Η τελευταία εντύπωση είναι αυτή που θυμάται ο κόσμος. Ένα δυνατό email που τελειώνει με ένα αόριστο «Σκέψεις;» και χωρίς υπογραφή αφήνει τον αναγνώστη αβέβαιο και ελαφρώς εκνευρισμένο. Ένα μήνυμα που τελειώνει με σαφές επόμενο βήμα, προσεγμένο χαιρετισμό κλεισίματος και πλήρη υπογραφή φαίνεται ολοκληρωμένο και αξιόπιστο.
Το να τελειώνεις επαγγελματικά ένα email σημαίνει ότι κλείνεις το κείμενο με σκοπό, διαλέγεις χαιρετισμό κλεισίματος που ταιριάζει με το ύφος και προσθέτεις υπογραφή με τα στοιχεία επικοινωνίας σου. Είναι το τελευταίο επίπεδο φινιρίσματος σε κάθε business μήνυμα που στέλνεις. Δες πώς μοιάζουν στην πράξη τα επαγγελματικά τέλη email.
Τι περιλαμβάνει ένα επαγγελματικό τέλος email;
Ένα επαγγελματικό τέλος έχει τρία στοιχεία που δουλεύουν μαζί. Η παράγραφος κλεισίματος ολοκληρώνει το μήνυμα και δηλώνει τι χρειάζεσαι. Ο χαιρετισμός κλεισίματος είναι μια σύντομη ευγενική γραμμή πριν το όνομά σου. Η υπογραφή δίνει στον αναγνώστη τα πλήρη στοιχεία επικοινωνίας σου. Αφαίρεσε οποιοδήποτε από αυτά και το μήνυμα φαίνεται ελλιπές.
Τα επαγγελματικά τέλη σέβονται και τον χρόνο του αναγνώστη. Δεν εισάγουν νέα θέματα. Δεν προσθέτουν περιττές ευγένειες. Επιβεβαιώνουν τον σκοπό και προσκαλούν τη σωστή απάντηση.
Πώς κλείνεις το κείμενο του email σου
Η τελευταία παράγραφος του κειμένου πρέπει να απαντά σε μία ερώτηση. Τι πρέπει να κάνει στη συνέχεια ο αναγνώστης; Αν χρειάζεσαι έγκριση, ζήτα την. Αν μοιράστηκες μια αναφορά, πες αν είναι ευπρόσδεκτα τα σχόλια. Αν το μήνυμα είναι καθαρά ενημερωτικό, πες στον αναγνώστη ότι δεν χρειάζεται απάντηση.
1. Τελείωσε με ευγνωμοσύνη όταν ταιριάζει
Ευχαρίστησε τον αναγνώστη όταν έκανε κάτι για σένα ή όταν κάνεις αίτημα. Το «Ευχαριστώ που εξέτασες την πρόταση» είναι ειλικρινές και σύντομο. Μην υπερχρησιμοποιείς τα ευχαριστώ σε κάθε παράγραφο. Μία φορά στο κλείσιμο αρκεί.
2. Πρόσθεσε προθεσμία όταν μετράει ο χρόνος
Αν το αίτημά σου είναι επείγον, δήλωσε την προθεσμία στη γραμμή κλεισίματος. Το «Παρακαλώ πες μου μέχρι τη Δευτέρα, ώστε να οριστικοποιήσουμε την παραγγελία» δίνει στον αναγνώστη λόγο να δώσει προτεραιότητα στο μήνυμά σου.
3. Απόφυγε να εισάγεις νέες πληροφορίες
Η παράγραφος κλεισίματος δεν είναι το μέρος για δεύτερο θέμα. Αν καταλάβεις ότι έχεις άλλο θέμα να συζητήσεις, στείλε ξεχωριστό email ή σημείωσέ το καθαρά ως δεύτερο στοιχείο. Η ανάμειξη θεμάτων στο τέλος μπερδεύει τον αναγνώστη και καθυστερεί και τις δύο απαντήσεις.
