Σαράντα επτά ανοιχτά μηνύματα. Τρία θέλουν απάντηση σήμερα. Δύο έχουν συνημμένα που δεν άνοιξες ποτέ. Ένα είναι νήμα που έφτασε τα τριάντα μηνύματα, επειδή κανείς δεν ήξερε πότε να σταματήσει το Reply All. Οι περισσότερες επωνυμίες δεν αποτυγχάνουν στο email επειδή τους λείπουν εργαλεία. Αποτυγχάνουν, γιατί δεν έγραψαν ποτέ τι σημαίνει «καλό». Οι καλές πρακτικές business email δίνουν στην ομάδα σου αυτόν τον ορισμό.
Οι καλές πρακτικές business email για επωνυμίες είναι τα συνδυασμένα πρότυπα για το πώς η εταιρεία σου στέλνει, λαμβάνει και διαχειρίζεται email. Καλύπτουν τη διεύθυνσή σου, τη γραφή σου, τον χρόνο σου και την εκπαίδευση της ομάδας. Αυτό το κεφάλαιο μαζεύει τα βασικά της ενότητας για την καλή συμπεριφορά στο email σε μία αναφορά. Εδώ είναι η λίστα ελέγχου.
Ποιες είναι οι καλές πρακτικές business email για επωνυμίες;
Οι καλές πρακτικές business email είναι οι συνήθειες που κρατούν κάθε μήνυμα ευθυγραμμισμένο με την επωνυμία σου. Ξεκινούν από την υποδομή: μια διεύθυνση με δικό σου domain, αξιόπιστη φιλοξενία και συνεπείς υπογραφές. Συνεχίζουν με την επικοινωνία: καθαρά θέματα, κατάλληλο ύφος, έγκαιρες απαντήσεις και προσεκτική χρήση του Reply All και των συνημμένων.
Οι καλές πρακτικές περιλαμβάνουν και την εσωτερική διαδικασία. Τα κοινά πρότυπα, οι τεκμηριωμένοι στόχοι απάντησης και η εκπαίδευση υποδοχής εμποδίζουν κάθε μέλος της ομάδας να επινοεί τα δικά του πρότυπα.
Καλές πρακτικές τεχνικής ρύθμισης και ταυτότητας
Χρησιμοποίησε διευθύνσεις της επωνυμίας στο δικό σου domain για κάθε email προς πελάτες. Κράτα τα προθέματα καθαρά και συνεπή, όπως περιγράφεται στο παραδείγματα επαγγελματικών διευθύνσεων email για επωνυμίες. Ταίριαξε το domain της ιστοσελίδας σου, ώστε ο κόσμος να εμπιστεύεται τη γραμμή αποστολέα πριν διαβάσει το κείμενο.
Κράτα ένα τυπικό μπλοκ υπογραφής με όνομα, τίτλο, εταιρεία, τηλέφωνο και ιστοσελίδα. Ενημέρωσέ το όταν αλλάζουν ρόλοι. Αφαίρεσε άμεσα πρώην εργαζόμενους από κοινές διευθύνσεις.
Καλές πρακτικές γραφής και συμπεριφοράς
Ακολούθησε τους βασικούς κανόνες από το κανόνες καλής συμπεριφοράς στο email για επωνυμίες. Γράψε περιγραφικά θέματα. Άνοιξε με χαιρετισμό. Δήλωσε τον σκοπό σου στην πρώτη παράγραφο. Κλείσε με σαφές επόμενο βήμα.
Διάλεξε επίσημο ή άτυπο ύφος ανάλογα με το πλαίσιο, με το επίσημο και άτυπο email για επωνυμίες. Εφάρμοσε τους κανόνες ύφους, ώστε να συνυπάρχουν η ζεστασιά και ο επαγγελματισμός. Χρησιμοποίησε τα παραδείγματα επαγγελματικών email ως πρότυπα που προσαρμόζει η ομάδα σου.
Λειτουργικές καλές πρακτικές
Όρισε στόχους χρόνου απάντησης και δημοσίευσέ τους στη σελίδα επικοινωνίας σου. Παρακολούθησε τα κοινά inbox, ώστε τα μηνύματα να μη μένουν αδιάβαστα. Χρησιμοποίησε το Reply All μόνο όταν κάθε παραλήπτης χρειάζεται την απάντησή σου. Ονόμασε καθαρά τα συνημμένα και εξήγησέ τα στο κείμενο.
