Ένα email τελειώνει με «Ειλικρινά, David Park, Διευθυντής Λειτουργιών», με πλήρες μπλοκ υπογραφής από κάτω. Ο αναγνώστης ξέρει ακριβώς ποιος το έγραψε και πώς να κάνει follow-up. Ένα άλλο email τελειώνει με «Στάλθηκε από το κινητό μου» και τίποτα άλλο. Και τα δύο παρέδωσαν τις ίδιες πληροφορίες. Μόνο το ένα φάνηκε ολοκληρωμένο.
Τα παραδείγματα κλεισίματος επαγγελματικών email είναι πρότυπα κλεισίματος που δείχνουν τη σωστή φράση, τη μορφή ονόματος και την υπογραφή για μια συγκεκριμένη περίσταση. Η μελέτη παραδειγμάτων σε βοηθά να σταματήσεις να σκέφτεσαι υπερβολικά τις δύο τελευταίες γραμμές κάθε μηνύματος. Εδώ είναι πρακτικά παραδείγματα κλεισίματος για τις περιστάσεις που συναντάς συχνότερα.
Τι κάνει ένα παράδειγμα κλεισίματος άξιο αντιγραφής;
Ένα καλό παράδειγμα κλεισίματος περιλαμβάνει τρία μέρη. Η γραμμή κλεισίματος στο κείμενο δηλώνει την πρόσκληση σε ενέργεια. Η φράση του χαιρετισμού ταιριάζει με το ύφος. Το μπλοκ υπογραφής δίνει στον αναγνώστη τα στοιχεία επικοινωνίας σου. Αντίγραψε τη δομή και όχι τις ακριβείς λέξεις και προσάρμοσε στη δική σου φωνή και σχέση.
Κράτα σύντομα τα παραδείγματα. Ο ίδιος ο χαιρετισμός κλεισίματος είναι μία γραμμή. Η υπογραφή είναι τέσσερις ως έξι γραμμές. Οτιδήποτε μεγαλύτερο ανταγωνίζεται το μήνυμα για προσοχή.
Παραδείγματα κλεισίματος για συνηθισμένες περιστάσεις
Κάθε παράδειγμα παρακάτω δείχνει μαζί την παράγραφο κλεισίματος, τον χαιρετισμό και την υπογραφή, ώστε να δεις πώς συνδέονται τα κομμάτια.
1. Επίσημη πρώτη επαφή
Γραμμή κλεισίματος: «Αναμένω την απάντησή σου και θα χαρώ να σου δώσω οποιαδήποτε επιπλέον πληροφορία.»
Χαιρετισμός κλεισίματος: «Ειλικρινά,»
Υπογραφή: Πλήρες όνομα, τίτλος εργασίας, όνομα εταιρείας, τηλέφωνο, διεύθυνση email της επωνυμίας, διεύθυνση ιστοσελίδας. Ταιριάζει με τη μορφή του επίσημη μορφή email για επιχειρήσεις.
2. Follow-up προς πελάτη
Γραμμή κλεισίματος: «Παρακαλώ πες μου αν το αναθεωρημένο χρονοδιάγραμμα βολεύει την ομάδα σου μέχρι την Τετάρτη.»
Χαιρετισμός κλεισίματος: «Με εκτίμηση,»
Υπογραφή: Όνομα και επώνυμο, ρόλος, εταιρεία, τηλέφωνο. Μια διεύθυνση της επωνυμίας από το τι είναι μια διεύθυνση email με δικό σου domain ενισχύει την εμπιστοσύνη.
3. Αίτημα χάρης ή έγκρισης
Γραμμή κλεισίματος: «Ευχαριστώ που αφιέρωσες χρόνο να το δεις. Η έγκρισή σου μέχρι την Παρασκευή θα μας βοηθήσει να μείνουμε στο πρόγραμμα.»
Χαιρετισμός κλεισίματος: «Ευχαριστώ,»
Υπογραφή: Όνομα και ρόλος. Κράτα την καθαρή, όταν το μήνυμα είναι σύντομο.
4. Εσωτερική ενημέρωση ομάδας
Γραμμή κλεισίματος: «Δεν χρειάζεται ενέργεια, εκτός αν δεις πρόβλημα με τα νούμερα παρακάτω.»
Χαιρετισμός κλεισίματος: «Χαιρετισμούς,» ή «Ευχαριστώ,»
Υπογραφή: Μικρό όνομα και όνομα ομάδας. Τα πλήρη μπλοκ υπογραφής είναι προαιρετικά στα γρήγορα εσωτερικά σημειώματα.
