Τέσσερις λέξεις κάθονται στην κορυφή σχεδόν κάθε business email που θα στείλεις ποτέ. Αγαπητέ, Γεια σας, Γεια σου ή Καλημέρα. Αυτή η μικροσκοπική γραμμή διαμορφώνει το πώς νιώθει ο αναγνώστης για όσα ακολουθούν. Διάλεξε λάθος και ένα προσεγμένο μήνυμα μπορεί να φανεί υπερβολικά ψυχρό ή υπερβολικά χαλαρό πριν ο αναγνώστης φτάσει στη δεύτερη πρόταση.
Οι χαιρετισμοί σε επαγγελματικά email είναι οι προσφωνήσεις που χρησιμοποιείς για να απευθυνθείς στον αναγνώστη στην αρχή ενός business μηνύματος. Κυμαίνονται από επίσημους («Αγαπητή κυρία Lopez») ως συνομιλιακούς («Γεια σου Tom»). Η σωστή επιλογή εξαρτάται από τη σχέση σου με τον αναγνώστη, τον σκοπό του μηνύματος και τους κανόνες του κλάδου σου. Εδώ είναι ένας πρακτικός οδηγός για τους χαιρετισμούς σε επαγγελματικά email.
Τι θεωρείται επαγγελματικός χαιρετισμός email;
Ένας επαγγελματικός χαιρετισμός προσφωνεί άμεσα τον αναγνώστη και ορίζει σεβαστό ύφος. Δεν χρησιμοποιεί αργκό, ψευδώνυμα που δεν έχει προσκαλέσει ο αναγνώστης ή υπερβολικά οικεία γλώσσα με νέες επαφές. Ακόμα και ένα χαλαρό «Γεια» είναι επαγγελματικό, όταν συνδυάζεται με καθαρό μήνυμα και διεύθυνση αποστολέα της επωνυμίας.
Ο χαιρετισμός κάθεται στη δική του γραμμή, ακολουθούμενος από κενή γραμμή πριν ξεκινήσει το κείμενο. Αυτή η μικρή επιλογή μορφοποίησης κάνει το email πιο εύκολο στην ανάγνωση, σύμφωνα με τα πρότυπα του κανόνες καλής συμπεριφοράς στο email για επωνυμίες.
Συνηθισμένοι επαγγελματικοί χαιρετισμοί email και πότε τους χρησιμοποιείς
Διαφορετικοί χαιρετισμοί σηματοδοτούν διαφορετικά επίπεδα επισημότητας. Διάλεξε με βάση την περίσταση και όχι τη συνήθεια.
1. Αγαπητέ [Όνομα]
Χρησιμοποίησε το «Αγαπητέ» για επίσημα μηνύματα, πρώτη επαφή με ανώτερα πρόσωπα, επίσημα αιτήματα και συνοδευτικές επιστολές. Το «Αγαπητέ κύριε Alvarez» ή το «Αγαπητέ δόκτορα Kim» δείχνει σεβασμό. Ταιριάζει με τη δομή που περιγράφεται στο πώς ξεκινάς ένα επίσημο email.
2. Γεια σας [Όνομα]
Το «Γεια σας» δουλεύει στα περισσότερα επαγγελματικά πλαίσια. Είναι ευγενικό χωρίς να είναι άκαμπτο. Χρησιμοποίησέ το με πελάτες, συνεργάτες και συναδέλφους όταν θες ισορροπημένο ύφος, ούτε πολύ επίσημο ούτε πολύ χαλαρό.
3. Γεια σου [Όνομα]
Το «Γεια σου» είναι ο πιο συνηθισμένος χαιρετισμός στο καθημερινό business email. Ταιριάζει σε καθιερωμένες σχέσεις, εσωτερικές ομάδες και κλάδους με χαλαρό στυλ επικοινωνίας. Συνδύασέ το με επαγγελματικό κείμενο και κλείσιμο, ώστε το συνολικό μήνυμα να μένει προσεγμένο.
4. Καλημέρα ή Καλό απόγευμα
Οι χαιρετισμοί ανάλογα με την ώρα δουλεύουν όταν ξέρεις τη ζώνη ώρας του αναγνώστη και το μήνυμα δεν καθυστερεί. Προσθέτουν προσωπική πινελιά σε check-in πελατών και ενημερώσεις ομάδας. Απόφυγέ τους σε επίσημη ή επείγουσα επίσημη αλληλογραφία, όπου η ώρα αποστολής μπορεί να μην ταιριάζει με την ημέρα του αναγνώστη.
