Γιατί τόσα business email καταρρέουν στις τελευταίες τρεις γραμμές; Το κείμενο έχει νόημα. Ο χαιρετισμός ήταν εντάξει. Μετά το μήνυμα σβήνει με ένα «Πες μου» και κανένα κλείσιμο. Ο αναγνώστης μένει να μαντεύει τι ακριβώς χρειάζεσαι και πότε.
Το τέλος ενός business email σημαίνει ότι κλείνεις το κείμενο με σαφή πρόσκληση σε ενέργεια, διαλέγεις κατάλληλο χαιρετισμό κλεισίματος και προσθέτεις την υπογραφή σου. Το τέλος είναι η τελευταία σου ευκαιρία να καθοδηγήσεις τον αναγνώστη προς απάντηση. Ένα δυνατό κλείσιμο μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα σε απάντηση σήμερα και σιωπή για μια εβδομάδα. Δες πώς τελειώνεις σωστά ένα business email.
Τι ανήκει στο τέλος ενός business email;
Το τέλος ενός business email έχει τρία μέρη. Η γραμμή κλεισίματος δηλώνει τι χρειάζεσαι ή τι γίνεται στη συνέχεια. Ο χαιρετισμός κλεισίματος είναι μια σύντομη λέξη ή φράση πριν το όνομά σου. Η υπογραφή περιλαμβάνει το όνομα, τον ρόλο και τα στοιχεία επικοινωνίας σου. Κάθε μέρος εξυπηρετεί σκοπό και η παράλειψη οποιουδήποτε αδυνατίζει το μήνυμα.
Σκέψου τη γραμμή κλεισίματος ως εγχειρίδιο οδηγιών για τον αναγνώστη. Το «Παρακαλώ επιβεβαίωσε τη διαθεσιμότητά σου μέχρι την Πέμπτη» είναι εφαρμόσιμο. Το «Πες μου τη γνώμη σου» είναι αόριστο. Τα συγκεκριμένα κλεισίματα παίρνουν πιο γρήγορες απαντήσεις.
Πώς γράφεις αποτελεσματική γραμμή κλεισίματος
Η γραμμή κλεισίματος πρέπει να ταιριάζει με τον σκοπό του email. Αν έκανες ερώτηση στο κείμενο, επανάλαβέ την ή πρόσθεσε προθεσμία. Αν μοιράστηκες πληροφορίες, πες στον αναγνώστη αν χρειάζεσαι επιβεβαίωση ή αν δεν απαιτείται ενέργεια.
1. Αίτημα απάντησης
Να είσαι άμεσος για το τι χρειάζεσαι και πότε. Το «Μπορείς να στείλεις το αναθεωρημένο συμβόλαιο μέχρι το τέλος της Παρασκευής;» δίνει στον αναγνώστη σαφή εργασία και χρονοδιάγραμμα. Απόφυγε τα ανοιχτά κλεισίματα, όταν έχεις συγκεκριμένη προθεσμία.
2. Μόνο κοινοποίηση πληροφοριών
Όταν δεν χρειάζεται απάντηση, πες το. «Δεν απαιτείται ενέργεια από εσένα. Ήθελα απλώς να σε κρατώ ενήμερο.» Αυτό γλιτώνει τον αναγνώστη από το να αναρωτιέται αν πρέπει να απαντήσει.
3. Προγραμματισμός ή follow-up
Πρόσφερε συγκεκριμένο επόμενο βήμα. «Είμαι διαθέσιμος Τρίτη ή Τετάρτη το απόγευμα για κλήση. Ποιο σε βολεύει περισσότερο;» απαντιέται πιο εύκολα από το «Πρέπει να μιλήσουμε σύντομα». Συνδύασέ το με οδηγίες από το πώς να γράψεις ένα επαγγελματικό email για την πλήρη ροή του μηνύματος.
