο προσδοκίες χρόνου απάντησης στα email.