Τρεις νέοι πελάτες έστειλαν email στην ομάδα πωλήσεών σου τον περασμένο μήνα. Οι δύο πήραν απάντηση που άνοιγε με «Αγαπητέ κύριε Torres» και έκλεινε με «Με εκτίμηση». Ο τρίτος πήρε «Γεια σου Jamie, ορίστε οι πληροφορίες που ζήτησες.» Και οι τρεις υπέγραψαν το ίδιο συμβόλαιο. Η διαφορά ήταν η σχέση και ο κλάδος, όχι η επιτυχία ή η αποτυχία. Το να ξέρεις πότε να χρησιμοποιείς επίσημο ή άτυπο email κρατά την επωνυμία σου προσαρμόσιμη, χωρίς να ακούγεται ασυνεπής.
Το επίσημο email χρησιμοποιεί δομημένους χαιρετισμούς, πλήρεις προτάσεις και ουδέτερη γλώσσα που ταιριάζει σε επαγγελματική ή πρώτη επαφή. Το άτυπο email χρησιμοποιεί συνομιλιακές διατυπώσεις, μικρά ονόματα και πιο σύντομες παραγράφους, όταν το επιτρέπει η σχέση. Και τα δύο μπορούν να είναι επαγγελματικά. Το ερώτημα είναι ποιο ύφος περιμένει ο αναγνώστης. Δες πώς θα αποφασίσεις.
Ποια η διαφορά ανάμεσα στο επίσημο και στο άτυπο email;
Το επίσημο email ακολουθεί την πλήρη δομή που καλύπτεται στο επίσημη μορφή email για επιχειρήσεις. Οι χαιρετισμοί χρησιμοποιούν τίτλους ή πλήρη ονόματα. Η γλώσσα αποφεύγει την αργκό. Τα μηνύματα έχουν καθαρά ανοίγματα, κείμενο και κλείσιμο.
Το άτυπο email χαλαρώνει κάποιους από αυτούς τους κανόνες χωρίς να εγκαταλείπει τη σαφήνεια. Μπορεί να παραλείψεις το «Αγαπητέ» και να γράψεις «Γεια σου Sam». Οι προτάσεις γίνονται πιο σύντομες. Το ύφος μοιάζει με ενός χρήσιμου συναδέλφου και όχι με επιστολή. Το άτυπο δεν σημαίνει απρόσεκτο. Η ορθογραφία, η γραμματική και ο χρόνος απάντησης εξακολουθούν να μετράνε.
Πότε πρέπει οι επωνυμίες να χρησιμοποιούν επίσημο email
Διάλεξε επίσημο ύφος για την πρώτη επαφή, για θέματα υψηλού διακυβεύματος και για ρυθμιζόμενους κλάδους. Οι προτάσεις, οι συζητήσεις συμβολαίων, οι διαφωνίες πληρωμής και η αλληλογραφία με στελέχη συνήθως ζητούν επίσημη γλώσσα. Όταν δεν είσαι σίγουρος πώς προτιμά να επικοινωνεί ο αναγνώστης, ξεκίνα επίσημα. Μπορείς πάντα να προσαρμόσεις αργότερα.
Η εξωτερική επικοινωνία με προμηθευτές, επενδυτές και δημόσιες υπηρεσίες μένει συνήθως επίσημη σε όλη τη σχέση. Η διεύθυνση αποστολέα της επωνυμίας από το τι είναι μια business διεύθυνση email στηρίζει αυτό το ύφος πριν ο αναγνώστης ανοίξει το μήνυμα.
Πότε μπορούν οι επωνυμίες να χρησιμοποιούν άτυπο email
Το άτυπο ύφος δουλεύει όταν έχεις καθιερωμένη σχέση και το θέμα είναι ρουτίνας. Οι εσωτερικές ενημερώσεις της ομάδας, τα follow-up με μακροχρόνιους πελάτες και οι χαλαροί κλάδοι, όπως οι δημιουργικές υπηρεσίες, συχνά προτιμούν πιο ζεστή φωνή. Ακολούθησε το ύφος του αναγνώστη, όταν γράφει εκείνος πρώτος άτυπα.
