Κάθεσαι να απαντήσεις σε ένα νέο ερώτημα πελάτη. Πληκτρολογείς τρεις παραγράφους, διαγράφεις τις δύο, προσθέτεις ένα αστείο που φαίνεται υπερβολικά χαλαρό και μετά κοιτάς το κενό θέμα. Είκοσι λεπτά μετά στέλνεις κάτι που καλύπτει το θέμα αλλά ακόμα φαίνεται ασύνδετο. Αυτό είναι το κενό ανάμεσα στο να ξέρεις τι θες να πεις και στο να ξέρεις πώς γράφεται ένα επαγγελματικό email.
Ένα επαγγελματικό email είναι ένα business μήνυμα χτισμένο γύρω από σαφήνεια, σεβασμό και σκοπό. Ξεκινά με περιγραφικό θέμα, ανοίγει με κατάλληλο χαιρετισμό, δίνει νωρίς το βασικό σημείο και κλείνει με χαιρετισμό και υπογραφή. Έχεις ήδη το θεμέλιο, αν έστησες διεύθυνση της επωνυμίας, όπως καλύπτεται στο πώς δημιουργείς μια business διεύθυνση email. Τώρα δες πώς γράφεις το ίδιο το μήνυμα.
Τι κάνει ένα email επαγγελματικό;
Ένα επαγγελματικό email δεν είναι το ίδιο με ένα επίσημο email. Επαγγελματικό σημαίνει ότι το μήνυμά σου είναι καθαρό, ευγενικό και κατάλληλο για επιχείρηση. Μπορείς να είσαι ζεστός με έναν πελάτη πολλών ετών και πάλι να είσαι επαγγελματικός. Μπορείς να είσαι άμεσος με έναν προμηθευτή και πάλι να είσαι σεβαστικός.
Τα δομικά στοιχεία είναι απλά. Ένα θέμα που λέει στον αναγνώστη τι αφορά το μήνυμα. Ένας χαιρετισμός που ταιριάζει με τη σχέση. Ένα κείμενο που δηλώνει τον σκοπό στις πρώτες προτάσεις. Μια τελική γραμμή που δείχνει τι περιμένεις στη συνέχεια. Ένας χαιρετισμός κλεισίματος με το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σου. Αυτά τα κομμάτια δουλεύουν μαζί όπως περιγράφει η συνολική έννοια στο τι είναι το επαγγελματικό email.
Πώς γράφεις ένα επαγγελματικό email βήμα βήμα
Ξεκίνα με το θέμα πριν γράψεις το κείμενο. Ένα καθαρό θέμα σε βοηθά να μένεις εστιασμένος και βοηθά τον αναγνώστη να αποφασίσει πότε θα ανοίξει το μήνυμα. Ονόμασε το θέμα και κάθε προθεσμία με λίγες λέξεις.
1. Άνοιξε με τον σωστό χαιρετισμό
Προσφώνησε τον αναγνώστη με το όνομά του όταν το ξέρεις. Χρησιμοποίησε χαιρετισμό που ταιριάζει με τη σχέση. Μια πρώτη επαφή αξίζει πιο ζεστό άνοιγμα από έναν συνάδελφο στον οποίο γράφεις καθημερινά. Τα κεφάλαια πώς ξεκινάς ένα business email και χαιρετισμοί σε επαγγελματικά email εμβαθύνουν στα ανοίγματα.
2. Δήλωσε τον σκοπό σου στην πρώτη παράγραφο
Μην θάβεις τον λόγο του μηνύματός σου. Αν χρειάζεσαι απόφαση, πες το. Αν κάνεις follow-up σε συνάντηση, αναφέρε την ημερομηνία. Οι πολυάσχολοι αναγνώστες σαρώνουν τις πρώτες γραμμές πριν αποφασίσουν αν θα διαβάσουν τα υπόλοιπα.
3. Κράτα το κείμενο εστιασμένο και εύκολο στη σάρωση
Χρησιμοποίησε σύντομες παραγράφους και απλή γλώσσα. Μία ιδέα ανά παράγραφο. Αν έχεις πολλά αιτήματα, αρίθμησέ τα. Κόψε ό,τι δεν βοηθά τον αναγνώστη να απαντήσει. Το κεφάλαιο πώς να γράψεις ένα καθαρό, συνοπτικό email καλύπτει τεχνικές περικοπής.
