Ένας προμηθευτής ανοίγει με «Αγαπητέ κύριε Chen, ευχαριστώ για την άμεση απάντησή σας σχετικά με την αποστολή του Μαρτίου.» Ο αναγνώστης καταλαβαίνει αμέσως για ποιον είναι το μήνυμα και σε τι αναφέρεται. Ένας άλλος προμηθευτής ανοίγει με «Γεια, για εκείνο που λέγαμε.» Ίδιο inbox, δύο πολύ διαφορετικά επίπεδα επαγγελματισμού.
Το να ξεκινάς ένα business email σημαίνει ότι διαλέγεις χαιρετισμό και πρώτη γραμμή που ταιριάζουν με τη σχέση και με τον σκοπό του μηνύματός σου. Ο χαιρετισμός προσφωνεί τον αναγνώστη. Η πρώτη γραμμή λέει γιατί γράφεις ή αναγνωρίζει το τελευταίο του μήνυμα. Αν κάνεις σωστά αυτά τα δύο στοιχεία, το υπόλοιπο email κυλά πιο εύκολα. Δες πώς ξεκινάς ένα business email σε διαφορετικές περιστάσεις.
Τι περιλαμβάνει ένα δυνατό άνοιγμα business email;
Ένα δυνατό άνοιγμα έχει δύο μέρη. Ο χαιρετισμός ονομάζει τον αναγνώστη ή την ομάδα. Η πρώτη πρόταση συνδέεται με τον λόγο του μηνύματός σου. Μαζί λένε στον αναγνώστη ότι είσαι οργανωμένος, σεβαστικός και αξίζεις την προσοχή του.
Παράλειψε τις γενικές εισαγωγές, όπως το «ελπίζω να είσαι καλά», εκτός αν το εννοείς πραγματικά και η σχέση το στηρίζει. Πήγαινε κατευθείαν στο θέμα όταν ο αναγνώστης ήδη ξέρει το πλαίσιο. Ένας πελάτης που επιστρέφει δεν χρειάζεται μακριά εισαγωγή για το πώς ελπίζεις να τα πάει.
Πώς διαλέγεις τον σωστό χαιρετισμό
Ταίριαξε τον χαιρετισμό με το πόσο καλά ξέρεις τον αναγνώστη και πόσο επίσημη είναι η περίσταση. Μια πρώτη επαφή με πιθανό συνεργάτη ζητά πιο επίσημο άνοιγμα. Ένα εβδομαδιαίο check-in με έναν συνάδελφο που δουλεύεις χρόνια μπορεί να είναι πιο ζεστό και πιο σύντομο.
1. Πρώτες ή επίσημες επαφές
Χρησιμοποίησε το όνομα του αναγνώστη με ευγενικό χαιρετισμό. Το «Αγαπητή κυρία Patel» ή το «Γεια σας κύριε Okonkwo» δουλεύει σε συστάσεις, προτάσεις και επίσημα αιτήματα. Αν δεν είσαι σίγουρος για την επισημότητα, πήγαινε λίγο πιο επίσημα. Μπορείς πάντα να προσαρμόσεις το ύφος σε επόμενα μηνύματα, όταν αναπτυχθεί η σχέση.
2. Καθιερωμένες επαγγελματικές σχέσεις
Το «Γεια σου Sarah» ή το «Καλημέρα James» ταιριάζει σε πελάτες και συναδέλφους που ήδη ξέρεις. Κράτα το επαγγελματικό αλλά συνομιλιακό. Η διεύθυνση της επωνυμίας σου από το παραδείγματα επαγγελματικών διευθύνσεων email για επωνυμίες ήδη σηματοδοτεί αξιοπιστία, οπότε ο χαιρετισμός σου μπορεί να φαίνεται φυσικός και όχι άκαμπτος.
3. Μηνύματα προς ομάδες
Όταν γράφεις σε ομάδα ή σε νήμα με πολλά άτομα, χαιρέτα την ομάδα. Το «Γεια σε όλους» ή το «Καλημέρα ομάδα» δουλεύει όταν κανένα άτομο δεν κατέχει την απάντηση. Αν ένα άτομο είναι η κύρια επαφή, ονόμασέ το πρώτο και αναγνώρισε τους άλλους.