Η υποστήριξη πελατών μπορεί να συνδυάζει και τα δύο. Αναγνώρισε καθαρά το ζήτημα και μετά χρησιμοποίησε φιλική γλώσσα για να εξηγήσεις τη διόρθωση. Το κεφάλαιο υποστήριξης, επαγγελματικό email για την εξυπηρέτηση πελατών, δείχνει πώς συνυπάρχουν η ζεστασιά και η σαφήνεια.
Πώς κρατάς συνεπές το ύφος σε όλη την επωνυμία
Όρισε ένα προεπιλεγμένο ύφος στις οδηγίες email σου. Οι περισσότερες επωνυμίες είναι λίγο επίσημες με νέες επαφές και λίγο άτυπες με επαναλαμβανόμενους πελάτες. Εκπαίδευσε την ομάδα να ακολουθεί τον αναγνώστη, χωρίς να αντιγράφει αντιεπαγγελματικές συνήθειες, όπως οι απαντήσεις μίας λέξης ή οι χαιρετισμοί που λείπουν.
Όταν το ύφος αλλάζει στη μέση ενός νήματος, αναγνώρισέ το φυσικά. Το πέρασμα από μια επίσημη πρόταση σε ένα χαλαρό check-in είναι εντάξει, αν η σχέση έχει ζεστάνει. Το πέρασμα από το χαλαρό στο επίσημο δείχνει σοβαρότητα, χρήσιμο όταν συζητάς τιμές ή προθεσμίες. Το επόμενο κεφάλαιο καλύπτει πόσο γρήγορα πρέπει να απαντάς σε κάθε ύφος.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορεί το άτυπο email να φαίνεται επαγγελματικό;
Το άτυπο email μένει επαγγελματικό όταν είναι καθαρό, ευγενικό και χωρίς λάθη. Οι σύντομες προτάσεις και τα μικρά ονόματα δεν αδυνατίζουν την επωνυμία σου, αν το περιεχόμενο σέβεται τον χρόνο του αναγνώστη. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων, και το ύφος των email σου πρέπει να μοιάζει φυσική προέκταση της επωνυμίας.
Πρέπει τα email marketing να είναι επίσημα ή άτυπα;
Το email marketing συνήθως γέρνει προς το άτυπο και το συνομιλιακό, γιατί μιλά σε ευρύ κοινό. Τα μηνύματα συναλλαγής, όπως οι αποδείξεις και οι επαναφορές κωδικού, πρέπει να μένουν καθαρά και ουδέτερα. Ταίριαξε τον σκοπό κάθε τύπου μηνύματος.
Τι γίνεται αν ένας πελάτης περάσει από επίσημο σε χαλαρό ύφος στη μέση ενός νήματος;
Ακολούθησε τον, κρατώντας τα πρότυπά σου για σαφήνεια και πληρότητα. Αν ξεκινήσει να χρησιμοποιεί μικρά ονόματα και πιο σύντομα μηνύματα, μπορείς να χαλαρώσεις τον χαιρετισμό. Κράτα τον επαγγελματισμό στην ουσία, ακόμα κι όταν χαλαρώνει το ύφος.
Επηρεάζει ο κλάδος την επιλογή ανάμεσα σε επίσημο και άτυπο;
Οι έντονα ρυθμιζόμενοι τομείς, όπως τα οικονομικά, το δίκαιο και η υγεία, μένουν συνήθως πιο επίσημοι. Οι δημιουργικές επωνυμίες, οι επωνυμίες τεχνολογίας και lifestyle χρησιμοποιούν συχνά άτυπο ύφος με τους πελάτες. Έλεγξε τα πρότυπα του κλάδου σου πριν ορίσεις προεπιλογές για την ομάδα.
Πού μπορώ να δω και τα δύο ύφη σε δείγματα μηνυμάτων;
Το κεφάλαιο παραδείγματα επαγγελματικών email περιλαμβάνει μοντέλα που μπορείς να προσαρμόσεις για επίσημες και άτυπες περιστάσεις.
Πρέπει να αλλάζει η υπογραφή μου ανάλογα με το ύφος;
Κράτα το ίδιο μπλοκ υπογραφής ανεξάρτητα από το ύφος. Το όνομα, ο τίτλος και τα στοιχεία επικοινωνίας μένουν συνεπή. Το ύφος ζει στον χαιρετισμό και στο κείμενο και όχι στη μορφή της υπογραφής.