Ο κέρσορας αιωρείται πάνω από τη γραμμή του χαιρετισμού. Δεν έχεις γράψει ποτέ σε αυτό το άτομο. Κατέχει ανώτερο ρόλο σε μια εταιρεία που θες για συνεργάτη. Το «Γεια» φαίνεται υπερβολικά χαλαρό. Το «Έι» αποκλείεται. Πρέπει να ξέρεις πώς ξεκινάς ένα επίσημο email χωρίς να ακούγεσαι σαν ρομπότ ή σαν επιστολογράφος άλλης εποχής.
Το άνοιγμα ενός επίσημου email χρησιμοποιεί σεβαστό χαιρετισμό, τον σωστό τίτλο του αναγνώστη όταν ταιριάζει και μια πρώτη πρόταση που δηλώνει με ακρίβεια τον σκοπό σου. Το επίσημο δεν σημαίνει περίπλοκο. Σημαίνει ότι ταιριάζεις τις λέξεις σου με τη σοβαρότητα της περίστασης. Ας δούμε πότε χρειάζεται επισημότητα και πώς ανοίγεις το μήνυμα.
Πότε ξεκινάς ένα email επίσημα;
Η επισημότητα ταιριάζει σε περιστάσεις όπου η σχέση είναι καινούργια, τα διακυβεύματα υψηλά ή το πλαίσιο επίσημο. Οι αιτήσεις εργασίας, οι νομικές ειδοποιήσεις, τα παράπονα, οι προτάσεις σε ανώτατα στελέχη και η πρώτη επαφή με δημόσιες υπηρεσίες ζητούν όλα επίσημο άνοιγμα.
Οι καθημερινές ενημερώσεις προς έναν πελάτη με τον οποίο δουλεύεις δύο χρόνια σπάνια χρειάζονται τέτοιο επίπεδο δομής. Το κεφάλαιο επίσημο και άτυπο email για επωνυμίες σε βοηθά να αποφασίσεις ποιο ύφος ταιριάζει σε κάθε περίσταση.
Πώς ξεκινάς ένα επίσημο email
Ξεκίνα με επίσημο χαιρετισμό που περιλαμβάνει τον τίτλο και το επώνυμο του αναγνώστη, όταν τα ξέρεις. Το «Αγαπητέ κύριε Williams» ή το «Αγαπητή κυρία Nakamura» ορίζει το σωστό ύφος. Αν δεν ξέρεις το όνομα, χρησιμοποίησε χαιρετισμό βάσει ρόλου, όπως «Αγαπητέ υπεύθυνε προσλήψεων» ή «Αγαπητή ομάδα εξυπηρέτησης πελατών».
1. Χρησιμοποίησε πλήρεις προτάσεις στην πρώτη γραμμή
Η πρώτη σου πρόταση μετά τον χαιρετισμό πρέπει να δηλώνει γιατί γράφεις. Το «Σας γράφω για να ρωτήσω για το πρόγραμμα αδειών χρήσης για επιχειρήσεις» είναι πιο καθαρό από το «Γρήγορη ερώτηση για τιμές». Τα επίσημα ανοίγματα αποφεύγουν την αργκό, τις συντομογραφίες και τα θαυμαστικά.
2. Αναφέρσου στο σχετικό πλαίσιο
Αν το μήνυμά σου έπεται συνάντησης, αίτησης ή προηγούμενης επιστολής, ανάφερέ το. Το «Σε συνέχεια της συζήτησής μας στις 12 Μαρτίου» ή το «Σε απάντηση της επιστολής σας με ημερομηνία 3 Απριλίου» δίνει στον αναγνώστη σαφές σημείο αναφοράς. Αυτό αντανακλά τη δομή του επίσημη μορφή email για επιχειρήσεις.
3. Κράτα σύντομο το άνοιγμα
Η επισημότητα δεν είναι δικαιολογία για μακροσκελείς εισαγωγές. Δύο ή τρεις προτάσεις μετά τον χαιρετισμό αρκούν. Δήλωσε τον σκοπό σου, δώσε ελάχιστο πλαίσιο και πέρνα στο κείμενο. Ο αναγνώστης πρέπει να ξέρει για τι πρόκειται το email πριν το πρώτο scroll.
