Ερεύνησες έναν προμηθευτή για μία ώρα. Η ιστοσελίδα του φαίνεται άψογη. Το portfolio του σε εντυπωσιάζει. Μετά φτάνει η προσφορά του από μια δωρεάν προσωπική διεύθυνση, γεμάτη τυπογραφικά, με θέμα που δεν λέει τι επισυνάπτεται. Η εμπιστοσύνη σου πέφτει πριν διαβάσεις την τιμή. Τα λάθη στα email που πλήττουν την αξιοπιστία συμβαίνουν συχνά σε δευτερόλεπτα, πολύ πριν κάποιος αξιολογήσει την πραγματική σου δουλειά.
Τα λάθη στα email που πλήττουν την αξιοπιστία είναι συνήθειες και παραλείψεις που κάνουν την επωνυμία σου να φαίνεται απρόσεκτη, αναξιόπιστη ή ανοργάνωτη. Κυμαίνονται από τεχνικά ζητήματα, όπως η λάθος διεύθυνση αποστολέα, ως συμπεριφορές, όπως το να αγνοείς έναν πελάτη για μια εβδομάδα. Εδώ είναι αυτά που πρέπει να εξαλείψεις πρώτα.
Γιατί τα λάθη στα email βλάπτουν την αξιοπιστία της επωνυμίας
Το email παραμένει βασικό κανάλι για πωλήσεις, υποστήριξη και συνεργασίες. Κάθε μήνυμα διαμορφώνει το πώς αντιλαμβάνεται ο κόσμος την αξιοπιστία σου. Ένα κακό νήμα μπορεί να διαδοθεί από στόμα σε στόμα ή σε μια δημόσια κριτική. Η διόρθωση των συνηθειών στο email είναι φθηνότερη από την ανοικοδόμηση της εμπιστοσύνης αφού σπάσει.
Η αξιοπιστία πολλαπλασιάζεται προς τις δύο κατευθύνσεις. Το σταθερά καλό email χτίζει φήμη που οι άνθρωποι αναφέρουν αυθόρμητα. Τα επαναλαμβανόμενα λάθη μαθαίνουν στον κόσμο να χαμηλώνει τις προσδοκίες του ή να επιλέγει ανταγωνιστή.
Συνηθισμένα λάθη στα email που πρέπει να αποφεύγουν οι επωνυμίες
1. Αποστολή από διεύθυνση χωρίς όνομα επωνυμίας
Οι δωρεάν προσωπικές διευθύνσεις σε business email δείχνουν ότι δεν έχεις επενδύσει στη λειτουργία σου. Η μετάβαση σε διεύθυνση με δικό σου domain καλύπτεται στο γιατί το δωρεάν email βλάπτει την αξιοπιστία και στο τι είναι μια διεύθυνση email με δικό σου domain.
2. Αργές ή χαμένες απαντήσεις
Η σιωπή διαβάζεται ως αδιαφορία. Ακόμα και μια σύντομη επιβεβαίωση διατηρεί την εμπιστοσύνη, όσο ετοιμάζεις πλήρη απάντηση. Βάλε στόχους από το προσδοκίες χρόνου απάντησης στα email και παρακολούθησε αν τους τηρεί η ομάδα σου.
3. Πρόχειρη γραφή και μορφοποίηση
Τα τυπογραφικά, οι χαιρετισμοί που λείπουν, οι τοίχοι συνεχόμενου κειμένου και τα αόριστα θέματα δείχνουν ότι βιάζεσαι ή δεν σε νοιάζει. Χρησιμοποίησε τη δομή από το επίσημη μορφή email για επιχειρήσεις ως βάση, ακόμα κι όταν το ύφος είναι χαλαρό.
4. Απρόσεκτη χρήση του Reply All
Το να πλημμυρίζεις τα inbox με περιττές απαντήσεις κάνει την επωνυμία σου να φαίνεται αδιάκριτη. Εκπαίδευσε τη συνήθεια που περιγράφεται στο πότε να χρησιμοποιείς το Reply All στα business email.
5. Σκληρό ή απαξιωτικό ύφος
Ένα αγενές μήνυμα μπορεί να ακυρώσει μήνες καλής εξυπηρέτησης. Δες τις οδηγίες ύφους στο τι να κάνεις και τι όχι στο ύφος των email και καθοδήγησε τα μέλη της ομάδας που δυσκολεύονται με το γραπτό λόγο.