5. Χαιρετισμοί για ομάδες
Όταν απευθύνεσαι σε πολλά άτομα, χρησιμοποίησε το «Γεια σε όλους», το «Γεια σας ομάδα» ή το «Αγαπητοί συνάδελφοι». Αν ένα άτομο είναι ο κύριος παραλήπτης, ονόμασέ το στον χαιρετισμό και αναφέρε την ομάδα. Το «Γεια σου Sarah, κοινοποιώ στην ομάδα του έργου για ενημέρωση» κρατά καθαρή την εστίαση.
Χαιρετισμοί που αποφεύγεις στο επαγγελματικό email
Παράλειψε τα «Έι», «Γειά» και «Γιο» και παρόμοια χαλαρά ανοίγματα με εξωτερικές επαφές. Απόφυγε το «Προς κάθε ενδιαφερόμενο» όταν υπάρχει συγκεκριμένο όνομα στην ιστοσελίδα της εταιρείας ή στο νήμα. Μη χρησιμοποιείς emoji στη θέση χαιρετισμού.
Αν διστάζεις, πήγαινε λίγο πιο επίσημα στο πρώτο μήνυμα και προσαρμόσου με βάση το πώς απαντά ο αναγνώστης. Ο χαιρετισμός στην απάντησή του σου λέει ποιο ύφος προτιμά. Συνδύασε τους καλούς χαιρετισμούς με οδηγίες από το πώς ξεκινάς ένα business email και με αξιόπιστη διεύθυνση από το τι είναι ένα προσαρμοσμένο domain email για δυνατή πρώτη εντύπωση.
Τα επόμενα κεφάλαια αυτής της ενότητας καλύπτουν πώς κλείνεις τα μηνύματά σου. Ξεκίνα με το πώς τελειώνεις ένα business email, όταν τα ανοίγματά σου φαίνονται στέρεα.
Συχνές ερωτήσεις
Ποιος είναι ο πιο συνηθισμένος επαγγελματικός χαιρετισμός email;
Το «Γεια σου» ακολουθούμενο από το μικρό όνομα του αναγνώστη είναι ο πιο συνηθισμένος χαιρετισμός στο καθημερινό business email. Ισορροπεί ζεστασιά και επαγγελματισμό για τις περισσότερες επαγγελματικές σχέσεις. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων, και το email στο domain σου πρέπει να έχει την ίδια προσεγμένη εικόνα.
Να χρησιμοποιώ μικρό όνομα ή επώνυμο στον χαιρετισμό;
Χρησιμοποίησε επώνυμο με τίτλο («Αγαπητή κυρία Chen») στην επίσημη πρώτη επαφή. Χρησιμοποίησε μικρό όνομα («Γεια σου Sarah») μόλις υπάρξει καθιερωμένη σχέση ή όταν το άλλο άτομο υπογράφει τις απαντήσεις του μόνο με το μικρό του όνομα.
Είναι αγένεια να παραλείπω τον χαιρετισμό σε ένα business email;
Η παράλειψη του χαιρετισμού μπορεί να φανεί απότομη, ιδίως με εξωτερικές επαφές. Ένα άνοιγμα μίας λέξης δεν κοστίζει προσπάθεια και δείχνει σεβασμό. Οι εσωτερικές γρήγορες απαντήσεις ανάμεσα σε στενούς συναδέλφους είναι η κύρια εξαίρεση.
Ποιον χαιρετισμό πρέπει να χρησιμοποιούν οι ομάδες εξυπηρέτησης πελατών;
Οι ομάδες υποστήριξης χρησιμοποιούν συνήθως «Γεια σας» ή «Γεια σου» με το όνομα του πελάτη. Το ύφος πρέπει να είναι ζεστό και εξυπηρετικό, χωρίς να είναι υπερβολικά οικείο. Δες το επαγγελματικό email για την εξυπηρέτηση πελατών για περισσότερες οδηγίες.
Μπορώ να χρησιμοποιώ τον ίδιο χαιρετισμό σε κάθε business email;
Το «Γεια σου» σε κάθε μήνυμα δουλεύει σε πολλούς κλάδους, αλλά όχι σε όλους. Προσάρμοσε την επισημότητα ανάλογα με τον αναγνώστη και την περίσταση. Μια αίτηση εργασίας και μια εβδομαδιαία ενημέρωση ομάδας δεν πρέπει να ανοίγουν με τον ίδιο τρόπο.
Ποιος χαιρετισμός δουλεύει όταν γράφω σε κάποιον σε άλλη χώρα;
Το «Γεια σας» και το «Αγαπητέ» γίνονται κατανοητά διεθνώς στις επιχειρήσεις. Ψάξε τοπικούς κανόνες για πολύ επίσημα πλαίσια. Κράτα τη γλώσσα καθαρή και απόφυγε ιδιωματισμούς που μπορεί να μην μεταφράζονται καλά.