Επίσημοι χαιρετισμοί για χρήση και για αποφυγή
Ασφαλείς επιλογές είναι το «Αγαπητέ» ακολουθούμενο από τίτλο και όνομα, ή το «Γεια σας» ακολουθούμενο από πλήρες όνομα σε πιο σύγχρονα επίσημα πλαίσια. Το «Προς κάθε ενδιαφερόμενο» δουλεύει όταν πραγματικά δεν έχεις όνομα, αν και η εύρεση συγκεκριμένης επαφής είναι πάντα καλύτερη.
Απόφυγε άτυπους χαιρετισμούς όπως «Έι», «Γεια σου εκεί» ή «Γιο» σε επίσημα μηνύματα. Παράλειψε emoji και χιούμορ στο άνοιγμα. Η διεύθυνση αποστολέα σου πρέπει να φαίνεται επίσημη. Μια διεύθυνση στο δικό σου domain, όπως εξηγείται στο τι είναι μια business διεύθυνση email, στηρίζει το ύφος πριν ο αναγνώστης διαβάσει μία λέξη.
Μόλις διορθώσεις το άνοιγμα, το υπόλοιπο μήνυμα ακολουθεί τις ίδιες αρχές σαφήνειας και σεβασμού. Για λιγότερο επίσημες περιστάσεις, δες το πώς ξεκινάς ένα business email. Για πλήρη λίστα επιλογών χαιρετισμού, συνέχισε στο χαιρετισμοί σε επαγγελματικά email.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι ακόμα κατάλληλο το «Αγαπητέ» στα επίσημα email σήμερα;
Το «Αγαπητέ» παραμένει τυπικός επίσημος χαιρετισμός στην επαγγελματική αλληλογραφία. Δείχνει σεβασμό χωρίς να ακούγεται ξεπερασμένο, όταν το υπόλοιπο μήνυμά σου είναι καθαρό και άμεσο. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων, που ταιριάζει καλά με την επίσημη επικοινωνία από το domain σου.
Πώς ξεκινάω ένα επίσημο email όταν δεν ξέρω το φύλο του παραλήπτη;
Χρησιμοποίησε το πλήρες όνομα του αναγνώστη χωρίς τίτλο, όπως «Αγαπητέ/ή Alex Morgan», ή χαιρετισμό βάσει ρόλου, όπως «Αγαπητή επιτροπή εισαγωγής». Όταν γίνεται, ψάξε το σωστό όνομα και τίτλο στην ιστοσελίδα της εταιρείας πριν στείλεις.
Πρέπει το επίσημο άνοιγμα να περιλαμβάνει small talk;
Τα επίσημα ανοίγματα συνήθως παραλείπουν το χαλαρό small talk. Μια σύντομη ευγενική γραμμή είναι εντάξει, αλλά πήγαινε γρήγορα στον σκοπό σου. Ο σεβασμός στον χρόνο του αναγνώστη είναι μέρος αυτού που κάνει επίσημο ένα email.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω «Γεια σας» αντί για «Αγαπητέ» σε επίσημο email;
Το «Γεια σας» με πλήρες όνομα δουλεύει στη σύγχρονη επίσημη επαγγελματική γραφή, ιδίως σε κλάδους που προτιμούν λίγο πιο ζεστό ύφος. Το «Αγαπητέ» είναι ασφαλέστερο όταν δεν είσαι σίγουρος πόση επισημότητα περιμένει ο αναγνώστης.
Μετράει το επίσημο άνοιγμα αν η διεύθυνση email μου φαίνεται αντιεπαγγελματική;
Το άνοιγμα και η διεύθυνση αποστολέα δουλεύουν μαζί. Ένας επίσημος χαιρετισμός από δωρεάν προσωπικό λογαριασμό στέλνει μπερδεμένα σήματα. Στήσε διεύθυνση της επωνυμίας, όπως περιγράφεται στο ρύθμιση business email βήμα βήμα, πριν στείλεις επίσημη αλληλογραφία.
Πόσο μεγάλη πρέπει να είναι η πρώτη παράγραφος ενός επίσημου email;
Κράτα την πρώτη παράγραφο σε δύο ως τέσσερις προτάσεις. Δήλωσε τον σκοπό σου, πρόσθεσε μία γραμμή πλαισίου και πέρνα στο κείμενο. Οι μακριές εισαγωγές χάνουν τον αναγνώστη πριν φτάσεις στο σημείο σου.