Πώς διαλέγεις τον σωστό χαιρετισμό κλεισίματος
Μετά τη γραμμή κλεισίματος, πρόσθεσε χαιρετισμό κλεισίματος στη δική του γραμμή και μετά το όνομά σου. Συνηθισμένες επιλογές είναι «Με εκτίμηση», «Με φιλικούς χαιρετισμούς», «Ευχαριστώ» και «Ειλικρινά». Ταίριαξε τον χαιρετισμό με το ύφος του μηνύματος. Μια επίσημη πρόταση κλείνει με «Με εκτίμηση». Μια γρήγορη εσωτερική ενημέρωση μπορεί να κλείνει με «Ευχαριστώ».
Μετά τον χαιρετισμό ακολουθεί το μπλοκ υπογραφής. Συμπερίλαβε το πλήρες όνομα, τον τίτλο εργασίας, την εταιρεία, το τηλέφωνο και την ιστοσελίδα σου. Μια διεύθυνση της επωνυμίας στο domain σου, που στήθηκε με το πώς παίρνεις email στο δικό σου domain, ανήκει κι αυτή σε εκείνο το μπλοκ.
Για βαθύτερη ματιά στις επιλογές χαιρετισμών κλεισίματος, συνέχισε στο χαιρετισμοί κλεισίματος email για κάθε περίσταση και στο πώς τελειώνεις επαγγελματικά ένα email.
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει να βάζω πάντα πρόσκληση σε ενέργεια στο τέλος ενός business email;
Τα περισσότερα business email ωφελούνται από σαφή πρόσκληση σε ενέργεια, ακόμα και απλή. Πες στον αναγνώστη αν χρειάζεσαι απάντηση, απόφαση ή καμία ενέργεια. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων, και τα email σου πρέπει να έχουν την ίδια σαφήνεια.
Είναι κατάλληλο το «Ευχαριστώ» ως χαιρετισμός κλεισίματος για εξωτερικές επαφές;
Το «Ευχαριστώ» δουλεύει καλά όταν ζητάς από κάποιον να κάνει κάτι ή όταν ήδη σε βοήθησε. Για πρώτη επίσημη επαφή, το «Με εκτίμηση» ή το «Ειλικρινά» είναι ασφαλέστερη επιλογή.
Πόσες γραμμές πρέπει να έχει η υπογραφή email μου;
Κράτα την υπογραφή σου σε τέσσερις ως έξι γραμμές. Συμπερίλαβε όνομα, τίτλο, εταιρεία, τηλέφωνο και ιστοσελίδα. Οι μακριές υπογραφές με αποφθέγματα ή μεγάλες εικόνες αποσπούν την προσοχή από το μήνυμα.
Πρέπει να επαναλαμβάνω το αίτημά μου στη γραμμή κλεισίματος;
Η επανάληψη του κύριου αιτήματος στη γραμμή κλεισίματος βοηθά τους πολυάσχολους αναγνώστες που σαρώνουν. Μία πρόταση αρκεί. Αυτή η τεχνική ταιριάζει με τη συνοπτική γραφή από το πώς να γράψεις ένα καθαρό, συνοπτικό email.
Είναι αντιεπαγγελματικό να τελειώνω ένα email χωρίς χαιρετισμό κλεισίματος;
Το τέλος χωρίς χαιρετισμό κλεισίματος φαίνεται απότομο στα περισσότερα επαγγελματικά πλαίσια. Μια μόνο λέξη, όπως «Ευχαριστώ» ή «Χαιρετισμούς», παίρνει ένα δευτερόλεπτο και σηματοδοτεί ότι το μήνυμα ολοκληρώθηκε.
Πρέπει η υπογραφή email μου να ταιριάζει με το branding της ιστοσελίδας μου;
Η υπογραφή σου πρέπει να χρησιμοποιεί το ίδιο όνομα εταιρείας, λογότυπο και στοιχεία επικοινωνίας με την ιστοσελίδα σου. Η συνέπεια σε όλα τα κανάλια χτίζει εμπιστοσύνη, όπως καλύπτεται στο συνέπεια στο email σε όλη την επωνυμία σου.