Πόσα τηλεφωνήματα χειρίζεται η υποδοχή σου μόνο για να βρει μια ελεύθερη ώρα; Τι γίνεται όταν η γραμμή είναι κατειλημμένη και ένας ασθενής τα παρατά; Τι γίνεται με τον πελάτη που χρειάζεται απογευματινή ώρα αλλά σκέφτεται να τηλεφωνήσει μόνο στην ώρα αιχμής του μεσημεριού;
Ο online προγραμματισμός ραντεβού καλύπτει αυτά τα κενά. Οι πελάτες βλέπουν τις ελεύθερες ώρες στην ιστοσελίδα σου, διαλέγουν μια που τους ταιριάζει και παίρνουν αυτόματα επιβεβαίωση. Είτε έχεις ιατρείο είτε επιχείρηση υπηρεσιών, η ρύθμιση ακολουθεί τα ίδια βασικά βήματα. Δες πώς να ρυθμίσεις λογισμικό προγραμματισμού ραντεβού για γιατρούς, θεραπευτές, συμβούλους και παρόμοια δουλειά με ραντεβού.
Τι απαιτεί ο online προγραμματισμός ραντεβού
Κάθε ρύθμιση προγραμματισμού χρειάζεται τρία επίπεδα: υπηρεσίες, επαγγελματίες και διαθεσιμότητα. Οι υπηρεσίες ορίζουν τι μπορεί να κλειστεί και πόση ώρα διαρκεί κάθε επίσκεψη. Οι επαγγελματίες είναι τα άτομα ή οι χώροι στους οποίους συνδέονται οι υπηρεσίες. Οι κανόνες διαθεσιμότητας ελέγχουν πότε δέχεται κρατήσεις κάθε επαγγελματίας.
Αν δεν ευθυγραμμίζονται και τα τρία, οι ροές χαλάνε. Μια υπηρεσία 30 λεπτών σε ημερολόγιο με ώρες των 15 λεπτών αφήνει κενά. Ένας επαγγελματίας που φαίνεται διαθέσιμος μέρες που δεν δουλεύει οδηγεί σε χειροκίνητες ακυρώσεις.
Για το υπόβαθρο της διαφοράς των ραντεβού από άλλους τύπους κρατήσεων, διάβασε το τι είναι ο προγραμματισμός ραντεβού και τη διαφορά ανάμεσα σε κρατήσεις και ραντεβού.
Πώς να στήσεις online προγραμματισμό ραντεβού βήμα βήμα
Βήμα πρώτο: κατέγραψε τους τύπους ραντεβού σου. Η επίσκεψη νέου ασθενούς, η επανεξέταση, η συνάντηση και η διαδικασία παίρνουν η καθεμία τη δική της διάρκεια και χρόνο ανάμεσα. Ο χρόνος ανάμεσα στα ραντεβού δίνει στο προσωπικό περιθώριο να ετοιμάσει τους χώρους και να ενημερώσει τα αρχεία.
Βήμα δεύτερο: ανάθεσε επαγγελματίες. Σύνδεσε κάθε υπηρεσία με τα μέλη του προσωπικού που την προσφέρουν. Οι μεμονωμένοι επαγγελματίες έχουν έναν πάροχο. Τα ομαδικά ιατρεία μπορούν να αφήνουν τους ασθενείς να διαλέγουν γιατρό ή να κάνουν αυτόματη ανάθεση ανάλογα με τη διαθεσιμότητα.
Βήμα τρίτο: όρισε ωράριο εργασίας και εξαιρέσεις. Όρισε το τυπικό εβδομαδιαίο ωράριο και μετά πρόσθεσε αργίες, μπλοκ διακοπών και διαλείμματα φαγητού. Ο χρόνος που μπλοκάρεις πρέπει να εξαφανίζεται αμέσως από το δημόσιο ημερολόγιο.
Βήμα τέταρτο: ρύθμισε τους κανόνες κρατήσεων. Αποφάσισε πόσο μπροστά μπορούν να κλείνουν οι πελάτες, αν επιτρέπεται κράτηση της ίδιας μέρας και αν απαιτείς φόρμες εισαγωγής πριν την επιβεβαίωση. Κράτα απλή την πρώτη κράτηση και μάζεψε τις λεπτομέρειες μετά τη δέσμευση της ώρας.
Βήμα πέμπτο: σύνδεσε την ιστοσελίδα σου. Πρόσθεσε σελίδα κρατήσεων ή widget, ώστε οι πελάτες να φτάνουν στο πρόγραμμά σου από το δικό σου domain. Τα κεφάλαια για τη δημιουργία σελίδας κρατήσεων και την προσθήκη ημερολογίου κρατήσεων καλύπτουν την πλευρά της ιστοσελίδας.
Προγραμματισμός ραντεβού σε ρυθμιζόμενα και κλινικά περιβάλλοντα
Τα ιατρεία και οι επιχειρήσεις ευεξίας έχουν επιπλέον απαιτήσεις. Οι φόρμες εισαγωγής μπορεί να χρειάζονται πεδία ιατρικού ιστορικού. Τα μηνύματα επιβεβαίωσης πρέπει να περιλαμβάνουν οδηγίες προετοιμασίας. Οι πολιτικές απορρήτου πρέπει να εξηγούν πώς αποθηκεύονται τα στοιχεία των ασθενών.