Χαιρετισμοί κλεισίματος και υπογραφές που φαίνονται επαγγελματικά
Διάλεξε χαιρετισμό κλεισίματος που ταιριάζει με την επισημότητα του μηνύματος. Το «Με εκτίμηση» και το «Με φιλικούς χαιρετισμούς» δουλεύουν στα περισσότερα επαγγελματικά πλαίσια. Το «Ειλικρινά» ταιριάζει στην επίσημη αλληλογραφία. Το «Ευχαριστώ» και το «Χαιρετισμούς» δουλεύουν για γνωστές επαφές και εσωτερικές ομάδες.
Η υπογραφή σου πρέπει να περιλαμβάνει πλήρες όνομα, τίτλο εργασίας, εταιρεία, τηλέφωνο και διεύθυνση ιστοσελίδας. Χρησιμοποίησε το ίδιο όνομα εταιρείας και branding με την ιστοσελίδα σου. Η συνέπεια σε όλα τα κανάλια μετράει, όπως εξηγείται στο το branding στο email μετράει όσο το branding της ιστοσελίδας.
Στείλε από διεύθυνση της επωνυμίας στο domain σου και όχι από προσωπικό λογαριασμό. Η γραμμή αποστολέα είναι μέρος του τέλους που βλέπει ο αναγνώστης στην προεπισκόπηση του inbox. Οι λεπτομέρειες ρύθμισης υπάρχουν στο προσωπικό και business email.
Για συγκεκριμένες επιλογές χαιρετισμού κλεισίματος, δες το παραδείγματα κλεισίματος επαγγελματικών email. Για γραμμές κλεισίματος μέσα σε πλαίσιο, ξαναδές το πώς τελειώνεις ένα business email.
Συχνές ερωτήσεις
Ποιος είναι ο πιο επαγγελματικός χαιρετισμός κλεισίματος email;
Το «Με εκτίμηση» είναι ο πιο ευέλικτος επαγγελματικός χαιρετισμός κλεισίματος για business email. Δουλεύει για πελάτες, συνεργάτες και επίσημες επαφές χωρίς να ακούγεται άκαμπτο. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων, και κράτα συνεπή την επωνυμία με email στο domain σου.
Πρέπει να γράφω το όνομά μου μετά τον χαιρετισμό κλεισίματος, αν η υπογραφή μου ήδη το περιλαμβάνει;
Πληκτρολόγησε το μικρό ή το πλήρες όνομά σου στη γραμμή αμέσως μετά τον χαιρετισμό κλεισίματος, ακόμα κι αν η αυτόματη υπογραφή το επαναλαμβάνει. Προσθέτει προσωπική πινελιά, ιδίως στα μηνύματα ένα προς ένα.
Είναι εντάξει να τελειώνω ένα επαγγελματικό email μόνο με το όνομά μου;
Η παράλειψη του χαιρετισμού κλεισίματος και το πέρασμα κατευθείαν στο όνομα φαίνεται ξερό στα περισσότερα επαγγελματικά πλαίσια. Ένας σύντομος χαιρετισμός, όπως «Χαιρετισμούς» ή «Ευχαριστώ», πριν το όνομά σου παίρνει ένα δευτερόλεπτο και κρατά σεβαστό το ύφος.
Πρέπει να βάζω συνδέσμους social media στην υπογραφή email;
Βάλε έναν ή δύο σχετικούς επαγγελματικούς συνδέσμους, όπως την ιστοσελίδα της εταιρείας σου ή ένα κύριο business προφίλ. Πολλά εικονίδια και σύνδεσμοι κάνουν την υπογραφή φορτωμένη και αποσπούν την προσοχή από το μήνυμά σου.
Πώς τελειώνω ένα email όταν μεταφέρω άσχημα νέα;
Τελείωσε με σαφή, ενσυναισθητική γραμμή κλεισίματος και πρόσφερε δρόμο προς τα εμπρός. Απόφυγε υπερβολικά χαρούμενους χαιρετισμούς κλεισίματος. Το «Με εκτίμηση» ή το «Ειλικρινά» κρατά κατάλληλο το ύφος.
Μετράει το τέλος του email όσο το άνοιγμα;
Και τα δύο μετράνε, αλλά το τέλος καθορίζει αν θα ενεργήσει ο αναγνώστης. Ένα καθαρό κλείσιμο με τον σωστό χαιρετισμό οδηγεί σε απαντήσεις. Δες το χαιρετισμοί κλεισίματος email για κάθε περίσταση, για να ταιριάζεις το κλείσιμο με το πλαίσιο.