Έλεγχε τα εξερχόμενα μηνιαία για τα συνηθισμένα λάθη που αναφέρονται στο λάθη στα email που πλήττουν την αξιοπιστία. Καθοδήγησε όσους επαναλαμβάνουν τα ίδια λάθη. Οι μικρές διορθώσεις αθροίζονται σε φήμη αξιοπιστίας.
Χτίζοντας το playbook email της επωνυμίας σου
Συνδύασε αυτές τις πρακτικές σε ένα εσωτερικό έγγραφο μίας σελίδας. Βάλε τους στόχους απάντησης, τις οδηγίες ύφους, τρία πρότυπα μηνυμάτων και τους κανόνες συνημμένων. Μοιράσου το στην υποδοχή νέων μελών και ξαναδές το δύο φορές τον χρόνο.
Η καλή συμπεριφορά στο email δεν είναι έργο μίας φοράς. Είναι ένα διαρκές πρότυπο που μεγαλώνει με την επωνυμία σου. Έχεις πια ολόκληρη την ενότητα, από τους θεμελιώδεις κανόνες ως αυτή τη λίστα ελέγχου. Ξαναδές τα προηγούμενα κεφάλαια όταν ένα συγκεκριμένο θέμα χρειάζεται βαθύτερη ανανέωση.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο συχνά πρέπει μια επωνυμία να ελέγχει τις καλές πρακτικές email της;
Ξαναδές τα πρότυπα τουλάχιστον δύο φορές τον χρόνο και μετά από κάθε μεγάλη αύξηση της ομάδας. Ενημέρωσε τα πρότυπα όταν αλλάζουν οι υπηρεσίες ή η διαδικασία επικοινωνίας σου. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου, και μπορείς να κρατάς ενημερωμένα τα δημόσια στοιχεία επικοινωνίας: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων.
Τι ανήκει σε ένα έγγραφο προτύπων email μίας σελίδας;
Βάλε κανόνες διεύθυνσης αποστολέα, στόχους χρόνου απάντησης, οδηγίες ύφους, πολιτική Reply All, κανόνες ονομασίας συνημμένων και συνδέσμους σε εγκεκριμένα πρότυπα. Κράτα το εύκολο στη σάρωση, ώστε να το χρησιμοποιούν πραγματικά τα πολυάσχολα μέλη της ομάδας.
Πρέπει οι καλές πρακτικές business email να διαφέρουν ανά τμήμα;
Τα βασικά πρότυπα πρέπει να μένουν συνεπή σε πωλήσεις, υποστήριξη και ηγεσία. Τα πρότυπα ανά τμήμα μπορούν να διαφέρουν στο ύφος και στη λεπτομέρεια, μοιραζόμενα τους ίδιους δομικούς κανόνες.
Μπορεί η WEMASY να στηρίξει τις καλές πρακτικές email της επωνυμίας μου;
Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου, όπως μια σελίδα επικοινωνίας. Η φιλοξενία email της WEMASY έρχεται σύντομα. Μέχρι τότε το email της επωνυμίας σου μένει στον δικό σου πάροχο email.
Από πού να ξεκινήσω αν το email της επωνυμίας μου είναι σήμερα ανοργάνωτο;
Διόρθωσε πρώτα τη διεύθυνση αποστολέα, μετά όρισε στόχο απάντησης 24 ωρών και μετά πρόσθεσε ένα πρότυπο για τον πιο συνηθισμένο τύπο μηνύματος. Το κεφάλαιο κανόνες καλής συμπεριφοράς στο email για επωνυμίες είναι το καλύτερο σημείο εισόδου για ολόκληρη την ενότητα.
Ισχύουν οι καλές πρακτικές business email και για τα αυτόματα μηνύματα;
Οι αυτόματες απαντήσεις και το email συναλλαγών πρέπει να ακολουθούν τα ίδια πρότυπα σαφήνειας. Πες τι έγινε, τι πρέπει να κάνει ο αναγνώστης στη συνέχεια και πώς θα βρει έναν άνθρωπο. Ο γενικός ή μπερδεμένος αυτοματισμός φθείρει την εμπιστοσύνη όπως οι κακές χειροκίνητες απαντήσεις.