Κράτα τα προστατευμένα ιατρικά στοιχεία έξω από απλά emails επιβεβαίωσης όποτε μπορείς. Στείλε με email τα γενικά στοιχεία του ραντεβού και μάζεψε ευαίσθητες πληροφορίες μέσω ασφαλούς πύλης εισαγωγής που συνδέεται από την επιβεβαίωση.
Εκπαίδευσε το προσωπικό της υποδοχής να χρησιμοποιεί το ίδιο σύστημα για τις κρατήσεις από το τηλέφωνο. Ένα πρόγραμμα χωρισμένο ανάμεσα σε χαρτί και λογισμικό είναι το σημείο όπου αρχίζουν οι διπλές κρατήσεις. Κάθε κανάλι πρέπει να γράφει σε ένα ημερολόγιο.
Έλεγξε τα ποσοστά απουσιών (no-show) μετά τον πρώτο σου μήνα online. Αν είναι υψηλά, σφίξε τις ρυθμίσεις επιβεβαίωσης και στήσε υπενθυμίσεις. Η ενότητα για τον προγραμματισμό ραντεβού, πιο κάτω σε αυτό το βιβλίο, καλύπτει αναλυτικά τις υπενθυμίσεις.
Όταν ο προγραμματισμός έχει ρυθμιστεί, στρέψε την προσοχή σε όσα λαμβάνουν οι πελάτες αφού κλείσουν. Το επόμενο κεφάλαιο για το πώς να φτιάξεις email επιβεβαίωσης κράτησης ξεκινά αυτό το επίπεδο επικοινωνίας.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορούν οι ασθενείς να κλείνουν online χωρίς να διαλέξουν συγκεκριμένο γιατρό;
Πολλά συστήματα προσφέρουν επιλογή «πρώτος διαθέσιμος» που αναθέτει τον πρώτο ελεύθερο επαγγελματία με τα κατάλληλα προσόντα. Αυτό δουλεύει καλά για επείγουσα φροντίδα και γενικές συνεδρίες. Η ειδική φροντίδα απαιτεί συχνά ρητή επιλογή γιατρού.
Πρέπει οι νέοι και οι επανερχόμενοι ασθενείς να βλέπουν διαφορετικές ροές κρατήσεων;
Οι ξεχωριστές ροές μειώνουν την τριβή. Οι επανερχόμενοι ασθενείς παραλείπουν πεδία εισαγωγής που έχεις ήδη στο αρχείο. Οι νέοι συμπληρώνουν μεγαλύτερη φόρμα ή παίρνουν σύνδεσμο εισαγωγής πριν την επίσκεψη μετά την κράτηση. Το κεφάλαιο για τη φόρμα εισαγωγής πελάτη καλύπτει τον σχεδιασμό φορμών για νέους πελάτες.
Πώς στήνω online προγραμματισμό στην ιστοσελίδα του ιατρείου μου;
Πρόσθεσε σελίδα κρατήσεων συνδεδεμένη με το σύστημα προγραμματισμού σου και σύνδεσέ τη από το κύριο μενού. Το WEMASY σου επιτρέπει να δημοσιεύεις σελίδες προγραμματισμού μέσω του δημιουργού ιστοσελίδων, δίπλα στο υπάρχον περιεχόμενο του ιατρείου σου.
Τι χρόνο προειδοποίησης να ζητώ για τις online κρατήσεις;
Η κράτηση της ίδιας μέρας ταιριάζει σε υπηρεσίες που δέχονται και πελάτες χωρίς ραντεβού. Τα ιατρεία ζητούν συχνά 24 ώρες, ώστε το προσωπικό να προετοιμάσει τους φακέλους. Τα χειρουργικά ή εργαστηριακά ραντεβού μπορεί να χρειάζονται 48 με 72 ώρες. Ταίριαξε τον χρόνο προειδοποίησης με τις ανάγκες προετοιμασίας σου.
Μπορώ να περιορίσω τις online κρατήσεις σε ορισμένους τύπους ασφάλισης ή κατηγορίες πελατών;
Κάποια συστήματα υποστηρίζουν ερωτήσεις επιλεξιμότητας στην αρχή της ροής. Οι πελάτες που δεν πληρούν τις προϋποθέσεις βλέπουν μήνυμα να τηλεφωνήσουν. Αυτό αποτρέπει κρατήσεις που το ιατρείο σου δεν μπορεί να τιμήσει και μειώνει την επανάληψη δουλειάς στην υποδοχή.
Πώς συνδέεται ο online προγραμματισμός με το υπάρχον ημερολόγιό μου;
Τα περισσότερα εργαλεία προγραμματισμού συγχρονίζονται με συνηθισμένες εφαρμογές ημερολογίου μέσω ενσωμάτωσης μίας ή δύο κατευθύνσεων. Ο συγχρονισμός δύο κατευθύνσεων μπλοκάρει τα προσωπικά ραντεβού, ώστε να μη φαίνονται διαθέσιμα online. Δοκίμασε την κατεύθυνση του συγχρονισμού πριν ξεκινήσεις, για να αποφύγεις εκπλήξεις.