4. Κλείσε με σαφές επόμενο βήμα
Τελείωσε το κείμενο με αυτό που χρειάζεσαι από τον αναγνώστη. Μια απάντηση μέχρι την Παρασκευή. Μια επιβεβαίωση. Μια κλήση για προγραμματισμό. Μετά πρόσθεσε χαιρετισμό κλεισίματος και υπογραφή. Η διεύθυνση αποστολέα της επωνυμίας σου από το τι είναι μια διεύθυνση email με δικό σου domain στηρίζει τα λόγια στην οθόνη.
Συνηθισμένα λάθη στη γραφή επαγγελματικών email
Η αποστολή χωρίς θέμα είναι ο πιο γρήγορος τρόπος να σε αγνοήσουν. Το να γράφεις μυθιστόρημα, όταν αρκούσαν λίγες προτάσεις, σπαταλά τον χρόνο του αναγνώστη. Η παράλειψη διόρθωσης αφήνει τυπογραφικά που υπονομεύουν την εμπιστοσύνη, την ίδια εμπιστοσύνη που χτίζεις με το πώς το επαγγελματικό email χτίζει εμπιστοσύνη. Η απάντηση σε παλιό νήμα με νέο θέμα μπερδεύει όλους στη λίστα κοινοποίησης.
Διάβασε το μήνυμά σου μία φορά πριν το στείλεις. Ρώτα τον εαυτό σου αν το θέμα ταιριάζει με το κείμενο, αν το ύφος ταιριάζει με τη σχέση και αν ο αναγνώστης ξέρει τι να κάνει στη συνέχεια. Αυτός ο γρήγορος έλεγχος προλαβαίνει τα περισσότερα προβλήματα.
Η υπόλοιπη ενότητα αναλύει κάθε μέρος του μηνύματος. Ξεκίνα με ανοίγματα και χαιρετισμούς και μετά πέρνα στα κλεισίματα, στους χαιρετισμούς κλεισίματος και στα θέματα, καθώς χτίζεις τις συνήθειες γραφής σου.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο μεγάλο πρέπει να είναι ένα επαγγελματικό email;
Ένα επαγγελματικό email πρέπει να είναι τόσο μεγάλο όσο χρειάζεται και όχι περισσότερο. Τα περισσότερα business μηνύματα χωράνε σε τρεις ως πέντε σύντομες παραγράφους. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων, και η ίδια σαφήνεια πρέπει να φαίνεται σε κάθε μήνυμα που στέλνεις από το domain σου.
Να γράφω πρώτα το θέμα ή το κείμενο;
Αν γράψεις πρώτα το θέμα, μένεις εστιασμένος σε έναν σκοπό. Ένα καθαρό θέμα λειτουργεί σαν τίτλος για το δικό σου προσχέδιο. Αν το κείμενο ξεφύγει, ξαναδές το θέμα και κόψε το μήνυμα.
Πρέπει ένα επαγγελματικό email να ακούγεται πάντα επίσημο;
Το επαγγελματικό και το επίσημο δεν είναι το ίδιο. Μπορείς να γράψεις ένα φιλικό, συνομιλιακό μήνυμα που παραμένει καθαρό και σεβαστικό. Το κεφάλαιο επίσημο και άτυπο email για επωνυμίες εξηγεί πότε ταιριάζει το καθένα.
Ποια διεύθυνση αποστολέα πρέπει να χρησιμοποιώ στα επαγγελματικά email;
Χρησιμοποίησε διεύθυνση στο δικό σου domain και όχι δωρεάν προσωπικό λογαριασμό. Μια διεύθυνση της επωνυμίας όπως η hello@yourbrand.com δείχνει ότι η επιχείρησή σου είναι καθιερωμένη. Δες το γιατί το δωρεάν email βλάπτει την αξιοπιστία για την πλήρη εικόνα.
Πρέπει να βάζω πλήρη υπογραφή σε κάθε email;
Βάλε μια συνεπή υπογραφή με το όνομα, τον ρόλο και τα στοιχεία επικοινωνίας σου στα business μηνύματα. Βοηθά τις νέες επαφές να σε βρουν από άλλα κανάλια. Κράτα την συμπαγή, ώστε να μη φορτώνει τις σύντομες απαντήσεις.
Μπορώ να χρησιμοποιώ την ίδια δομή επαγγελματικού email για όλη την ομάδα;
Μια κοινή δομή κρατά συνεπή τη φωνή της επωνυμίας σε όλα τα τμήματα. Φτιάξε έναν σύντομο εσωτερικό οδηγό με δείγματα μηνυμάτων από το παραδείγματα επαγγελματικών email, ώστε όλοι να ακολουθούν την ίδια μορφή.