6. Ακατάστατα συνημμένα και έλλειψη πλαισίου
Τα αρχεία χωρίς ετικέτα και τα κενά μηνύματα με συνημμένα μοιάζουν ύποπτα. Ακολούθησε επαγγελματικές συνήθειες για τα συνημμένα, ώστε οι παραλήπτες να ξέρουν τι ανοίγουν.
Πώς ελέγχεις και διορθώνεις τα προβλήματα αξιοπιστίας στο email
Έλεγξε με την ομάδα σου τα τελευταία είκοσι εξερχόμενα μηνύματα. Βαθμολόγησέ τα για διεύθυνση αποστολέα, χρόνο απάντησης, σαφήνεια, ύφος και μορφοποίηση. Τα μοτίβα θα βγουν γρήγορα. Μετέτρεψε τις διορθώσεις σε μια σύντομη λίστα που ακολουθούν οι νέοι συνάδελφοι από την πρώτη μέρα.
Το τελευταίο κεφάλαιο αυτής της ενότητας συγκεντρώνει αυτές τις συνήθειες σε μία αναφορά καλών πρακτικών business email για επωνυμίες. Ξεκίνα διορθώνοντας πρώτα τα λάθη με τον μεγαλύτερο αντίκτυπο: διευθύνσεις με το όνομα της επωνυμίας, χρόνους απάντησης και καθαρή γραφή.
Συχνές ερωτήσεις
Ποιο λάθος στο email βλάπτει πιο γρήγορα την αξιοπιστία;
Μια διεύθυνση αποστολέα χωρίς το όνομα της επωνυμίας δημιουργεί αμφιβολία πριν ο αναγνώστης ανοίξει το μήνυμα. Η διόρθωση της ρύθμισης email στο domain σου φέρνει άμεση βελτίωση. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων.
Μπορεί ένα κακό email να καταστρέψει μια σχέση με πελάτη;
Ένα μεμονωμένο σκληρό ή μπερδεμένο μήνυμα σπάνια τελειώνει μια ισχυρή σχέση, αλλά δημιουργεί αμφιβολία που πρέπει να διορθώσει η επόμενη επαφή. Τα επαναλαμβανόμενα λάθη διώχνουν πελάτες.
Επηρεάζουν πραγματικά τα ορθογραφικά λάθη το πώς βλέπουν οι πελάτες την επωνυμία μου;
Τα τυπογραφικά σε email προς πελάτες δείχνουν έλλειψη προσοχής στη λεπτομέρεια. Οι πελάτες αναρωτιούνται αν το προϊόν ή η υπηρεσία σου παίρνει την ίδια φροντίδα. Διόρθωσε κάθε εξερχόμενο μήνυμα ή ζήτα δεύτερη ματιά στα σημαντικά νήματα.
Πώς καταλαβαίνω αν η ομάδα μου έχει προβλήματα αξιοπιστίας στο email;
Πρόσεξε παράπονα για αργές απαντήσεις, αιτήματα να ξαναστείλεις συνημμένα και χαμένες συμφωνίες όπου η επικοινωνία αναφέρθηκε ως παράγοντας. Οι έρευνες ικανοποίησης πελατών φέρνουν επίσης στο φως απογοήτευση σχετική με το inbox.
Είναι χειρότερα τα λάθη στο email για τις νέες επωνυμίες από ό,τι για τις καθιερωμένες;
Οι νέες επωνυμίες έχουν λιγότερη φήμη να στηριχτούν, οπότε κάθε μήνυμα έχει μεγαλύτερο βάρος. Οι καθιερωμένες επωνυμίες μπορούν να ανακάμψουν από περιστασιακά λάθη, αλλά οι συνήθειες μετράνε πάντα για τη διατήρηση.
Από πού πρέπει να ξεκινήσω τη διόρθωση των προβλημάτων αξιοπιστίας στο email;
Ξεκίνα με τη διεύθυνση αποστολέα, τον χρόνο απάντησης και ένα κοινό πρότυπο για τις συνηθισμένες απαντήσεις. Το κλείσιμο, καλές πρακτικές business email για επωνυμίες, τα φέρνει όλα μαζί σε μία λίστα ελέγχου.