5. Απάντηση εξυπηρέτησης πελατών
Γραμμή κλεισίματος: «Αν έχεις άλλες ερωτήσεις, απάντησε σε αυτό το email και θα σε βοηθήσουμε.»
Χαιρετισμός κλεισίματος: «Με εκτίμηση,»
Υπογραφή: Μικρό όνομα του πράκτορα, όνομα ομάδας υποστήριξης, εταιρεία, διεύθυνση email υποστήριξης, σύνδεσμος στο κέντρο βοήθειας.
Πώς προσαρμόζεις τα παραδείγματα κλεισίματος στην επωνυμία σου
Αντικατάστησε τα στοιχεία του δείγματος με το δικό σου όνομα, τίτλο και στοιχεία επικοινωνίας. Χρησιμοποίησε το ίδιο όνομα εταιρείας και την ίδια διεύθυνση ιστοσελίδας που εμφανίζονται στην ιστοσελίδα σου. Η συνέπεια ανάμεσα στην ιστοσελίδα και στην υπογραφή email χτίζει αναγνώριση, όπως καλύπτεται στο email με δικό σου domain και ταυτότητα επωνυμίας.
Φύλαξε δύο ή τρεις εκδοχές στο πρόγραμμα email σου ως πρότυπα. Μία για επίσημο εξωτερικό email, μία για τακτική επικοινωνία με πελάτες και μία για εσωτερικά σημειώματα. Έτσι δεν ξαναχτίζεις το κλείσιμο κάθε φορά.
Για οδηγίες στην επιλογή της σωστής φράσης, διάβασε το χαιρετισμοί κλεισίματος email για κάθε περίσταση. Για την πλήρη δομή κλεισίματος, δες το πώς τελειώνεις ένα business email.
Συχνές ερωτήσεις
Ποιο είναι ένα πλήρες παράδειγμα επαγγελματικού κλεισίματος email;
Ένα πλήρες παράδειγμα περιλαμβάνει γραμμή κλεισίματος, φράση χαιρετισμού, το όνομά σου πληκτρολογημένο και μπλοκ υπογραφής με τον τίτλο και τα στοιχεία επικοινωνίας σου. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων, και η υπογραφή σου πρέπει να ταιριάζει με την ιστοσελίδα.
Πρέπει να βάζω τη διεύθυνση email μου στην υπογραφή, αν είναι ήδη στο πεδίο From;
Η διεύθυνση email στην υπογραφή βοηθά όταν το μήνυμά σου προωθείται ή εκτυπώνεται. Χρησιμοποίησε τη διεύθυνσή σου στο domain της επωνυμίας, ώστε οι παραλήπτες να βλέπουν πάντα την επαγγελματική σου επαφή.
Μπορώ να χρησιμοποιώ διαφορετικό παράδειγμα κλεισίματος για απαντήσεις και για νέα email;
Οι απαντήσεις μπορούν να χρησιμοποιούν συντομότερους χαιρετισμούς, όπως «Ευχαριστώ» ή «Χαιρετισμούς», ιδίως σε συνεχιζόμενα νήματα. Τα νέα email προς εξωτερικές επαφές ωφελούνται από πλήρη χαιρετισμό κλεισίματος και πλήρες μπλοκ υπογραφής.
Ποιο παράδειγμα κλεισίματος δουλεύει για email αίτησης εργασίας;
Χρησιμοποίησε «Ειλικρινά» ή «Με εκτίμηση» με το πλήρες όνομά σου, το τηλέφωνο και έναν σύνδεσμο στο portfolio ή στο επαγγελματικό σου προφίλ. Κράτα το ύφος επίσημο σε όλο το μήνυμα. Δες το πώς ξεκινάς ένα επίσημο email για το άνοιγμα.
Πώς φτιάχνω πρότυπο κλεισίματος στο πρόγραμμα email μου;
Τα περισσότερα προγράμματα email σου επιτρέπουν να αποθηκεύσεις προεπιλεγμένη υπογραφή με τη φράση χαιρετισμού ήδη μέσα. Στήσε μία εκδοχή για εξωτερικό email και μία συντομότερη για εσωτερικές απαντήσεις.
Πρέπει η ομάδα μου να χρησιμοποιεί τα ίδια παραδείγματα κλεισίματος;
Τα κοινά πρότυπα κλεισίματος κρατούν συνεπή τη φωνή της επωνυμίας. Τεκμηρίωσε δύο ή τρεις εγκεκριμένες μορφές στον εσωτερικό οδηγό ύφους, δίπλα στα παραδείγματα επαγγελματικών email.