Πρώτες γραμμές που κινούν τη συζήτηση μπροστά
Μετά τον χαιρετισμό, σύνδεσε με τον σκοπό. Αναφέρσου σε προηγούμενο μήνυμα, συνάντηση ή προθεσμία, ώστε ο αναγνώστης να έχει πλαίσιο χωρίς να σκάβει παλιά νήματα. Το «Ευχαριστώ που έστειλες χθες την αναθεωρημένη προσφορά» ή το «Σε συνέχεια της κλήσης μας την περασμένη Τρίτη» δίνει στον αναγνώστη άγκυρα.
Για νέα προσέγγιση, δήλωσε στην πρώτη πρόταση γιατί γράφεις. Το «Επικοινωνώ, γιατί η επωνυμία σας εμφανίστηκε στον κατάλογο συνεργατών μας» είναι πιο καθαρό από τρεις προτάσεις υπόβαθρου πριν το σημείο. Το κεφάλαιο πώς να γράψεις ένα επαγγελματικό email καλύπτει ολόκληρη τη δομή από το άνοιγμα ως το κλείσιμο.
Απόφυγε να ανοίγεις με συγγνώμη, εκτός αν χρειάζεται πραγματικά να ζητήσεις. Το «συγγνώμη που σας ενοχλώ» αδυνατίζει το μήνυμά σου πριν ξεκινήσει. Αν χρειάζεσαι κάτι από τον αναγνώστη, ζήτα το με σιγουριά και σαφήνεια.
Στη συνέχεια, εξερεύνησε τους χαιρετισμοί σε επαγγελματικά email για μια πλήρη λίστα επιλογών, ή διάβασε το πώς ξεκινάς ένα επίσημο email όταν η περίσταση ζητά επιπλέον επισημότητα.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι αντιεπαγγελματικό να ξεκινώ ένα business email με «Γεια»;
Το να ξεκινάς με «Γεια» και το όνομα του αναγνώστη είναι τυπικό στα περισσότερα επαγγελματικά πλαίσια. Είναι φιλικό χωρίς να είναι χαλαρό. Συνδύασέ το με καθαρή πρώτη γραμμή και διεύθυνση αποστολέα της επωνυμίας από το domain σου. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων.
Ποιον χαιρετισμό να χρησιμοποιήσω όταν δεν ξέρω το όνομα του αναγνώστη;
Χρησιμοποίησε ουδέτερο χαιρετισμό όπως «Γεια σας» ή «Αγαπητέ υπεύθυνε προσλήψεων», όταν δεν έχεις συγκεκριμένο όνομα. Αν το όνομα υπάρχει στην ιστοσελίδα της εταιρείας ή σε προηγούμενο νήμα, αφιέρωσε λίγο χρόνο να το βρεις. Οι προσωπικοί χαιρετισμοί δείχνουν ότι πρόσεξες.
Πρέπει να αναφέρομαι στο προηγούμενο email στην πρώτη μου γραμμή;
Η αναφορά σε προηγούμενο μήνυμα βοηθά τον αναγνώστη να τοποθετήσει το σημείωμά σου. Ανάφερε σύντομα την ημερομηνία ή το θέμα. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο στα μακριά νήματα που καλύπτονται από τους κανόνες καλής συμπεριφοράς στο email για επωνυμίες.
Πόσο επίσημο πρέπει να είναι το άνοιγμά μου για έναν νέο πελάτη;
Οι νέοι πελάτες αξίζουν λίγο πιο προσεγμένο άνοιγμα από το καθημερινό εσωτερικό email. Χρησιμοποίησε το όνομά τους, αναγνώρισε πώς συνδεθήκατε και δήλωσε καθαρά τον σκοπό σου. Μπορείς να χαλαρώσεις το ύφος μόλις υπάρξει καθιερωμένη σχέση συνεργασίας.
Μπορώ να παραλείψω τον χαιρετισμό σε μια γρήγορη απάντηση;
Ακόμα και οι σύντομες απαντήσεις ωφελούνται από έναν χαιρετισμό μίας λέξης. Παίρνει δύο δευτερόλεπτα και κρατά σεβαστικό το ύφος. Η πλήρης παράλειψη μπορεί να φανεί απότομη, ιδίως με εξωτερικές επαφές.
Ποια η διαφορά ανάμεσα στην έναρξη ενός business email και ενός επίσημου email;
Τα ανοίγματα business email κυμαίνονται από ζεστά ως επίσημα ανάλογα με το πλαίσιο. Τα επίσημα email ακολουθούν αυστηρότερες συμβάσεις για χαιρετισμούς και γλώσσα. Διάβασε το πώς ξεκινάς ένα επίσημο email όταν το απαιτεί η περίσταση.